PDFファイルの作り方解説記事～その２：紙の書類をPDF化する～の解説です。（基礎知識についての解説はこちらをご覧ください→PDFファイルの作り方）
紙の書類をPDF化する
「その１：データをPDF化する」のと異なり、今度は「実物の紙書類」をPDF化するための方法です。以下それぞれ「メリット」「デメリット」も含めてご紹介いたします。
複合プリンタを使う
コピー機能のあるプリンタの多くは、そのコピー機能を応用して「紙をスキャンしてパソコンへデータとして取り込む」という機能が備わっています。
その「スキャンしてパソコンへデータとして取り込む」際の設定に「取り込むデータをPDFにする」というのが大抵備わっていますので、これを使うという手があります。
ちなみに弊社では画像の右側「ブラザーMFC-J6997」という機種を使っていて、このプリンタのスキャン機能でPDF化することがあります。
メリット：元々これらの機器を持っていれば、設定するだけで使える（余計なコストがかからない）
デメリット：機器がなければ話にならない。また、設定にはそこそこ専門的な知識が必要になる場合もある（特に大型複合機のような機器の場合は、販売代理店などに設定をお願いする必要がある場合も多い→有料の場合もあります）
ScanSnapを使う
富士通が出している「ScanSnap」という、書類をスキャンして取り込む専用の機器があります。（結構有名なので最近ではご存じの方も多いのでは？）
こちらもスキャンした際の設定で「スキャンしたデータをPDFにする」という設定ができますので、これを使うというのも１つの方法です。
メリット：とにかく「スキャン専用」に作られているので書類をPDF化するのには非常に便利。紙ベースの書類が多いお仕事で、書類をとにかくデータ化して保存しておきたい、という方には非常に強力なツールです。
デメリット：機械がそれなりに高価（３万円～５万円くらいする）。A4サイズの書類が基本。（２つ折りにしてA3サイズまでスキャン可。それ以上の紙サイズはムリ→１機種だけサイズ気にせず使えるものもあります）
ちなみに弊社では、実際にはほとんどの紙書類はこのScanSnapを使ってデータ化しています。
スマートフォンを使う
お持ちのスマートフォンで「写真で撮った書類をPDF化するアプリ」というのをダウンロードして利用する、という手があります。
スマホでPDFファイルを作成するアプリは非常に多く提供されていますので、お手持ちのスマートフォンのアプリ検索で探すのが良いでしょう。
ちなみに紹介している画像は筆者が利用しているCamScannerというアプリです。
メリット：スマホだけでPDF化出来るので手軽。出先などでもカンタンに使える
デメリット：写真で撮影する際に「歪む」（ある程度補正はしてくれますが）。その後パソコンなどで利用するためには何らかの方法でパソコンへ取り込む必要がある（そこの手間が結構たいへんになる場合もある）
補助金・支援金の申請などに必要
こういった「書類をPDF化する」のはどういうときに必要になるか？というと・・・特に最近では「補助金」や「支援金」「助成金」などを国・県・市町村へ申請する際に必要になります。
最近は申請の受付もネットで、ということが多くなりましたが、その際に「申請書類に実印を押印して、それをPDFにしてアップロードしてください」というような手続きがあるのです。
今すぐには必要なくても、何かのときに「あ、そういう方法があったな」と覚えておくだけでも良いかと思います。
データをPDF化するなら
この解説記事でご案内したのは「紙書類をPDF化する」方法です。元々WordやExcelなどで作ったデータをPDFに変換する方法とは異なりますのでお間違いの内容にご注意ください。
なお、データをPDF化する方法についてはこちらの解説を御覧ください→PDFファイルの作り方～その１：データをPDF化する
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