導入済みクラウドの活用・定着支援

便利そうだと思って契約したクラウドサービス。けれど、使っているのは一部の機能だけ。社内で使い方がそろわず、結局いつもの紙やExcelに戻ってしまう。

毎月料金を払っているのに、仕事が楽になった実感がない。そのような状態になっていませんか。

岸本ビジネスサポートは、小さな会社・お店の導入済みクラウドの設定や使い方、仕事の進め方を見直し、日々の業務に役立てるための支援を行います。

こんなお困りごとはありませんか？

• Google Workspaceを契約しているが、メール以外はほとんど使っていない。
• ファイルをクラウドに保存しているが、必要な資料や最新版を探しにくい。
• 社員によって使い方が違い、情報をうまく共有できていない。
• 新しいツールを入れたのに、紙やExcelとの二重管理が続いている。
• 初期設定でつまずき、そのまま使わなくなっている。
• 担当者が変わり、設定や管理方法が分からなくなっている。
• いくつものサービスを契約し、費用や機能の重複が気になっている。

「今の契約で何ができるか知りたい」「一つの仕事から使えるようにしたい」という段階から、ご相談いただけます。

今の仕事に合う使い方を、一緒に考えます

クラウドサービスには多くの機能がありますが、すべてを使う必要はありません。

大切なのは、会社の仕事に必要な機能を選び、誰が、いつ、どのように使うかを決めることです。

現在の業務と利用状況を確認し、使いにくさの原因が設定にあるのか、操作方法にあるのか、社内の運用にあるのかを整理します。

まずは今の契約や仕組みを生かせるか確認し、負担に見合う改善から取り組みます。

このような改善を支援します

必要な機能を選び、使える状態に整える

現在の契約内容と、実際に使っている機能を確認します。

ファイル共有、予定管理、フォーム受付、共同編集などから、仕事に役立つ使い方を選び、必要な設定と操作方法を整理します。

資料や予定を、社内で共有しやすくする

ファイルの保存場所や名前の付け方、共有する範囲を見直します。

予定や資料を誰が更新するかも決め、必要な人が必要な情報を確認できる運用を整えます。社外への共有と社内だけの共有も区別して考えます。

紙やExcelとの二重管理を見直す

クラウドを導入した後も残っている転記や確認作業を洗い出します。

フォームで受けた情報を台帳に使う、同じ資料を共同編集するなど、利用中のサービスで対応できる方法を検討します。必要に応じて、ほかのツールとの連携も考えます。

社内で使い続けられるようにする

担当者への操作説明や、実際の仕事に沿った練習を行います。

入力・更新のタイミング、困ったときの確認方法などを整理し、特定の人だけが使える状態から、社内で続けられる運用へつなげます。

契約・アカウント・管理方法を整理する

利用していない契約や、役割が重なっているサービスを確認し、継続・変更・整理を検討します。

あわせて、管理者、利用者の権限、担当者交代時の引継ぎ方法を整理します。契約変更や解約が必要な場合は、データや業務への影響を確認して進めます。

一つの仕事から、活用を進められます

現在の困りごとの例	改善方法の例
メールに資料を添付して何度も送り直している	共通の保存場所と共有リンクを使う運用にする
同じ資料の最新版がいくつもある	元になるファイルと更新方法を決める
予定を個別に連絡・確認している	共有カレンダーと登録ルールを整える
受付フォームの回答を別の台帳へ転記している	回答データを台帳や後続業務に使えるようにする
契約したソフトが社内で使われていない	対象業務を絞り、設定・説明・運用を見直す

これらは改善方法の一例です。利用中のサービスやプラン、現在の設定を確認し、対応できる範囲をご案内します。

Google WorkspaceやZohoなどの業務クラウドをはじめ、現在お使いのサービスについてご相談ください。

ご相談から支援までの流れ

1．現在の利用状況と困りごとを伺います

利用中のサービス、使っている人、仕事の進め方、困っている点を伺います。「導入したが止まっている」という状態でも大丈夫です。

2．活用する業務と改善方法をご提案します

何を楽にしたいか、どの情報を共有したいかを整理し、設定や運用を見直す範囲、進め方、費用をご案内します。

3．設定を整え、実際の仕事で試します

必要な設定やデータの整理を行い、対象となる仕事で使ってみます。共有範囲や操作方法を確認し、現場で無理なく使えるかを確かめます。

4．使い方を共有し、運用を見直します

担当者への説明や手順の整理を行います。使い始めてから分かった不便さも確認し、必要に応じて設定や運用を調整します。

費用について

対象となるサービス、利用人数、設定・データ整理・操作説明などの支援範囲によって異なります。

まずは状況を伺い、支援内容と費用をご案内します。料金・プランもあわせてご覧ください。

「契約したまま」を、仕事に役立つ仕組みへ

「ファイル共有だけ整えたい」「この機能を仕事に使えるか知りたい」など、小さなテーマからご相談いただけます。

今のサービスを使い続けるか迷っている場合も、まずは現在の仕事と利用状況を一緒に整理しましょう。

お問い合わせフォームに、ご利用中のサービス名と、困っていることをご記入ください。