注文書や指示書、設計図などの書類がFAXで送られてくるのを、パソコンで受けられないか？というご相談への回答として取りまとめた記事です。
FAX受信した文書を直接PCで受け取る
利用しているFAX受信機がいわゆる「複合コピー機」だったり、あるいはそんな高価な複合機でなくても「PC-FAX機能の付いているプリンタ」であれば、図のようにしてFAX受信した文書を直接パソコンへ取り込むことが出来ます。
- FAX受信機で、受信したFAX文書を印刷せずに指定のパソコンへ送る設定をする（←これはFAX機器によって設定方法が様々です。また、PC側での設定も色々行う必要があります）
- PC側での受信設定を行う
こうすることによって、FAXが届いたときに紙になって印刷で出てこずに、直接パソコンの「マイドキュメント」とか「FAX受信」というようなフォルダへ受信されます（殆どの場合、届いたFAX文書はPDFファイルになって保管されます）
ちなみにこういう機能のあるFAX機器では殆どの場合「送信」も出来ます。送信の場合には、WordやExcel、あるいはPDFなどのようなデータで予めFAX文書を作成しておき、それを「印刷」する代わりに「FAX機器でのFAX送信」を行います。
ペーパーレス化・データ化は出来るけれども・・・
この方法なら、FAX受信した文書を紙にせずにPCへ直接取り込めます。ただし、筆者の支援の経験上、以下のような注意点もあります。
FAXを受信したことに気づかない
紙で出てこないので、パソコンを開いて確認したい限りは「FAXが届いていること」そのものに気づかない、という恐れがあります。特に紙ベースのFAX受信からこの方法へ切り替えた直後しばらくの間、慣れなくて「FAX受信をずっと気づかないまま過ぎてしまって、受注を取りこぼした」なんていうケースもあります。
パソコンの電源を切っているときには？
FAX受信機によって仕様や設定が異なりますが、パソコンの電源を落としてあるときにFAXが着信したら・・・？紙で出てくる場合もありますし、次にパソコンを起動したときに一気に入ってくる場合もあります。・・・FAX受信をPCで直接受ける限り、できればパソコンはずっと電源をつけたままにしておいたほうが良い、という場合もあります。（FAX受信機器によります）
インターネットFAXサービスを利用する
図のように、インターネットFAXサービスを利用することによって、受信したFAXをメールで受け取る、という仕組みにすることが出来ます。
また、殆どのインターネットFAXサービスの場合、送信もパソコンからメールで送った文書データが相手先にはFAXで届く、という仕組みになっています。
インターネットFAXのメリット
FAX受信機が必要ない
図でも分かる通り、FAXを受信するための複合機やFAX受信機器が要りません。つまり物理的な設備を用意しなくてもFAXを受信できてしまうというわけです。インターネット回線さえあれば、FAX用の電話回線すら必要ありません。
メールで受信できる=いつでもどこでもFAX受信
受信したFAXは、メールにPDFファイルが添付されるというかたちで送られてきます。つまり「メールが受け取れる端末ならどんな機器でもFAXを確認できる」というわけです。当サイトでも度々ご紹介しているように（→「2台の端末でメールを受信したい」「PCとタブレットで同じメールを送受信したい」）、出先でタブレット、スマートフォンなどで受信できるメールアドレスにFAXが届くようにしておけば、FAXはもう「いつでもどこでも受信できる」ようになってしまいます。
インターネットFAXのデメリット
FAX番号を変えなければならない
ほとんどすべてのインターネットFAXサービスの場合、利用にあたっては新たにFAX番号を取得することになります。（050で始まる番号などになります）。従来のFAX番号から番号をどうしても変えられない、というような事情がある場合には、利用ができません。
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