Googleドライブを、取引先や共同作業のメンバーなど他の方と共有して、クラウド上で資料・ファイルなどをやり取りするための手順。
１．共有するフォルダを作成・共有相手を登録する
自分のGoogleドライブ上に「共有したいフォルダ」を作成します。
図の例では「取引先A共有」という名前のフォルダを作っています。
目的のフォルダの「共有設定」を始めます
図のようにフォルダの右端の三点マークの部分をクリック→「共有」→「共有」とクリックします。
共有相手のメールアドレスを入力
共有する相手のメールアドレスを入力します。
図の例では共有相手も「Gmailアドレス」となっています。図の「一般的なアクセス」という部分の選択肢が「制限付き」の場合は、基本的に共有できる相手はGoogleアカウント（Gmailアドレス）だけとなります。
Gmailを持っていない（別のメールアドレス）の相手の場合は、「制限付き」ではなく「リンクを知っている全員」に変更する必要があります。
※「制限付き」の場合は、共有した相手も必ずGoogleアカウントでのログインを求められます（なので、後から、いつ誰がこのフォルダにアクセスしたのか？がGoogleアカウントをもとに特定出来ます）。「リンクを知っている全員」にすると、共有するフォルダの「アドレス（URL)」を知っていれば、Googleアカウントでログインしなくても自由にアクセスできますので、比較的簡単に誰とでも共有できますが、ただしログインやパスワードを求められないため、アドレス（URL)を不用意に外部に漏らしてしまうと、共有相手ではない不特定多数の方でも誰でもアクセス出来てしまうようになるため、リスクが高くなります。
※「リンク」は、もの凄く長い文字列になるので、漏洩しない限り滅多なことでは「不正に不特定多数がアクセスできる状態」にはなりませんが、「リンクを知っている全員」にしてしまうと、いったい誰がこのデータを閲覧したのか？が分からなくなってしまいますので、設定の際には取り扱いに十分ご注意ください。
相手に共有メッセージを送信
メッセージを添えて「送信」します。すると、相手のメールアドレスに、Googleドライブのフォルダを共有したことがメール通知されます。
※なお、図では相手を「編集者」という設定で共有設定して送信しています。
編集者・・・共有したGoogleドライブのフォルダ内のデータを閲覧するだけでなく、データを追加したり削除することが出来る。
閲覧者・・・共有したGoogleドライブのフォルダ内のデータを閲覧することだけが出来る。データを追加・削除することは出来ない。
フォルダにデータをアップロードする
たとえば図のように、PDFファイルなどをアップロードします。
図は、もともとのGoogleドライブのユーザー（つまりオーナー）の画面です。
相手に通知される
一方、共有相手として指定し送信した相手には、図のようなメールが届きます。
このメールの「開く」をクリックすると、共有したGoogleドライブのフォルダを、ブラウザ上で確認・閲覧することが出来る、というわけです。
共有相手の画面の見え方
図のように、相手のGoogleドライブでは「共有アイテム」の中に「取引先A共有」というフォルダが表示されます。
中身は、オーナーと同じようにデータを閲覧、権限のある場合は編集が出来るようになっています。
Googleドライブの共有は、こんなシーンで活用できる
- 離れた場所の相手（お取引先の担当者さんとか、別の場所で一緒に作業をしている共同作業者さんなど）と、同じデータを共有したい
- データをメール添付で送るには、データ量が大きい・データの数が多くて、メールでは送れない
- とりあえず今は「データ１つだけ」だが、後でいくつもデータが追加される可能性がある
Googleドライブ共有の注意点
相手とデータ共有するのに便利なGoogleドライブ共有ですが、共有する相手を安易に増やすと、思わぬところで情報漏洩が起きてしまうおそれがあります。
また、途中の説明でも書いたように「リンクを知っている全員」での共有設定にしてしまうと、誰でも見られてしまうというリスクが発生します。
共有する際には、「誰と、どこまでを共有するのか？」を明確にして、設定を適切に行うようにしましょう。
※なお、この解説ページの内容は、動画での説明も掲載しております。
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