データ整理術～３～ファイル名の付け方にルールを

仕事のためのデータ整理術。作成したファイル名の付け方にルールを決めておくのが最初の一歩です。

取り出しやすくするためには「分かりやすく」

データ整理の基本は「後で必要になって取り出す時に、迅速に的確にデータを探し出せること」だと繰り返しお伝えしていますね。その基本中の基本が「何のデータなのか分かるようにしておく」ということ。たくさんのデータをどういう風に整理するかという以前に、ひとつひとつのデータにつけるファイル名の名前付けのルールがきちんと出来ているか？が大切です。
なぜなら、ファイル名はデータを探す時に一番目にする部分で探すための最も重要なヒントだからです。ファイル名を見れば、そのファイルの内容がどんなものなのか確認できるようになっていれば、探すときに非常に楽です。

好ましくないファイル名の付け方

例えば図のようなファイル名の付け方、一見ちゃんとしているように見えますが、これじゃファイル名を見ても何のことだか分かりませんね。

• いつ作成したデータなのかが分からない
• 中身が何について書いてあるのか分からない。（「ITCと顧客の関係って、何かの実績を書いてるの？それとも方針や目標を書いてあるの？」「集計エクセルデータって、何の集計？」「山口様報告書って、何を報告しているの？山口様へ報告しているの？それとも山口様のことを誰か上司に報告しているの？」）

例えば図のように変更するといくらか分かりやすくなります。コレがベストだとは言えませんが、少なくとも

• いつ作成されたデータなのか？
• 概ねどういう内容が書かれたものなのか？

については一目瞭然ですね。

あとでデータを探す際に、この報告書はこういう風に表示されてしまうからです。
まだこの程度なら何とかなるかもしれませんが、仮にこのデータ、翌月12月10日頃になって中身の誤字脱字を訂正するために開いて保存したら、最終更新日は2016年12月10日になってしまうわけです。
1年近く経過してから「2016年11月20日の売上実績表を探そう」と思って後からこれを探すと思うと、どれだけ面倒か想像できるでしょう？
実際には、会社の業務で保存するファイルはこれひとつじゃないわけです。何十、何百とあるファイルに「日付」がちゃんと付与されていなければ、「去年の11月20日付けの売上報告書、出して」と言われてどれだけ大変か・・・

日付+ファイルの概要+（提出先　あるいは作成者の所属）

日付だけちゃんとつけて、後は自由にてんでバラバラというのも困りものです。日付以降のファイル名もある程度ルール化しておくのが理想です。例えば「日付」+「ファイルの概要」+「提出先」などのようにルールを作っておくと良いでしょう。

例）2016年10月度の作業報告を顧客の山口様へ提出するために作成したWordファイルの報告書（作成は11月10日に行った）

161110作業報告書10月度_山口様.docx

などのように、です。

名前の付け方は、お仕事の内容や会社の規模・業種・実態などによて異なると思いますので、それぞれ工夫をしてつけるのが良いと思いますが、ポイントはたったひとつです。

名前の付け方をルール化したら、必ずそれに従って名前をつけること。例外や「取り敢えず」を安易につくらないこと。

さて、名前の付け方が統一できたら、いよいよ整理のための本格コースへ突入です。