小さな会社・小さなお店の経営者・事業主様が業務改善に取り組まれる場合のノウハウ解説第3回。業務の俯瞰を行って全体像を見渡したら、今度は具体的に業務の中身を見ていきましょう。
業務の棚卸し
具体的な業務改善をしていくのにあたって欠かせない作業がこの「業務の棚卸し」です。簡単に言うと「業務全体の中に、細かく分けるとどんな業務・作業があるのか？」を全て一覧にして整理する、という作業です。
弊社サイト以外でも様々なサイトで業務棚卸しという言葉は使われていますので、読者の皆さまも何となく分かるのではないでしょうか？
具体的な棚卸し作業
業務の棚卸しは、最終的に「この一覧表の中に全ての業務が網羅されている」というものを整然と整理して書き出すというのが目標です。例えば図のような感じです。（弊社で普段使っているひな形を表示しています。）
最初は手書きで
サンプルとしてExcelシートの画像を提示しましたが、いきなりExcelなどの表計算シートを使って入力していく必要はありません。業務の棚卸しとひと口に言っても、実際にやろうとすると色々試行錯誤することになります。例えば
- どのくらいの細かさで作業や業務を切り分けてリストアップするか？
- どの範囲までを棚卸しするか？
- のちのちの「改善」「改革」につながるような要素を見落としていないか？
など、大抵の場合は一度で一気にリストアップできずに何度かやり直すことになります。なので、最初は手書きで書いたり消したりしながら、ある程度整理できてきた段階でExcelのようなシートにデータ化するのが良いと思います。
棚卸しに当たっての注意点・ポイント
対象範囲を決めて
業務の棚卸しをするのにあたっては、どの範囲の業務を整理するのか？をあらかじめ決めてから取り掛かりましょう。理想を言えば社内全体の業務を全て棚卸しするのが理想的ですが、こういう取り組みに慣れていない場合は、あまり大風呂敷を広げずに、ある程度狭い範囲での棚卸しを行って、慣れてきたら徐々に範囲を広げるのが良いと思います。
レベルの分け方は統一基準で
サンプルでは「大分類」「中分類」「小分類」と3段階に分けてあります。棚卸しすべき対象業務が大きな範囲で複雑な場合を想定して、3段階に分けて整理できるようにしたひな形です。
けれども、実際の棚卸しでは必ず3段階に分ける必要はありません。小さい範囲の棚卸しなら、段階分けせずに全部「大分類」でも良いかもしれません。
また、複雑な業務で段階分けする場合も、分け方がチグハグにならないようある程度統一した基準で分けていくように注意しましょう。
次のステップへの準備作業
この「業務棚卸し」は、これだけのために取り組むものではありません。その次のステップ（業務改善や、標準化、あるいはマニュアル作成など）のための基礎資料として作成するものです。棚卸しをしている際には、常にそのことを意識しておきましょう。
資料ダウンロード
上記でご紹介させていただいた業務棚卸し用のExcelシートファイルをダウンロード提供させていただきます（ただし、弊社メールマガジンご購読者様限定）。ダウンロードにはパスワードが必要です。パスワードは、弊社メールマガジンにて2018年1月22日配信時にご案内させていただきます。
ダウンロードファイルは圧縮ファイル（ZIPファイル）です。ダウンロード後解凍していただくと、ExcelファイルとPDFファイルがご利用いただけます（どちらも内容は同じものです）
ダウンロード・ご利用をご希望の方は弊社メールマガジンへご登録いただいた上で、お問合せフォームからご連絡ください。折り返し、ダウンロード用パスワードをご案内いたします。
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