クラウドサービスあれこれ

今さら聞けない「クラウドってなに?」の記事の続きです。
クラウドサービスってなに?って話は前の記事で解説させていただきました。では、クラウドサービスって、会計やレジ以外にどんなものがあるんでしょう?というあれこれ紹介と、実際にクラウド導入する場合の注意点など^^v。

クラウドサービスあれこれ

会計ソフトやPOSレジソフトのサービスは前の記事でご紹介していますのでこちらをどうぞ→「今さら聞けないクラウドってなに?」

クラウドストレージ

実は結構皆さんも知らず知らずのうちに使っているかもしれないのが、このクラウドストレージというやつです。データをネット上に保管しておいて、パソコンからでもスマートフォンからでもアクセスして利用できるようにするという、名前通り「ネット上のストレージ(データ保管装置)」です。

  • Googleドライブ・・・Googleの提供するネット上のデータ共有サービス。Androidスマートフォンなどでの写真共有やGoogleドキュメントの共有がコレ
  • Dropbox・・・これもネット上のデータ共有サービスとして有名ですね。

顧客管理・CRM

お客様の情報を記録・保管するクラウドサービスです。名前・住所などを記録するだけでなく、お客様とのやり取りやビジネスの内容・進捗状況なども様々に記録して、顧客獲得や顧客開拓のためのツールとして利用されています。(SFAという呼び方をする場合もあります・・・CRMとSFAは厳密に言うと違うモノですが^^;)

  • Saresforce(セールスフォース)・・・顧客の管理だけでなく営業活動の記録や支援も出来るクラウドサービス。
  • ZOHO CRM・・・これもセールスフォースと同様、顧客管理と営業活動の記録や管理ができるサービスです。(塀はではコレを利用しています)

オンラインOfficeサービス

ワープロソフト、表計算ソフトなどの機能をインターネット上で提供するクラウドサービスです。読者の皆さまにもおなじみの「Word」や「Excel」も、今はオンラインで利用できるようになっているんです^^v

  • Microsoft Office365・・・その名の通りMicrosoftOfficeのクラウドサービスです。パソコンにインストールして利用できるアプリも提供していますが、クラウド上でデータを保管して共有・利用する機能が非常に便利です。
  • Googleドキュメント等・・・Googleが提供するワープロ・表計算・プレゼンテーションなどのオフィスソフト機能です。MicrosoftOffice365と違うところは「全てネット上の機能を利用する」という点。パソコンに表計算やワープロのアプリをインストールしていなくてもネット接続しながら利用できます。

グループウェア

企業の業務で必要な機能を、ネットを通じて提供するサービスです。例えば「企業内のチームで情報共有」「部署内での承認手続き」など、単にデータを共有するだけでなく、業務の流れに沿って必要な情報を共有・活用出来るようにするサービスです。

  • サイボウズOffice・・・クラウドサービスになる前から有名な企業内の情報一元化サービスです。現在はクラウドでも機能を提供しています。

ホームページ作成

これも今やクラウドサービスの一つです。以前は「パソコンでホームページのデータを作って、アップロード」というやり方をしていましたね。最近では「そもそもネット上にいきなりホームページを登録して公開し、それをパソコンから編集する」というようなものがかなりの割合を占めるようになっています。

  • Jimdo・・・弊社でも日頃オススメしているホームページ作成サービスです。
  • Wix・・・Jimdoとよく似たサービス。Jimdoより高度できめ細かな編集ができるのが違い。
  • ペライチ・・・とにかくあっという間にホームページが作れるというのが評判。

その他にも色々

以下、具体的なサービス名ではありませんが、例えばこんなクラウドサービスもあります。

  • 勤怠管理・・・スマホなどを利用した勤怠管理サービス。従業員をたくさん雇っている場合に便利です。
  • カレンダー・・・スケジュールを管理するためのネット上のカレンダー
  • タスク管理・・・カレンダーによく似ていますが「いつまでに何をしなければいけない」というような期限や予定業務を管理するサービス
  • 予約受け付け・・・料理教室とか、飲食店の予約とか、様々な形の「予約」を受け付けて管理するためのサービス
  • 勤務シフト管理・・・アルバイトやパートさんの勤務シフトを管理するためのサービス。スマホから個人ごとのシフト希望を受け付けたり、急な欠員時のシフト再編成などの機能があるものもあります。

導入・利用する際の注意点

クラウドサービス、今では様々なものがありその数は数百とも千を超えるとも言われています。導入・利用すれば色んな事が便利になります。けれども、無計画に利用しまくったりすると、かえってリスクが大きくなったり効果が得られなかったりします。実際の導入・利用の際には、例えば以下の様な事に注意しましょう。

料金をよく確認しましょう

クラウドサービスは多くのものが安価で利用できるようになっていて、中には無料のものも多数あります。けれども、無料のサービスの多くが「有料版に移行するためのお試し期間」だったり「機能限定版」だったりします。

どこまでのことが出来て、どこからら出来ないのか?また必要な機能を使うと料金がどうなるのか?をよく確認しましょう。

事業(業務)への貢献度を勘案して

多少便利だからといってやみくもに利用するのは考えものです。利用によって、あなたの会社(お店)の業務にどのくらい貢献するのか、よく検討しましょう。

複数サービスの併用時にご注意

「クラウド会計とPOSレジ」「キャッシュレスサービスとPOSレジ」「カレンダー機能とスケジュール管理機能」のように、複数のサービスを併用する場合には、それぞれのサービスでお互いにデータが連動するか?相性が良いか?などを確認して使いましょう。

「POSレジの売上データを会計ソフトに入れるのに、もう一度手入力しなおさなければ」なんていう併用の仕方では、せっかくのクラウドサービスが業務を非効率にしてしまいますから、ね^^;

迷った時には事前に専門家に相談を

ご自分だけの知識や判断でクラウドサービスを利用し始めてしまうと、あとになって「別のにしておけばよかった」という事になってしまう場合もあります。

迷ったり、困ったりしたら、なるべく早い時点で専門家に相談するようにしましょう。

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