2022年1月から始まる改正電子帳簿保存法の施行。ウチなんかすごく小さな会社だから関係ない、、、とは言えないんです。今やどんな小さな事業所でも避けては通れない今回の法改正。
取り敢えず今すぐ知っておかなきゃならない事を「小規模事業経営者」の目線で解説します。
電子帳簿保存法とは？
会社（事業所）の経理書類は、決算終えたらすぐ捨ててしまって良いわけじゃなくて、一定期間保管する義務があるのは、事業経営者さんならご存知かと思います。
これまで、多くの場合こういった経理書類は「紙」で保管するのが一般的でした。
それがバソコンやITの普及で「電子データ（PDFとか）」で保管してもいいですよ、という制度を定めたのが電子帳簿保存法です。
電子帳簿保存法そのものは1998年に施行され随分経ちますが、それが今回大きく改正されました。
改正のポイント
改正内容は色々あるのですが、とにかく小規模事業者さまが大急ぎで真剣に考えなければならないのは以下の点。
電子取引は「電子データでの保管」が必須
これまで、ネットでの商取引やオンラインでの受発注業務などの記録でやり取りされた請求書や納品書は、紙に印刷して保管しておけばオッケーということになっていました。
これが改正法では「電子データでの保管」が義務化されます。
メールでやり取りしてるのなら、そのメールのデータを保管。添付されてきたPDFファイルの請求書や領収書も、紙に出さないでデータで保管、が必須となります。
まずは「メールアドレス」と「メール運用」の見直しを！
とにかく真っ先に考えなければならないのは「メールでやり取りした記録を、長期間保管できるようになっているか？」という点です。
この点は非常に大事なので別解説記事で説明します→「メールアドレスとメールの管理を整備しましょう」
さて、取り急ぎ上記の「電子データ保管」のことを頭に入れていただいた上で、以下の３点のことを覚えておきましょう。
（１）電子取引は「電子」で、紙取引は「紙か電子」で
改正電子帳簿保存法では、電子取引の帳簿保存は電子取引で、紙ベースの取引は紙か電子のどちらかで、と指定されています。
電子取引とは・・・細かく言い始めるとキリがないのですが、小規模事業者目線で分かりやすい事例をあげると
- 取引業者から請求書をPDFファイルでメール送信されてきた
- ネットショップなどで事務用品や消耗品を買って領収書がメールで来た（Amazonとか楽天などでの買い物がコレに当たります）
- 実店舗での備品購入などの際に、QRコード決済などオンライン決済で支払った
- 自分の会社・お店がネットショップをやっていて売上の記録や領収書をデータ（PDFなど）で発行している
- LINEやInstagramのメッセンジャーなどでお客様と直接売買をしている・・・※１
これらの取引の記録・帳簿（証憑）は、電子データで保管して置かなければなりません。こう書いてみると、かなり多くの事業者様が「電子データで保管すべき取引」をしていることになるのでは？
一方、紙の領収書や請求書の場合は、「紙で保存」しても「電子データで保存」しても良いことになっています。
・・・紙を電子データで保存というのは「スキャンしてPDFファイルにして保存しておく」というようなことを指します。
保管方法に影響が出るのは「調査」や「確認」のとき
紙は紙で、電子は電子で・・・という保管方法よりは、筆者としては「全部電子で保管」をおすすめします。
法律上はどちらでも良いとは言え、実際問題こういう保管で影響が出てくるのは「税務調査」とか「確認作業」の際です（普段はどっちにしておいても、保管しておくだけだからあまり影響はない）。
いざ、決算から数年後に「保管してあるはずの帳票・証憑類を探してきて出す」ということになったときに、「紙だっけ？電子だっけ？どちらで保管したんだっけ？」なってしまったら、探し出すのは困難を極めます。
（２）改ざんしてないことを担保（真実性の確保）
電子データで保管する際に、その保管データが「改ざん」されていないことを担保しておかなければなりません。（金額を書き換えたとか、日付を書き換えたとか、そういうことをしていないと証明できなきゃならない）
保存したデータを「改ざんしていないこと」を担保するにはどうすればよいか？についてはこちらのページで解説しています。→電子帳簿保存法データの保管方法その１
（３）すぐに探せて確認できるように保管（可視性の確保）
保管した電子データを探し出す際に、「ちゃんと読める内容になっていて、なおかつ取引先や日付などで検索できるようになっている」事が必要です。
ちゃんと読めるというのは「文字化けしていない」とか「スキャンしたデータがかすれて判別出来ない」などの不備がないようにという意味です。
取引先や日付などで検索できるようになっているというのは、例えば「2022年2月に取引した岸本商事さんとの取引の請求書を出してください」と言われた際に、検索してスっと出せるようになっている、という意味です。
こういった「すぐに探せて確認」できるようにするにはどうすればよいか？については、こちらのページで解説しています。→電子帳簿保存法データの保管方法その２
データの保管以前に対応しておかなければならないこと
さて、上記の3つの電子データ保存に備えて、それ以前にまず対応しておかなければならないことが、実際の商売上ではいくつかあります。
電子メールアドレスの見直し・整備
これは冒頭でもご説明しました。電子データの保管をするのにメールのやり取りの保管は非常に重要です。その「メール」のアドレスやデータがころころ変わったり、長期保存できなかったりするのは今後致命的です。→メールアドレスとメールの管理を整備しましょう
SNSなどのアカウントは事業用へ切り替えを
個人のLINEやInstagramなどのメッセンジャーで、お客様と売買をしているという商店主・事業主さまも少なからずいらっしゃると思います。
個人のLINEやメッセンジャーなどは、スマホが機種変更したり、アカウント変更した場合に過去の記録が消えたり見えなくなったりする恐れがあります。
事業で利用するSNSは、事業用アカウントと個人アカウントを別にしておきましょう（事業用アカウントは必ずしも有料版でなくても構わない場合も多々あります）。
電子データの保管ルールを決めましょう
こっちの取引先の請求書はこのパソコン、あっちの取引先請求書はノートパソコンの中・・・などのようにそのばその場で場当たり的にデータを保管していると電子帳簿保存法には全く対応ができなくなってしまいます。とにかく「電子データの保管ルール」を決めましょう。
また、このために更に大前提として「会社での文書や書類の保管方法」をルール化する必要があるかもしれません。
これを機会に「書類・データの整理」を
「パソコンを使っている事務作業時間の約2割近くが何らかのデータを探す作業に充てられている」と言われています。つまり、様々な状況で「保存したデータを探す」作業に追われているのが今のパソコン・IT利活用の現状です。
電子帳簿保存法への対応を機会に、「データを保管する・探す」という事務作業にとって非常に重要な（けれども極力効率化して省きたい）作業を、徹底的に見直してみてはいかがでしょうか？
