小規模事業者のためのIT資産台帳の作り方

小さなお店・小さな会社の「IT資産台帳」の作り方解説～その１～

パソコンやプリンタ、複合機などのIT機器を管理するというのは、今や小さな会社やお店でも非常に重要な管理業務の一つとなっています。IT機器を管理するのには、まず「ウチにはどういう機器があってどういうふうに使っているのか？」を資料化して整理しておくことが大切です。そのためによく使われるのが「IT資産台帳」という資料。

IT資産台帳とは？

社内・店内で使用しているパソコンやプリンタ、ネットワークハードディスクなどのIT機器をリスト化して記録しておくための資料です。言葉でいうとカンタンに思えますが、IT資産台帳というのを本格的に導入し管理しようとすると、結構な手間や費用がかかります。・・・けれども、ごく少人数で経営している会社やお店ではそう言った「費用のかかるIT資産管理」ではハードルが高すぎますね^^;

そこで、このページでは、きっと誰でもできそうな「ごくカンタンな管理ができるように」したIT資産台帳の作り方というのを解説します。

Excel（表計算）アプリで一覧表を作るだけ

作り方は、Excelなどの表計算ソフトを使える方であれば、それほど難しくなく作れる方法です。図のように、1台の機器を1行として一覧表を作るだけ。管理しておきたい内容を大まかに入力して一覧表にしておくというだけです。実際に図の例では

• 区分（PC？プリンタ？その他？と区別がつくように）
• 機器名称
• 型番
• メーカー
• 購入時期
• 購入元
• 状態（使っているか？使っていないか？それとも廃棄済の過去の機器か？）
• 主な利用者
• 主な用途
• 備考

を一覧にしているだけ、というものです。・・・ね、コレならExcelやGoogleスプレッドシートなど表計算アプリをちょっと使える方なら「なあんだ、カンタンじゃん」と作れることと思います。

ちなみに、図でご紹介した管理資産台帳のExcelデータをダウンロードできるようにしておきました。お使いになりたい方はどうぞダウンロードしてご自由にお使い下さい。（ただし、ご利用は全て自己責任にてお願いします。マクロもなにも使っていないただのExcelブックですので、操作の質問等は受け付けておりません）

https://drive.google.com/file/d/1ZWUwcyaofRnGbkoAVvoHro7EIc1glND_/view

本格的なIT資産台帳は、こういった単なる「1行1件の一覧表」ではなく、もっと詳細に情報を記録しておくようになっています。（例えばOSのバージョンとか、パーツの仕様とか、あるいはインストールされているソフトウェアの一覧とか、またそれに付随してソフトウェアやライセンスの管理表なども）。

そこまで本格的に管理したいという場合には、ご自分で少し調べたり勉強されたりしながら、専門家や業者さんにお願いするのが良いと思います。ここでは、「ウチにはどういうIT機器がどれだけあるのか？」を分かりやすくしておくための簡易的な資料、ということでご紹介しました。

「運用」するのが重要なポイント

IT資産台帳は、一度作ったらそれでおしまい、ではありません。将来的には必ずPCやその他の機器は入れ替わるわけですから、そのときには新たに作り直さなければいけません。

また、できれば定期的（例えば1年に一度とか）に台帳を見直して更新しておく、ということをしておいても良いでしょう（機器は変わらなくても、利用目的や利用者が変わる、ということはあるかも知れませんから、ね）

もう少し踏み込んだ台帳は？

さて単なる「一覧表」だけじゃ物足りないので、もう少し踏み込んだ管理帳を自分で作れないかな？とお考えの方も多いかと思います。その点につきましては、後日あらためてこのサイト上で別途ご案内させていただきます。