PDFファイルの作り方～その１：データをPDF化する～

Posted onAuthor岸 本圭史

PDFファイルの作り方解説記事～その１：データをPDF化する～の解説です。（基礎知識についての解説はこちらを御覧ください→PDFファイルの作り方）

WordをPDFファイルにする

マイクロソフトの文書作成ソフト「MicrosoftWord」で作成した文書は、Wordのメニューの中で直接PDFファイルとして作成・保存ができるようになっています。

図のようにWordのファイルメニューから「エクスポート」を選択すると、「Adobe PDFを作成」というメニューがありますので、ここをクリックしてファイル名をつけて保存すれば、作成したWord文書がPDFファイルとして保存されます。

ExcelをPDFファイルにする

同様に、表計算ソフトのExcelで作成したブックも、ファイルメニューから「エクスポート」を選んでPDFを作成することが出来るようになっています。

この他、多くの「オフィスソフト」（文書作成や表計算のアプリ）は、作成したデータをPDFファイルにして保存することが出来るようになっています。（OpenOffice、LibreOfficeのようなパソコンにインストールするタイプはもちろん、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどもPDFファイルにして保存することができます）

PDF化するアプリを利用する

上記のような、アプリそのものにPDF化する機能（メニュー）が備わっているものでなくても、作成したデータをPDF化するアプリを利用してデータをPDF化することができます。データをPDF化するアプリは、無料・有料さまざまなものがありますが、よく知られているものとしては「CubePDF」というアプリがあります。

CubePDF

パソコン上で作成したあらゆるアプリのデータをPDFファイルに変換することのできるアプリです。無料で利用することができます。

「仮想プリンタ形式」といって、プリンタで紙に印刷するという仕組みを応用して紙に印刷する代わりにPDFファイルにする、という仕組みでPDF化しますので、「紙に印刷する機能のあるアプリ」であればほぼどんなものでもPDF化できます。

例えば、

  • 会計ソフトで作成した確定申告書類を（紙に印刷せずに）PDF化する
  • 年賀状ソフトなどで作成した年賀状デザインをPDF化する
  • Webブラウザ（MicrosoftEdgeとかGoogleChromeとか）で閲覧しているWebサイトをPDF化する

というようなことができます。

PDF-XChangeEditor

こちらは有料版ソフトです。弊社はこちらを使っています。無料で使えるCubePDFに比べて、「作成したPDFファイルに追記する」とか「一部のページを削除する」とか「複数のPDFファイルを結合する」などのPDFを編集する機能が備わっていて便利です。

（画像をクリックすると、英語のサイトへ行きます。もともとは海外製のソフトですが日本語対応もしています。また、「PDF XChangeEditor」と検索すると、日本の販売代理店も出てきますので、購入の際はこういった販売代理店から購入されるのが安心かもしれません）

PDFデータ変換の注意点

  • 出来上がったデータはPDFファイルになります。PDFファイルは元のアプリ（WordとかExcelとか）では編集ができません。このため、文書の内容に変更がある場合は、元のWordやExcelで変更をした上で、改めてPDFファイルを作成する必要があります。
  • 上記でご案内した「データをPDF化する」方法は、「実物の紙書類をPDFにする」方法には使えません。あくまで「PC内で作成したデータをPDFにする」方法です。
    実物の紙書類をPDF化するための方法はこちらを御覧ください→PDFファイルの作り方～その２：紙の書類をPDF化する～
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