今さら聞けない「Web会議ってどうやるの？」

コロナウィルス禍の影響で、2020年3月～5月頃にかけて「Web会議」「オンラインミーティング」という言葉があっというまに広がりました。出社して来られないけれど、自宅にいながらにして会議やミーティングが出来るサービス、ということで「テレワーク」「リモートワーク」に非常に役に立つ（かもね？）ということで注目が集まりました。

けれども、私どもの支援活動の中での実際の感覚としては、「小さな会社、小さなお店、小規模事業所でこのコロナウィルス禍の機会にWebミーティングを業務に積極的に取り入れた」というところは、決して多くはありません。
多分、この記事をご覧になっている方の何割かの方も「Web会議ってなに？それどうやるの？」と、分かったようでさっぱりわからない、という方がいらっしゃるかと思います。

そこで、この解説ページでは「今さら聞けない」シリーズの一環として弊社独自の視点から「Web会議ってどうやるの？」という解説をさせていただこうと思います。

Web会議に必要な機器

なにはともあれとにかく「Webかいぎがしたい！」あるいは「Web会議をするから用意をしておくように」と言われたからとにかく出来るようにしたい、という方のために・・・まずは機器を揃えましょう。揃えるものは

１．インターネット回線

ネットを通じて会議やコミュニケーションを取るので、とにもかくにもネット回線が必ず必要です。モバイルルーターのようなものでも良いですが、ネット会議ではお互いの顔や様子を見ながらということが多いので通信データ量が多くなります。快適に行うためにも、速度とデータ量に余裕のある回線をおすすめします。

２．パソコンあるいはタブレット端末

ネットで会議をするためのデータ通信をするためにはやはりパソコンやタブレット端末が必要です。おすすめはノートパソコンあるいはデスクトップパソコン。タブレットでも大丈夫ですが、スマートフォンでは、画面が小さくて色々用を足さない事があります（出来るかできないかで言えばスマートフォンでもネット会議は、出来ることはできます）

３．Webカメラ

自分の顔を写して相手に見せるためのインターネット対応のカメラです。タブレットやスマートフォンの場合は大抵カメラ機能が着いているのでそれでOKです。ノートパソコンも、カメラが付いているようならそれを代用できます。

デスクトップパソコンやカメラの付いていないノートパソコンの場合、USBカメラなどを購入して用意する必要があります。

４．スピーカー

会議をしている相手の声を聞くためのものです。ノートパソコンやタブレット、スマートフォンなら大抵音の出るようにスピーカーが内蔵されていますからそれを使うのでもOKです。デスクトップパソコンでも音の出るのがほとんどですが、最近は「別途スピーカーを繋げないと音が出ない」という場合もあるので、必要に応じて購入しましょう。

5.マイク

自分のしゃべる声を相手に届けるためのもの。これもノートPCやタブレット、スマートフォンなら殆どの場合内蔵されています。デスクトップパソコンでは、ほとんど「マイク」は付いていませんから、これは必要になるだろうと思います。

ちなみに、最近ではWeb会議用に「ヘッドセットマイク」とか「ヘッドセットイヤホン」といった、マイクとヘッドフォンが一体型になったものも数多く売られるようになっています。

パソコン内臓のマイクとスピーカーだと、周囲に会話がだだ漏れで聞こえてしまったり、周囲の雑音でスピーカーの音が聞きづらかったりすることもあるので、今後頻繁にWeb会議を行うという方は、ヘッドセットマイクなどを用意しておくと良いかもしれません。

コレ以外に、「Web会議開催のお知らせを受け取るためのメールアドレスとか、SNSのメッセンジャー機能」なども必要になってきます。

機器だけではWeb会議はできない

取り敢えず物理的な機械をご紹介しましたが、これらの機械を用意してパソコンやタブレットにつなげただけではWeb会議はできません。Web会議・ネットミーティングをするには、そのためのソフトウェアというかサービスを利用する必要があります。

代表的なものには

• ZOOM
• GoogleMeet
• Skype
• MicrosoftTeams

などがあります。これら会議用のシステム・ツール・サービスを一つ一つ説明するのはこのページでは控えます（キリがないので^^;）。
ただ、「今さら聞けない」と思ってお読みいただいている方には、ぜひとも知っておいて頂きたい事を書いておきます。

Web会議は「招待する側」と「参加する側」とで異なる

主催者（招待する側）

Webでなくても会議は「主催者」という立場の方がいますね。「◯月◯日、◯時から、△△ホールで会合を行いますのでいらしてください」と招待する側の立場の方のことです。会議の主催者は、会議する場所の手配と用意をする必要があります。

これはWeb会議でも同じで、WebミーティングやWeb会議を開こうという場合、主催者側になったらそのための「会議するスペース」を用意する必要があります。この「会議するスペース」が上記のZOOMとかGoogleMeetのようなサービスだ、と理解していただければ良いと思います。

主催する側は大抵の場合、上記のサービスに有料登録して会議の環境を用意する必要があります（無料でも登録して利用することができますが、その場合会議時間に制約があったり、記録が取れなかったりなど有料版より多少機能の制限があります）。

参加する側

参加する側は、基本的に主催者から「いついつ、どの会議システムで会議を開催しますから参加してください」と案内（招待）を受ける立場です。多くの場合、参加するためにシステムの利用料などを払う必要はありません。

ただし、どのWeb会議でも「予めアカウント登録をしてください」と求められる場合がありますので、その場合には案内に従ってアカウント登録という手続きをしておきましょう（例えば、GoogleMeetやMicrosoftTeamsなどでは、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントの登録をしていないと参加できない、という場合があります←必ず必要、というわけではありません。主催する方たちの案内や招待方法によります）

Web会議・ネットミーティングを始めたい、という場合には、あなたが上記のどちらの立場で始めようと思っているのか？を確認した上で取り組むようにすると良いでしょう。