小規模事業者さまのIT利活用支援をしていて、かなりの数ご相談をいただくのが「メールデータの移行」の問題です。このページでは「メールアドレスの運用」について解説します。
パソコンを入れ替える際の「メールデータ」問題
弊社では、事務所・事業所のパソコン入れ替えなどの際に発生する様々なご相談に対応しています。中でも小規模事業者さまからのご相談で多いのが「パソコンを買い換える・入れ替える」際のご相談。その中でも、実際入れ替える事になってみて初めて「どうしよう？」とご相談されるのが「メールデータ」問題です。
メールデータ問題とは何かというと
- パソコンを買い替え（入れ替え）たい
- 新しいパソコンへデータやソフトウェアを移すのに当たって「メール」も新しいパソコンへ設定して欲しい
- その際、古いパソコンの方に保存されている「過去のメール受信データ」「メール送信データ」も新しいパソコンへ移して欲しい
というご相談なのですが・・・古いパソコンというのが「古ければ古いほど」、このメールデータの移行は難しくなります。
実際のところ、移行出来るか出来ないか？で言えば理屈の上では「出来る」のですが、実際にやるとなると、様々なリスクやトラブルが発生して、結構な割合で「断念せざるを得ない」という事になることも珍しくありません。（中には、もうメールソフトのバージョンや移行先のメールソフトとの整合性の問題で、そもそもムリ、というケースも珍しくありません）
で、大抵の場合はなんとか納得して諦めていただくのです。
この先同じ事にならないように・・・
支援する私達の課題はここからです。この先（パソコンを新しく入れ替えたあと）、同じことにならないようにするにはどうすればよいか？・・・答えはシンプルです。
メールをクラウド化する
つまり、使っているパソコンの中にメールデータを保管するのではなく、メールデータそのものをクラウド化する、というものです。これなら、「データは常にクラウド上（インターネット上）にあるので、パソコンが入れ替わってもメールのデータには何の影響もない」という環境が作れます。
で、実際どうやるのか？というと・・・基本的な理屈としては「Webメール」あるいは「IMAPメール」にするというものなのですが、このページではその一例として「Gmail」を活用する方法をご紹介します。
ここから本題：Gmailで出来ること
さてこのページの解説はここからが本題です。Gmailを使ってメールをクラウド化するというのは・・・？そもそもGmailで何が出来るのかというと・・・
- Gmailなら、基本的に無料でメール環境を作成・利用できる
- Webメールなので常に「クラウド上」にメールが保管される
- 元々仕事用で使っていたメールアドレスを、Gmail上で利用（運用）できる
・・・つまり、これまで仕事用で使っていたメールアドレスをクラウド化出来る、というわけです（元々のアドレスの設定や仕様を変更する必要はありません）。
さて、これをどうやってやるのか？というと・・・次の2つの手順を踏んでいただければOKです。
１．Googleアカウントを作成する
まずはGoogleアカウントを作成しましょう。Androidスマートフォンなどの利用ですでにGoogleアカウントを持っている、あるいは既にGmailを利用しているという場合は、新たにアカウントを作らなくても、既存のGoogleアカウントを利用するだけでもOKです。Googleアカウントの作成方法は、以下の解説ページを御覧ください。
２．Gmail上で別アドレスを設定する
Googleアカウントを取得してGmailを利用できるようになったら、そのGmail上で別アドレスを利用できるように設定します。こちらの手順については、以下の解説ページを御覧ください。
この２つのステップを完了できたら、あとは「Gmail」を利用してメールの送受信をするだけで、元々の仕事用メールアドレスでのやり取りが出来ます。
Gmailでクラウド化すると何が良いのか？
最後に、Gmailを使ってメールをクラウド化すると何が良いのか？その利点を列挙しておきます。
Gmailを利用できる端末からならいつでもどこでもどの端末でも同じメールを確認・利用できる
パソコンだけでなく、Andoridスマートフォンでも、iPhoneでもiPadでも、同じGmailを利用できます。
メール署名・送信日時指定など様々なGmail機能を利用できる
普通のメール利用ではなかなか難しい「送信日時を指定してメール送信する」などの便利な機能を使うことが出来ます。→送信日時を指定して送信
この他にも、Googleカレンダーと様々な機能を同期出来る・Googleドライブと連携できるなど、Googleサービスとの連携が実に便利だったりします。
事務所内のIT化・クラウド化を進めたいという事業主・経営者の皆さま、まずは「メールのクラウド化」に取り組まれてはいかがでしょうか？
