2024年1月からいよいよ義務化される電子帳簿保存法。電子取引をした場合には、請求書・領収書などの商標類は「電子保存」する必要があります・・・と言われてもどうすればよいか分からない、という方向けの解説です。
電子取引？
色々難しいことが言われていますが、特に小規模事業者さんの場合、以下のようなケースです。
- インターネット販売（ネット通販）での購入を会社の経費として計上する・・・Amazonとか楽天とかモノタロウとかアスクルとかのネット通販で事務用品や消耗品を購入した、という場合。
- 月々の料金の請求書・領収書を、ホームページの管理画面から取得するという場合・・・NTTとか電力会社、インターネットプロバイダの月額料金など
- 取引先から、納品書・請求書・領収書など（特に請求書が多いと思います）をメール添付のデータで受け取った場合
- 自社・自分のお店がネットで販売をした場合
- 自社・自分のお店が発行した請求書や領収書をデータでメール送信した場合
これらの取引をした場合は、会計仕訳をする際にその領収書や請求書を「紙で保存しておく」のではなく「データでそのまま保存しておく」必要があります。
3，5は、そもそもそのデータがメールで添付されるので、それを保存しておけば良いのですが、では１，２，３（特に１と２）はどうすれば良いでしょう？・・・それをこれから解説していきます(^^)
電子取引の証憑は「PDFファイル」にしておく
必ずそうしなければならない、というわけではありませんが、証憑類（請求書や領収書など）は「PDFファイル」にしておくのが良いでしょう。
PDFファイルなら「パソコンの機種やOSの種類が異なっても、またスマートフォンなどの端末であっても、共通して同じように見る・開く事ができる」からです。
ところでPDFってなに？という方はこちら→「PDFファイルの作り方」
取引管理画面からダウンロードする
２．の月々の料金の請求書をダウンロードする場合や、１．の取引の請求書や領収書発行の一部は、取引の管理画面から直接「PDFファイル」でダウンロード出来るようになっている場合があります。この場合は、その案内に従ってPDFファイルをダウンロードして、ご自分で決めた場所（PC内のフォルダとか、クラウドスペースなど）へ保存しておけばOKです。
例えばNTTの電話料金などは、図のようにWebページの管理画面から「PDFダウンロード」が出来るようになっています。
管理画面の表示をPDF化する
１．のようなネット通販の場合、PDFで直接ダウンロード出来ずに「画面で表示」される場合があります。Amazonの取引履歴や購入明細などがそうですね。
この場合は、ホームページ上の画面をそのままPDF化する必要があります。・・・と言ってもそれほど難しい話ではありません。
昨今の「インターネットブラウザ」では、ほとんどのブラウザで「表示されている画面をPDFとして保存」する機能が備わっています。
Webページを「印刷」
図のように（図はGoogleChromeブラウザです）設定メニューから「印刷」をクリックすると・・・
PDFで保存
印刷設定の際に「PDFで保存」が出来るようになっています。
PDFで保存を選択すれば、紙で印刷出力する代わりに「PDFファイルとして保存」することが出来る、というわけです。
WordやExcelで請求書を受け取った場合は？
話が少しそれますが、もし取引先から受け取った請求書や領収書が「PDFではなくWordやExcelだった」という場合には・・・？その場合にも受け取ったデータをPDF化しておくのが良いでしょう。
WebページではなくExcel・WordなどのデータをPDF化する方法についてはこちら→PDFファイルの作り方～その１：データをPDF化する～
PDFファイルはルールを決めて名前を付けておきましょう
このように、ブラウザのページやWord・Excel等のデータをPDF化するのは案外手軽に出来るようになっています。
ただ、電子帳簿保存法の対応のためには、データをPDFにして保管しておけば良いだけではなく、きちんとルールに則って保存しておく必要があります。
そのあたりの詳しい話は「小規模事業者のための電子帳簿保存法解説」をご覧いただければよいかと思いますが、とりあえず・・・保存する際のPDFファイルの「ファイル名」は、ルールを決めていつも同じ決まりで保存するようにしておきましょう。（ファイル名の付け方ルールは、ご自分で自由に決めていただいて構いません。あとからすぐ分かるような名前になっているのが理想）
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