基本的なオフィスアプリ「Microsoft365」と「GoogleWorkSpace」。出来ることや機能・性能がよく似ていて、どっちを選べばよいか迷う方も多いかと思います。そこで今回は、「Excel」と「Googleスプレッドシート」を、それぞれ小規模事業者でのパソコン・IT活用という視点から比較をしてみました。
Microsoft Excelの長所・短所
何と言っても「表計算ソフト」と言ったら多くの方が「Excel」を思い浮かべるでしょう。Excelも最近ではクラウドアプリ化が進んでいます。
Excelの長所
機能が豊富
高度な書式設定やデータ処理が可能で、また古くから使われていて皆さん「使い慣れている」こともあり、かなり複雑な処理に利用されることもそれほど珍しくありません。
関数や数式での処理、グラフの作成、マクロを使った自動化処理なども、かなり多く使われており、Web上にもこうした使い方の解説サイトも多く掲載されています。
デスクトップPCアプリとして使える
元々パソコンソフトとして利用が始まっていることもあり、インターネットに繋がっていない状態でも使える、というのは一つの長所でもあります。
Excelの短所
肝心な部分は有料
オンライン版のExcel・Wordは無料で利用できますが、デスクトップPCは費用がかかります。
デスクトップ版とオンライン版では使い勝手が違う
筆者としてはこれが最も深刻な短所と考えています。同じExcelファイルを扱う場合でも、デスクトップ版とオンライン版では使い勝手が全く異なります。以下の図のように、オンライン版とデスクトップ版では画面構成（メニュー構成）もそもそも大きく異なっているのが、最大の短所です。
ちなみに、上記のようにシート上にレイアウトを施して画像などを挿入しようとすると、デスクトップ版Excelで作ったファイルがオンライン版ではレイアウトが崩れてしまいます。これも致命的。
Googleスプレッドシートの長所・短所
手軽・無料という魅力で近年利用が増えてきているというGoogleスプレッドシート。Excelとの比較で長所短所を見ていきましょう。
Googleスプレッドシートの長所
完全クラウド
なんといってもExcelとの決定的な違いは「完全にクラウドアプリである」ということ。このため、パソコン、スマホ、タブレット、あらゆる端末からアクセスして利用ができます。
リアルタイムでの共同編集
複数のユーザーで同じスプレッドシートをリアルタイムに編集できる、という機能がExcelに比べると遥かに優れています。
無料
個人利用の場合、完全に無料で利用ができます（ビジネス版はGoogleWorkSpaceといって料金がかかりますが、スプレッドシートアプリとしての機能に差はありません）
Googleスプレッドシートの短所
書式や複雑なシート構成には不向き
非常に細かな書式や、複雑なシート上での構成には不向きです。また特に「紙に印刷する」ということを前提とした作業にはExcelに比べて不向き・不利な部分があります。
オフライン利用は限定的
オフライン（つまりインターネットに繋がっていない状態）での利用は、出来ないことはありませんが色々機能制限があります。
Excelとの互換性は完全ではない
書式やデザイン、また数式などでの完全な互換性はないので、Excelを変換してスプレッドシートに置き換えようとすると若干ムリがある部分も。
総じて「複雑な書式」にはExcel、「効率よく作業」にはGoogleスプレッドシート
元々Excelを使って請求書や見積書を作り、契約文書なども作成し、グラフや提案資料もすべてExcel、、、というような使い方をしている方の場合は、Excelを使い続けられるのが有利だと思います。
ただし、複数のスタッフでデータを共有し、随時共同編集をしたり、あるいは自宅と会社で常に同じデータを編集したい、というような効率を重視する場合にはGoogleスプレッドシートが向いていると思います。
コメントを投稿するにはログインしてください。