いつでも取り出せる場所に
データ整理は「作成したデータをどこかへしまっておく（保存しておく）」ことが目的ではありません。しまったものを、いつでも必要な時に素早く取り出せるようにしておくのがデータ整理の基本。なので「そもそもどこへ保存しておくのが良いか？」という話の基本は至ってシンプルです。
いつでも取り出せるようになっている場所に
が基本。では具体的には・・・？
CD・DVDやUSBメモリへの保存は？
データの整理のためにしまっておく場所としてはあまりオススメできません。「データのバックアップ先」として利用するのには適していると思いますが、CDやUSBメモリへの保存だと、データを取り出したい時にまず「CD・DVDやUSBメモリを探す」ところから始めなければなりませんので、取り出しやすいとは言いにくい場所です。
パソコン本体か、あるいは常に接続しているHDDなどがベスト
すぐに取り出しやすい」という意味では、パソコン本体内や、常に接続している外付けハードディスク、あるいはネットワーク上の共有フォルダ（NASなども含めて）が良いと思います。
パソコン本体内
マイドキュメントの中とか、Cドライブにデータ整理用の専用フォルダを作るなどして整理しておくのが良いでしょう。お仕事で使っているパソコンが1台だけとか、あるいは個人的なデータの整理の場合にはこれがベスト。
外付けハードディスク内
これもお仕事で使っているパソコンが1台だけという場合には整理場所として良い選択です。
ネットワーク共有フォルダ・NASなど
複数のぱそこんでデータ共有しながら仕事をしている、という場合にはネットワーク上の共有フォルダをデータの整理場所として指定しておくのが良いと思います。ただ、この場合以下の点に注意。
- ExcelやWord等のデータなどをネットワークフォルダ上から直接開いて編集する場合などは、ネットワーク内（LAN内）の通信速度や共有場所のフォルダの反応速度がそれなりに確保できていないとトラブルが発生することがあるのでご注意ください。
- ネットワーク上のどれかPC1台をデータの整理場所として選んだ場合、そのPCが起動していないとデータを取り出せないという点にご注意ください。
クラウド上という選択肢は？
パソコンだけでなくスマートフォンなどでもデータにアクセスでき、事務所や会社内だけでなく出先からでもアクセスできるという点では、クラウド上に整理すべきデータを集中させておくという選択もアリです。→私ども岸本ビジネスサポートでは実際この方法を選択肢ています。
ただ、この場合も以下のような点に充分ご注意ください。
- インターネット接続ができなくなってしまうと、そもそもデータに一切アクセスできなくなりますので「取り出せない」ということになってしまいますのでご注意。
- クラウド上のデータは、やはり「セキュリティリスク」に対する対策も必要です。クラウド上のデータにアクセスするためのパスワードを厳重に管理するとか、アクセスできる端末を制限するなどの対処はしておくようにしましょう。
