分けると分かる仕事のためのデータ整理術、まずは基本中の基本。
データ整理って何するの？何のために？
まずは基本中の基本。何するか？というのはそれほど難しく考える必要はないでしょう。もちろん「パソコンやIT機器で作成したデータを、あるルールに従って整理して保管しておくということです。
では、何のために・・・？実はこれを案外意識せずにやってる方が多いようです。データ整理を何のためにやるかと言ったら、目的は１つです。
あとで再利用するときに迷わず探し出せるようにするため
です。今（というかあなたがこの記事を読んでいるまさに今を基準としてここ数日の間に）あなたがパソコンやモバイル端末で作成したデータは、今すぐ再利用するというよりはしばらくたってから、あるいは何ヶ月も何年もたってから探して再利用することのほうが多いと思います。そのときに「あのときのデータどこいった？」と探し回らずにすむようにするためにデータを整理するというわけです。
×デスクトップ上やマイドキュメントの中のフォルダなどを少なくしてスッキリさせるため
こういう目的ではありません。結果的に整理すればデスクトップのアイコンやフォルダが少なくなってスッキリしますが、スッキリさせるために整理するわけじゃあありませんから、ここのところを間違えないように注意しておきましょう。
考え方はモノの整理整頓と同じ
データ整理術と難しそうに言っても、内容や考え方の基本はモノの整理整頓と同じです。事務机の上のモノ、本棚やテーブルの上に散らかっているモノを整理整頓する時に、どうすれば良いか？それと同じ考えをIT・データに当てはめれば良いだけのことです。
まずは基本中の基本
ただ、そうは言ってもパソコンやITのデータは「物理的なスペースを殆ど取らない」ところが実際のモノとは大きく違う点。これが理由で、データはどんどんたくさん増えていき、それにともなって整理もしづらくなっていくものです・・・つまり「あとから探し出すのにいちいち大変になる」ということ。
そのデータ整理術の基本中の基本、まずは第1回目の解説としてコレだけ押さえておいてください。
データは一箇所にまとめて保存しておくこと
- このデータはCD-R、このデータはUSBメモリ、このデータはパソコンのCドライブの中など、データの保存場所をあっちこっちに分散させないようにしましょう。
- データそのものの「バックアップ」はもちろん別箇所に置いとくのが基本ですから例外ですが
- とにかく「データを探す」と言ったら「ここを探せば必ず見つかる」という場所を1箇所にしておきましょう。
- 特に元に慎まなければならないのが、パソコンが複数台ある場合。「あっちのパソコンだったっけ？いやこっちだったかな？」とか、「あれ？ノートパソコンに保存したんだっけ？」というような状態だと、整理もへったくれもありません。
データ整理のノウハウを云々する以前の大前提として、まずこの基本中の基本を押さえておくようにしてください。
