クラウド会計基本解説の2回めです。今回は「現金出納の記録を記帳する」作業の効率化について解説します。
なお、今回の解説も基本的に「freee」についての解説となりますが、他のクラウド会計システムでも考え方・ノウハウなどについては同様のことが当てはまります。
会計作業で大変なこと～その１.現金出納帳～
会計・経理の事務作業に従事している方々とお話していて「作業が大変」とおっしゃることはほぼ共通しています。その中の一つが「現金出納帳の記帳・管理」です。具体的にどんなことが大変なのか？と質問やヒアリングをすると、たいてい返ってくるのが以下のような答え。
- 領収書やレシートをひとつひとつ手にとって内容を読むのが大変（日付・金額・会社名・摘要などの表記や表示位置ががレシートや領収書によって全く異なるため）
- 社員や従業員から提出されてきた領収書やレシートの内容を「会計簿（現金出納帳）」へ記録する手作業がとにかく大変。
弊社のようにほぼひとり親方の会社でさえ、自分が経費で支払ったレシートをあとから記帳するのがとっても大変なのに、ましてや何人も営業スタッフさんや経費を使う社員さんがいる会社で、色んな方から領収書を受け取ってそれらをひとつひとつ記帳していくのは、本当に大変だろうと思います。
そして、とりわけ小さな会社・小さなお店の経理担当者さんの大変なところは「大きな会社と違って、経理専門の仕事じゃない」という点。
つまり「経理担当者は、経理だけじゃなくて他の様々な事務や雑務をこなしながら、経理作業をしている」という点です。
クラウド会計で劇的に効率化する現金出納の記帳
そんな「現金出納帳の記帳」にまつわる様々な負担が、クラウド会計だとかなり効率化・作業負担の軽減になります。どんなことかと言うと・・・
レシート・領収書をスマホで撮影して自動仕訳
クラウド会計（とりわけfreee）には、スマートフォンアプリというのがあって、スマートフォンでレシートや現金領収書を撮影すると、印字されている日付や金額を読み取って自動で現金出納へ記帳してくれるという、「自動仕訳」機能があるんです。
この機能、特に「freee」のアプリが秀逸です。
これまでのいわゆる「PCインストール型の会計ソフト」では、PC上で画面を呼び出して、手元にレシートや領収書の束を用意して1枚1枚、日付・金額・科目・摘要などを入力していく必要がありました。（これはこれで、それ以前の手書き会計簿とか、Excelなどで手作業しているよりはかなりサクサク出来ることは確かでしたが・・・）
一方、クラウド会計（図の例はfreeeです）では、スマートフォンにインストールされたアプリで、手元にあるレシートや領収書をパシャリと撮影するだけ。
印字されている（手書きではない）ものであれば、日付や金額、更には利用したお店や会社の名前などから推測して科目まで自動で登録されます。
また、撮影したレシート類の写真はクラウド上に仕訳と紐付いて保管されますので、レシート類の整理もいらなくなります（破棄して捨てちゃうのはマズいですが）。
例えば、外出先で経費を支払ったらその場でスマートフォンから撮影・仕訳取り込みしてもらうなどのルールを徹底すれば、経理の担当者がいちいち全部入力するという手間が全くなくなります。（後で科目や金額を確認・修正するという作業は発生しますが、そもそも「レシートを1枚1枚手にとって、文字や数字を読んで、キーボードで打ち込む」という作業は激減します）
また、手書きの領収書類なども、出先で撮影して置いてもらえば、リアルタイムにクラウド上にその撮影画像が上がってきますので、経理担当の方としては「入力はしてもらわないまでも、領収書が黙っててもクラウドに蓄積される」というだけでもかなり作業の効率化になります。
現金での経費支払が多い事業所には効果期待大
特に現金での経費支払が多い事業所では、こういう感じで「全部経理におまかせ」ではなく、「経費を払った社員自身が、とりあえずレシートを撮影してアップしておく」というだけでも、相当な効果が見込めます。
クラウド会計導入で期待できる大きな「効率化・作業負担軽減」の柱のひとつです。
※ただし、現金領収書やレシートを撮影してアップする「クラウド会計アプリ」は、「freee」の場合は広く無料で提供されていますが、「MFクラウド会計」ではiPhoneのアプリしか提供されていませんので、ご注意下さい。
さて、今回は「現金出納」の管理作業について解説しました。ここらへんはまだまだ「そんな事言ったって、本当に大変なのはソコじゃないのよ」という方も多かろうと思います。次回は、この続き「クラウド会計導入での作業効率化～その２～」を解説させていただきます。
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