GoogleKeepの業務活用ヒントをいくつかご紹介
GoogleKeep
Googleの提供する無料サービスのひとつです。「Keep」という名前からも想像ができるかもしれませんね。どういう内容のものかと言うと
- ちょっとしたメモを記録しておく機能
- スマホで撮った写真や閲覧したWebページを一時的に保存しておく機能
- チェックリストなどを作成して備忘録・作業確認などに使う機能
など、「一時的にメモや記録をとっておく」のを便利にこなしてくれるサービスです。で、このGoogleKeepの主な特徴として以下のような点が挙げられます。
異なる端末で同期できる
同じGoogleアカウントを設定してあれば、スマートフォンでメモした内容を、デスクトップパソコンで確認、というようなことが簡単に出来てしまいます。なので、「出先や客先でメモのために記録した内容を、会社へ戻ってきてデスクトップパソコンで確認」なんていうことも出来ます。
リマインダー機能
1つ1つのメモやリストに、指定した日時にお知らせしてくれるリマインダー機能が付けられます。「○月○日の○時にこのメモの内容をお知らせして、忘れないようにしておく」というような事ができるというわけです。（これ、私の場合かなり便利に活用させていただいています^^）
写真や音声も登録できる
キーボードで入力した内容だけではなく、スマホで撮った写真を登録したり音声入力で録音した音声データを登録することも出来ます。
作業現場の確認写真をいくつか登録しておくとか、メモを入力するヒマがないときに自分の声でメモしておくなど、様々な登録をすることができます。
他の方と共有できる
で、今回特にご紹介するのがこの「共同編集機能」です。
GoogleKeepは、Googleアカウントを持っている他の方と共有することが出来ます。
Keepの共同編集機能
例えば、図のような作業リストをKeepで作成したとします。
共有（共同編集）者を登録する
このリストを、例えば社内の同じチームのスタッフとか、あるいはお取引先様などと共有したい、というような場合、共同編集者を登録することができます。
共同編集者は、複数登録しておくことが出来ます。
この共同編集機能を活用することによって、例えば
- 1つのプロジェクトや業務での作業チェックリストを、関連するスタッフと共有することができる
- 現場で撮影した写真や登録したデータを、他のユーザーと共有することができる
など、「チーム」や「グループ」で作業を進める際の共有情報として活用することができる、というわけです。
ちなみに、GoogleKeepには、メモを複数登録しておくことが出来ますが、共有は個別のメモでひとつずつ共有することが出来ますので、「こっちのリストは自分だけのもの、こっちのメモはスタッフどうして共有」というような事もできます。
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