無料でPDFファイル文書管理

紙資料のPDF化・ペーパーレス化などで事務作業の効率化を図る一環で、「PDFファイルの管理・閲覧をラクにしたい」という場合のテクニックの一つです。Windows10の標準機能を使って無料で取り組めるPDFファイル文書管理。

PDFファイル保管の課題

紙資料や様々なデータ類をPDFファイルに変換して保存しておくのには、様々なメリットがあります。

• とにかくペーパーレスが進む
• データを一括管理できる
• パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでも閲覧が可能

一方、実際に事務作業でこういったPDF化した文書を管理する際に、色んな課題も出てきます。

• ファイル名だけでは中身がどういう書類だったのか確認できない
• ファイルを開かないと中身が確認できない
• 出来ればズラっと並んだ各PDFファイルがどんな書類だったか、視覚的に確認できるようにしたい

こういう課題を解決しPDFに限らず様々な文書・データを管理するために、文書管理ソフトとかデータ管理ソフトというものが市販で売られています。これらはこれらで便利だし利用価値のあるものですが、小規模事業者・個人事業主の事業所でのPDFファイルの管理の場合、有料のソフトをわざわざ購入せずとも、無料で出来る範囲で十分実現が可能な管理方法があります。

Windows10の表示（レイアウト）

図のようにあるフォルダにPDFファイルがいくつか保存されていたとしましょう。

ファイル名からある程度類推できるようにファイル名の付け方にルールを設けている会社は少なくないと思います。ただ、ファイル名だけではどうしても類推できず文書のイメージ（開いた時どういう文書なのか）がわかるようにしたい、ということもありますよね。

特大アイコンに変更

そんな時には、Windows10のエクスプローラーで「表示レイアウト」を「特大」にするだけで、こんな風に各PDFがどんな書類なのか、最初の1ページめを小さな画像のようにして見えるようになります。

プレビューウィンドウでさらに便利に

さらに、プレビューウィンドウという機能を使うと、マウスで選択した（開くわけではなくてマウスカーソルを当てて選択しただけ）ファイルを別画面で閲覧できるようになります。プレビューウィンドウ画面では、1ページめだけでなく複数ページが有る場合、2ページめ、3ページめと全ページを確認できるので、いちいちファイルを開かなくても内容を確認できます。（多少パソコンのメモリを消費するので、あまりやりすぎるのはご注意ですが）。

AdobeReaderでは表示されない場合も

ただしご注意ください。筆者の経験では、インストールされているPDF既定閲覧アプリが「AdobeReader」になっている場合、特大アイコンでも1ページめが表示されないケースがあるようです。

そんな場合は、別ページでご紹介している「PDF-XChangeEditor」を無料でインストールして使うと、ちゃんと表示されるようです。