近年、企業へのサイバー攻撃や情報漏えいなどのニュースを目にする機会が増えています。
こうした問題は、大企業だけのものではありません。中小企業や小規模事業者でも、パソコンやインターネット、クラウドサービスを日常的に利用している以上、決して無関係ではありません。
では、会社の情報を守るために、何から始めればよいのでしょうか。
ウイルス対策ソフトの導入やパスワードの管理、データのバックアップなど、必要な対策はいろいろあります。
けれども、その前に確認していただきたいことがあります。
「自分の会社（お店）では、どのようなIT機器やサービスを利用していて、それぞれがどのような状態にあるのか、把握できていますか？」
実は、この現状把握こそが、セキュリティ対策の重要な第一歩なのです。
まず、自社のIT環境を把握できていますか？
例えば、次のようなことを確認してみてください。
- 会社で使用しているパソコンは全部で何台あるか。
- それぞれのパソコンのWindowsなどは、適切に更新されているか。
- インターネットに接続するルーターは、いつ導入したものか。
- どのようなクラウドサービスを契約・利用しているか。
- 重要なデータのバックアップは、どこに保存されているか。
- IT機器やサービスに問題が起きたとき、誰に相談すればよいか。
これらの質問に、すべて答えられるでしょうか。
小さな会社やお店では、IT機器の管理を専門に担当する従業員がいないことも珍しくありません。
そのため、パソコンの購入や設定、インターネットの契約、クラウドサービスの導入などが、その都度必要に応じて行われ、会社全体として管理できていない場合があります。
このような状態では、古いパソコンや更新されていないソフトウェア、管理者が分からないサービスなど、セキュリティ上の問題を見落としてしまうおそれがあります。
そこで、IT資産台帳
そこでお勧めしたいのが、「IT資産台帳（アイティーしさんだいちょう）」の作成です。
「IT資産」というと難しく感じるかもしれませんが、会社で利用しているパソコン、スマートフォン、インターネット関連機器、ソフトウェア、クラウドサービスなどのことです。
そして「IT資産台帳」とは、これらの機器やサービスについて、何を使っているのか、誰が管理しているのか、現在どのような状態なのかを一覧にまとめたものです。
例えば、次のような項目を記録します。
| 管理するもの | 主な確認内容 |
|---|---|
| パソコン | 使用者、機種、OSの種類、更新状況 |
| スマートフォン | 使用者、機種、管理状況 |
| Wi-Fiルーター | 機種、設置場所、管理者 |
| 業務ソフト | ソフト名、使用者、更新状況 |
| クラウドサービス | サービス名、契約内容、管理者 |
| ドメイン・Webサーバー | 契約先、更新期限、管理者 |
| バックアップ | 対象データ、保存先、確認状況 |
最初からすべての項目を詳しく調べる必要はありません。まずは、どのような機器やサービスを使っているのかを一覧にすることから始めます。
高価な管理システムを導入する必要はありません
IT資産管理というと、大企業が導入するような専門的な管理システムを想像する方もいるかもしれません。
けれど、小規模事業者が最初からそのようなシステムを導入する必要はありません。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどを使った、簡単な一覧表でも十分に始められます。
大切なのは、高度な仕組みを導入することではなく、自社のIT環境を把握できる状態にしておくことです。
また、台帳は一度作れば終わりというものではありません。
パソコンを買い替えたり、新しいクラウドサービスを契約したりした際には内容を更新し、定期的に状態を確認することが大切です。
IT資産台帳を作ると、何がよくなるのでしょうか？
IT資産台帳を作成すると、次のような効果が期待できます。
（１）セキュリティ上の問題に気づきやすくなる
更新が必要なパソコンや、管理状況が分からない機器・サービスなどを発見しやすくなります。
（２）問題が起きたときの対応がしやすくなる
どの機器を誰が使っているのか、どこに管理を依頼しているのかが分かれば、トラブル発生時の確認や連絡がスムーズになります。
（３） IT関連の費用や契約を見直せる
利用していないソフトウェアや、重複しているクラウドサービスなどを見つけるきっかけにもなります。
（４）IT機器の更新や今後の投資を計画しやすくなる
古くなったパソコンの買い替え時期や、業務に必要なIT環境の整備を計画的に進めやすくなります。
（５）事業承継・M&Aなどのための資料作り
後継者へ事業を引き継ぐ、あるいはM&Aなどで事業を売却するというような場合の資料として整備しておく、という点でも大変意味のあるものです。
つまり、IT資産台帳は、セキュリティ対策だけでなく、日常のIT管理や経営改善にも役立つものなのです。
ただし、事業者自身で作るのは簡単ではありません
ここまで、Excelなどを使えばIT資産台帳を作成できると説明してきました。
しかし、実際に作ろうとすると、思いのほか難しいことがあります。
例えば、パソコンのOSが最新の状態なのか、ルーターの機種が現在も安全に利用できるものなのか、クラウドサービスの管理者は誰なのか、といったことを調べなければなりません。
また、確認した結果について、問題がないのか、改善が必要なのかを判断するには、ある程度のIT知識も必要です。
特に、IT専任者のいない小規模事業者では、日常業務の合間にこうした調査や管理を行うのは、負担が大きいかもしれません。
そのような場合には、外部の専門家の支援を受けることも選択肢の一つです。
国の情報セキュリティ対策ガイドラインでも、資産管理の重要性が示されています
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が公開している「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン 第4.0版」でも、IT資産管理や情報資産の把握・管理が取り上げられています。
このガイドラインは、個人事業主や小規模事業者も対象としており、資産管理台帳のサンプルも公開されています。
IT機器やソフトウェアなどを把握し、重要な情報を適切に管理することは、セキュリティ対策を進めるうえで大切な取り組みです。
参考：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」
https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
岸本ビジネスサポートでは、IT資産台帳の作成を支援します
岸本ビジネスサポートでは、小規模事業者の皆さまが自社のIT環境を把握し、適切な管理やセキュリティ対策を進められるよう、IT資産台帳の作成を支援しています。
パソコンやネットワーク機器、ソフトウェア、クラウドサービスなどの利用状況を確認し、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで一覧に整理します。
また、確認の過程で見つかった問題点や、今後改善を検討すべき事項についても整理し、ご説明します。
大掛かりなシステムの導入を前提とするものではありません。事業者の規模やIT環境に合わせて、無理なく管理できる方法を一緒に考えていきます。
セキュリティ対策は、まず自社のIT環境を知ることから。
「うちの会社のIT機器やサービスは、きちんと管理できているだろうか？」
そんな疑問をお持ちでしたら、どうぞお気軽にご相談ください。
