「脱Excel」の本当の意味

便利な道具に振り回されないために

「脱Excel」という言葉を耳にする機会が増えました。

デジタル化、業務効率化、DXといった話題の中で、Excelはまるで古い仕事の象徴のように扱われることがあります。
「まだExcelで管理しているんですか？」
「これからはクラウドシステムを使いましょう」
「Excel管理から卒業しましょう」

そんな言い方をされることもあります。

けれども、私は「脱Excel」とは、単にExcelをやめて、クラウドサービスや最新システムに置き換えることだとは考えていません。

本当に考えるべきなのは、

Excelを使うか、使わないかではなく、その道具が事業に役立つ使われ方をしているかどうか

です。

Excelは悪者なのか

たとえば、こんな経験はないでしょうか。

あるいは

こうした話は、決して珍しいものではありません。

「小手先の効率化」はなぜ起こるのか

• 昨日まで手書きだった表をExcelにする。
• 毎回電卓で足していた数字を自動計算にする。
• 毎月同じように作っていた一覧表をコピーして使い回す。

これだけでも、現場では十分に「便利になった」と感じます。

しかし、その便利さが落とし穴になることもあります。

• 業務の目的や流れを見直さないまま、今ある作業だけをExcelに置き換える。
• 入力ルールを決めないまま、各自が好きな形で表を作る。
• 集計しやすいデータの持ち方ではなく、見た目が分かりやすい帳票の形だけを優先する。
• 作った人しか分からない関数やマクロが増えていく。

こうなると、最初は効率化のつもりだったものが、いつの間にか「誰にも直せない」「変更できない」「引き継げない」仕組みになってしまいます。

問題は「Excelだから」ではない

ここで大切なのは、問題の本質を「Excelだからダメ」と決めつけないことです。

たしかに、Excelには向いている業務と向いていない業務があります。
複数人が同時に入力する業務、厳密な権限管理が必要な業務、履歴を残す必要がある業務、大量データを長期間蓄積する業務などでは、専用システムやクラウドサービスの方が適している場合があります。

一方で、少人数の会社やお店が、日々の確認表、簡単な集計、試算、臨時の管理表としてExcelを使うことは、今でも十分に有効です。

むしろ、目的がはっきりしていて、使う人が理解でき、業務に合っているのであれば、Excelは非常に強力な道具です。

生成AIにも同じことが起こっている

最近は、同じようなことが生成AIでも起こっています。

• 「生成AIで文章を作れば時短になります」
• 「メール文を考えてもらえます」
• 「SNS投稿やチラシの文章も作れます」
• 「議事録をまとめられます」

もちろん、これらは便利です。
私自身も、小規模事業者の方に生成AIの活用例をお伝えする際には、こうした身近で分かりやすい使い方を紹介することがあります。

しかし、そこで終わってしまうと、

イマドキの最先端の生成AIでさえもExcelで起こった「小手先の効率化」と同じことになりかねません。

• 生成AIに文章を作らせて少し時間が短縮できた。
• キャッチコピーをいくつか出してもらえて便利だった。
• メールの文面を整えてもらえて助かった。

それ自体は良いことです。
けれども、それが本当に商売の成果につながっているでしょうか。

たとえば、

• 過去のお客様の問い合わせ内容を整理して、よくある悩みを見つける。
• 売上データや予約状況をもとに、繁忙期や売れ筋の傾向を考える。
• 自社の強みやお客様から選ばれている理由を言語化する。
• 従業員が迷いやすい作業手順を整理し、マニュアルやチェックリストにする。

こうした活用まで進むと、生成AIは単なる時短ツールではなく、事業を見直すための道具になります。

つまり、生成AIもExcelと同じです。
使うこと自体が目的ではありません。

自社の仕事や商売にどう役立てるかが大切なのです。

道具は「最新」より「使いこなし」

デジタルツールは、ペンや紙、電話やFAX、車やバイクと同じく、仕事を進めるための道具です。

• 車が便利だからといって、すべての移動に車が最適とは限りません。
  近所のちょっとした移動なら、自転車や徒歩の方が早いこともあります。
• Wordで整った文書を作るより、手書きのメモの方が素早く、相手に意図が伝わることもあります。
  電話よりもFAXの方が、相手先の業務には合っているという場面も、業種によってはまだあります。

道具には、それぞれ向き不向きがあります。

Excelも、クラウドサービスも、生成AIも、スマートフォンも、POSレジも、会計ソフトも、予約システムも、すべて同じです。
大切なのは、流行しているから使うことではありません。
自社の仕事に合った形で、無理なく、継続して、きちんと使いこなすことです。

時には、生成AIで高度な分析をするよりも、使い慣れたExcelで集計し、紙に印刷して現場で確認する方が、よほど実務に役立つこともあります。
クラウドシステムを導入するよりも、まずは今あるExcelの入力ルールを整える方が効果的なこともあります。
逆に、Excelで無理をしている業務をクラウドサービスに切り替えることで、大きく改善することもあります。

答えは一つではありません。

「脱Excel」とは、Excelをやめることではない

では、「脱Excel」とは何でしょうか。

私は、こう考えています。

脱Excelとは、

Excelという道具を捨てることではなく、Excelに頼りきりの場当たり的な仕事の進め方から抜け出すこと

です。

• Excelでよい業務は、Excelをしっかり使えばよい。
• Excelでは限界がある業務は、他の仕組みを考えればよい。
• 紙の方が早い業務は、紙を残してもよい。
• 生成AIが役立つ場面では、積極的に使えばよい。

大切なのは、「何を使うか」ではなく、「何のために使うか」です。

自社の業務を少し引いて眺めてみる。
同じ作業を毎回繰り返していないか。
作った人しか分からない仕組みになっていないか。
入力したデータが、あとで活用できる形になっているか。
その作業は、本当にお客様への価値や売上、利益、働きやすさにつながっているか。

こうした問いを持つことが、本当の意味でのデジタル活用の出発点です。

皆さんの商売で、本当に役立っているデジタルは何ですか

デジタル化というと、つい新しいツールや難しいシステムを思い浮かべがちです。
しかし、身近なところにも、すでに役立っているデジタルはたくさんあります。

• スマートフォンで商品の写真を撮る。
• LINEでお客様と連絡を取る。
• Googleマップで店舗情報を更新する。
• Excelで日々の売上を確認する。
• POSレジで売上傾向を見る。
• 会計ソフトで資金繰りを把握する。

これらも立派なデジタル活用です。

最新の道具を追いかけることよりも、今ある道具を自社の仕事に合わせて徹底的に使いこなすこと。
その方が、小規模事業者にとっては、はるかに現実的で、成果につながりやすい場合が多いのです。

ところで、皆さんのご商売で、実は一番役立っているデジタルツールは何でしょうか。

ちなみに筆者が一番よく使っているデジタルツールは、意外かもしれませんが

「スマートフォンのカメラ」

です。
現場の様子、ホワイトボードのメモ、機器の型番、エラー画面、名刺、資料、手書きのメモ。
とにかく何でも撮っておく。あとから確認できる。共有できる。記録に残せる。

これもまた、立派なデジタル活用です。

「脱Excel」とは、Excelを否定することではありません。
道具に振り回されず、自社の商売に役立つ形で使いこなすこと。

その視点こそが、これからの小規模事業者にとって、本当に必要なデジタル化なのではないでしょうか。