領収書発行のインボイス対応ってどうすればイイの?

インボイス制度対応への解説記事シリーズ。「領収書の発行をインボイスに対応させなければならない」・・・小規模事業者の場合どうすればイイの?

このページでは、とにかく「領収書発行どうすればイイのか?」についてだけかいつまんでご説明します。インボイス制度がどういう制度なのか?などの基礎知識は別ページの解説を御覧ください。
インボイス制度の基本

領収書発行がデジタル化出来ている場合

販売管理ソフト・請求書作成ソフト・会計ソフトなどの会計・経理ソフトやアプリの中には、「売上(あるいは入金)金額を入力すると領収書が自動作成される」ようになっているものが多々あります。

また、小売業や飲食業の場合、レジの機能で「領収書発行機能」が備わっていて、それを利用されているという方もあるかと思います。

すでにそういうアプリやレジを使っているという方は、

  • 使っているソフトウェアやアプリの領収書発行機能がインボイス制度対応しているかどうか?を確認する
  • 対応していなければ(あるいは対応予定がなければ)、対応するシステムへ乗り換えを検討する
  • 対応しているソフトやアプリであれば、適格請求書発行事業者番号(インボイス登録番号)や消費税率の設定などをソフトウェアの案内に従って設定する。

とうだけでOKです。

請求書をExcelなどで作成して発行している場合

領収書の発行を求められた時にその都度Excelなどで作って発行している、という方もあるかと思います。その場合・・・

  • 自社の名前・住所の欄のあたりに「インボイス登録番号」を入れておきましょう
  • 領収書の余白のスペースに「10%」「8%」の消費税額・本体金額を表記仕分けるように作り直しましょう(ウチは商売柄10%しかない、という場合は、税率が10%だということと、その税額がいくらになるのか?ということが分かるように明記できればOKです)

Excelの雛形を作り直す、というのは少々骨の折れる面倒な作業だろうとは思います。この機会に請求書システムや領収書発行システムを入れる、なんていうのもアリですが、「ウチはそんな大げさに領収書はこうシステムを入れるほどたくさん領収書は出していない」「そんなにお金はかけられない」という場合は、なにも専用のITシステムを導入しなければいけない訳ではありませんので、ね。

※ただしExcelで作成した領収書は、必ず控えを取っておくようにしましょう(紙の場合はコピーをしておく。データで保管する場合はPDFなどへ変換して保存しておく)。

手書きで領収書を発行している場合

手書きの領収書を発行している場合、なにもパソコンで作らなければならないとか、領収書発行システムを導入しなければならない、というわけではありません。次の点を全てクリアするようにすればOKです。

  • インボイス登録番号(適格請求書発行事業者番号)を必ず書く
  • 余白などの欄に税率ごとの消費税額と本体価格を書く

また、インボイス登録番号を追加した「社判(社名の入ったゴム印)」を作って押す、というのでも構いません。

ウチはほとんど個人のお客様への販売ばかりで、領収書を出すのは年に数回くらいしかない・・・というようなご商売の方で手書き伝票の事業者さまの場合、なにもそのたった年に数回のためだけにITシステムを導入、なんて大げさなことまで考えなくても構わない、という場合だってありますから、ね。

これからデジタル化しよう、という場合の注意点

ただし、領収書をインボイス制度に則って作成・発行するというのは、手書きやExcelでの場合「面倒」「手間がかかる」という点は否めません。それならこれを機に領収書発行をデジタル化しよう!とお考えになった際には、以下の点にご注意ください。

領収書のデジタル化、売上管理やPOSレジとの関わり

領収書発行のデジタル化の場合、多くは「POSレジ」などの小売業の販売管理システムが大きく関わってきます。小売業や飲食業の場合の多くは、レジをインボイス対応にすることで領収書もインボイス対応の領収書が発行されるようになります。ただ、単にPOSレジだけ入れ替えたというだけだと

  • 発行した領収書の控えをデータ保管(あるいは複写保管)出来るか?
  • キャッシュレス決済した場合の領収書発行、どうするか?
  • 売上を会計システムや確定申告アプリに取り込みたいけど、レジと会計システムってどうやってデータ取り込みするの?

というような、単に「領収書を発行する」だけではなくその周辺の業務にも関わってきます。その点をよく考慮された上で対応するようにしましょう。

どうすればよいか分からない、不安だと言う場合は専門家へ

「ラクラク会計」とか「〇〇販売管理」とか、そういうアプリを入れるだけではダメなの?POSレジを入れただけでは効率よくカンタンにはならないの?その後の確定申告もデジタル化するにはどうすればいいの?という、ちょっと複雑で難しそうな話になりそうな場合には、とにかく専門家へ相談しましょう。

弊社でも、領収書発行をデジタル化する場合の導入相談・ご質問を承っております。ご相談・ご質問はお問い合わせページからどうぞ。

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