Excelのセル入力の際に「ドロップダウンリスト」を作成して入力を効率化する方法の解説
ドロップダウンリスト？
こういうやつです（図）
右クリックしてリストを選択する方法
「同じ列の上に既存の入力データがある場合」なら、セルを右クリックして「ドロップダウンリストから選択」をクリックすると、図のようにリストが出てきますので簡単に選べます。（図では、B1～B4に「りんご、みかん、バナナ、いちご」と入力されているので、B5セルで右クリックすると既存のデータがリストとして出てきます。ただし図をご覧になって分かるように五十音順で並べ変わります）
ただ、この方法だと、実際の場面では色々不都合が出てきてしまいます。
図のように表の作り方によっては、1行目の項目名として作ったつもりのセルの値まで「リスト」として表示されてしまう事があります。（図の右側）
また、表が10行目から始まっていて、１～９行目に別のデータが入っているという場合などにも、１～９行目のデータまでリストされてしまったりと、この方法だと意図通りに「入力を効率化する」という結果にならない場合が多々あります。
リストを作成する
これに対して、図のようにあらかじめ作成したリストを表示させて選択するという仕組みを作ることが出来ます。
この方法だと
- 入力したとおりの並び順でリストが表示される
- 作成している表の欄外に自由にリストを作成できる（必要に応じて別のシートにリストだけ作っておくということも出来る）
というメリットがあり、Excelにデータ入力していく際に非常に効率よく作業できるようになります。このリストの作成方法は以下の通り。
リストの作成手順
あらかじめ、表の欄外や別のシートなどに「いちご、みかん、バナナ、りんご」という風にデータを入力しておきます。このときに以下の点に注意してください。
- データは縦１列で作成すること（２列にまたがったデータの一覧ではリストを作成できません）
- リストの中身を後から追加するという場合、以下の設定作業を再度行う必要が生じますので、もし「後から追加する可能性がある」という場合は空白セルの欄も用意しておいてください（説明の図のように、リストとして作成したセル範囲を罫線で囲っておくと分かりやすいかもしれません）
上記の準備が整ったら、「リストから選択して入力させたいセル」を選択し、「データ」→「データの入力規則」とクリックします。図のような「データの入力規則」ウィンドウが表示されます。
（図の例では、B３セルにリストから選択という設定を施すという想定でやっています。選択するセルは複数のセルでも構いません。複数のセル範囲を選択しておくと、それらのセル全部にそれぞれリストから選択の設定が反映されます）
データの入力規則ウィンドウの「入力値の種類」欄で「リスト」を選択します。
「リスト」を選択すると図のように「元の値」の範囲を指定する欄が表示されますので、あらかじめ作成しておいたリストのセル範囲をドラッグして指定します。
リストのセル範囲を指定できたらOKボタンをクリックして設定を完了します。完了すると図のように、指定したセルの右側に「プルダウン」のマーク（▼）が表示されます。
リストのプルダウンマークをクリックしてみると、図のように指定したリストが表示されるようになります。
ちなみに、元のリストのデータを書き換えると、クリックして出て来るリストの一覧も書き換えた内容が反映されます。データ入力の効率化にとても便利
定型的な一覧表を作成・入力する作業の多い方にとっては、この「ドロップダウンリストから選択」というのは非常に役に立つ入力方法だと思います。ぜひ使ってみてください。
ただし、以下のような場合には不向きかもしれません。
- リストに表示するデータの内容や量がどんどん変化するもの
- リストに表示する量が多すぎて「膨大なリストから探すより手入力したほうが早いじゃん！」というようなケース
状況に応じて使いこなすようにしましょう。
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