仕事で使っているメールアドレスを変更したいという場合の手続きとその注意点
メールアドレスを変更する理由
小さな会社・お店の経営者様で。仕事で使っているメールアドレスを「変更しようか？」と考えられる方は意外に多いようです。私どもの経験上、メールアドレスを変更しようという場合の主な理由は以下の通り。
- 元々、プロバイダ（TOKAIとかWebしずおかとか、YahooとかNiftyとか）から提供されているメールアドレスをそのまま使っていたが、色々不都合が生じてきた
- 徐々に迷惑メールなどが増え始め、気づいたら必要なメールが大量の迷惑メールの山の中に埋もれているような状態になっていたため
- 独自のWebサイト（ホームページ）を持つようになって独自ドメインを取得したので、良い機会だからメールアドレスも独自のものに変えたくなった
- 現在使っているメールの「容量」が足りなくなった
メールアドレス変更手続き
現在使っているインターネットのプロバイダへメールアドレスの変更を申請する、という場合はそのインターネットプロバイダごとに異なります。その場合はご自分のプロバイダへ問合せてください。
それ以外の場合はたいてい「新しいメールアドレスを取得してから、古いアドレスを使わなくなる（=移行する）」ということになります。新しいアドレスの取得の仕方は、どういうメールアドレスを取得するか？によって変わりますので、これもご自分で検討してください。ちなみに、私がオススメするのはGmail。Gmailの申込の仕方はこちらで解説しております→「Googleアカウントの作り方」
古いアドレスから新しいアドレスへ移行するまでの手順
仕事上のメールアドレスの変更は、ただ新しいアドレスを取得するだけで済む話ではありません。きちんと移行するためには、「事務所の引っ越し」とか「電話番号の変更」と同じようにさまざまなことに気をつけながら、きちんと手順を踏みましょう。
- 新しいメールアドレスを取得する
これは上記「メールアドレス変更手続き」のところで説明したとおりです。 - 古いアドレスで登録していたサービスを全て新アドレスへ移行
例えば「楽天・Amazonなどの登録アドレスを古いアドレスから新しいアドレスへ変更する」「インターネットバンキングで登録してあったメールアドレスを新しいアドレスへ変更する」など、きちんと数え始めると多分かなりの数のサービスに登録していることと思いますので、これらをきちんと移行しておきましょう。 - メールアドレスの変更案内を出す
お客様、お取引先様、知人・友人など、古いアドレスでやり取りをしていた全ての相手に対して「メールアドレスが変わる」ということを案内しましょう。案内はメールで送っても良いでしょうし、FacebookやLINEなどのSNSで直接一人ひとりに案内しても良いかもしれません。 - アドレスの変更が浸透するまで充分待つ
- 変更が浸透したと思ったら、古いアドレスの設定をパソコンから消去する
実際に仕事上のメールアドレスをきちんと変更して、移行が完了したと言えるようになるまでには、少なくとも数ヶ月～長いと数年かかります。なんせ仕事上の重要なコミュニケーション手段の一つですから、簡単に考えずに慎重に慎重を期して取り組みましょう。
移行（アドレス変更）の注意点
上記移行手順のうち、とくに以下の2つは非常に注意が必要です。
古いアドレスで登録していたサービスのアドレス変更はとにかく慎重に
古いメールアドレスを解約あるいは消去してしまったら、もうその古いメールアドレスは二度と受信できなくなります。うっかり、登録していたサービスのアドレス変更をし忘れて新しいメールアドレスへ完全移行してしまうと、そのサービスは利用不可能になることも十分考えられます。
楽天、Yahooなどポイント獲得出来るサービスでコレをやってしまった場合、せっかく貯めたポイントがゼロになってしまいます。
また、銀行系のサービスで登録し忘れたりすると、ネットバンキングで振込が出来なくなったり、銀行によってはキャッシュカードの利用も一時停止される事もありえるそうです。
メールアドレス変更の案内と浸透確認は充分時間をかけて
メールアドレスの変更が充分周知されずに古いアドレスを廃棄してしまうと、場合によってはお客様から「何度連絡しても返事一つよこさない」という不信感やクレームを頂く事になりかねません。メールアドレスの変更通知は、しつこいくらいに充分時間をかけて、もう古いアドレスへは全然メールが届かなくなった、と確信できるようになってから、古いアドレスの廃棄を行いましょう。
５～10年近く使っている仕事用アドレスを別のアドレスに変更するのに、充分周知され浸透したなと確認できるまでには、私の経験上２～３年かかることも珍しくありません。
アドレスの変更ってかなり大変。けど独自メールへの移行は積極的に
こう書いてくるとお読みになった方の殆どが「アドレスの変更なんて、面倒なばかりだな、やめておこう」と思われることでしょう。実際私もそう思います＾＾；
けれども、例えばこれまで「TOKAI」とか「Webしずおか」などのプロバイダーメールを仕事メールとして名刺に書き、利用していたという方には、ぜひ積極的に独自メールなりGmailなりへ移行されることをおすすめします。
別の解説記事で改めてお伝えしますが、「事業を営んでいて、メールやWebを活用している」という環境にあるなら、やはりプロバイダーメールを使っているよりは独自メールやGmailを使ったほうが色々な点で有利なのです。
