データ管理の方法～その１～

業務で使うパソコンのデータ類、管理の方法その１

このページの解説は私ども岸本ビジネスサポートで長年やっている経験上の方法をひとつの手法としてご紹介するものです。（これが唯一正しい方法というワケでは全くありません）

顧客ごとのデータをフォルダ分け

• 個別のお客様に対してそれぞれ、提供するサービスの内容や質が異なる
• 一人（一組）のお客様に対して継続的にお付き合いが続く事が多い

というような仕事の場合、パソコン上に残しておくデータなども個別のお客様ごとに残しておくのがポイントです。
私どもの事務所の場合、創業当時にある病院で（というかどこの病院でもやっているでしょうけれど）行っていた「患者別のカルテを保管しておく」という方法を取り入れています

• パソコン内のフォルダを、右図のように「あかさたな」のように五十音で分けます。
• 分けたそれぞれの「あ」「か」「さ」というフォルダ内に、さらにそれぞれのお客様名でフォルダを作ります。
• お客様名のフォルダの中には、さらに「2010」「2011」「2012」「2013」というように、西暦年のフォルダを作ります。
• 作った西暦年ごとのフォルダの中に、そのお客様の記録や保管すべきデータを、発生する度に保存していきいます。

と、いう感じのデータの保存・管理方法を取っています。

仕事はすべて「顧客」に紐付いている

私の仕事の場合、どんな内容であっても売上はすべて「顧客」に紐ついて発生しています。（量販店とかコンビニとか、あるいはネットビジネスのように一度きりの名前の分からないお客様に販売するというタイプの商売ではないので、売上が発生した仕事については、すべてお客様の名前がわかっているという仕事なのです）。

なので、後からその仕事の記録を探すときには、必ずお客様の名前から入ります。例えば「株式会社○○様のところで行ったネットワーク設定の記録」というような・・・。

そのため、長期にわたって仕事の記録をつけておくのには、「顧客別」に整理しておくのが私の仕事の仕方の場合、とても便利で理にかなっているんです。

お客様名の後に「いつごろ」が紐づく

で、あるお客様に対して行った業務という形で記録を取る際に、「何年の事だったか」（2010年なのか、2014年なのか）という話がひも付きます。だから、お客様ごとのフォルダ内は、年別のフォルダがあって、その中に実際の業務の記録データが保存されているというわけです。

顧客に紐付けられないデータは別の考え方で保管

ちなみに、このページでは「顧客に紐付いているデータ」を記録・管理するという話をしましたが、業務上のデータはそればかりではありませんね。売上とは関係ないデータや記録もありますから、それはそれで別の管理をする必要があります。

それについては、今後データの管理方法その２，その３と別の機会を設けて解説させていただこうと思います。