紙・Excelの二重入力を減らす業務改善支援

紙に書いた内容をExcelへ入力し、別のソフトにも同じ情報を登録する。毎月、いくつものファイルを開いて、数字をコピーして集計する。

ひとつひとつは小さな作業でも、毎日・毎月繰り返すと、大きな負担になります。入力間違いや、修正した内容の反映漏れも気になりますよね。

岸本ビジネスサポートでは、小さな会社・お店の仕事の流れを一緒に確認し、二重入力や転記、手作業での集計を減らす方法を考えてご提案し、仕組みづくりと運用を支援します。

こんなお困りごとはありませんか？

• お客様の名前や住所を、複数の台帳やソフトに入力している。
• 紙の申込書やアンケート回答、あるいは作業記録を、後からパソコンへ入力し直している。
• メールやLINEで届いた内容を、Excelの一覧へ転記している。
• 毎月、複数のExcelやCSVファイルを集めて、コピーして集計している。
• 情報を修正すると、他のファイルも直さなければならない。
• 担当者が作ったExcelを、ほかの人が修正・更新できない。

「今のやりかたしか分からない」「どこを変えられるのか（変えたら良いのか）検討がつかない」という段階でも、ご相談いただけます。

このような改善を支援します

一度入力した情報を、ほかの仕事にも使えるようにする

お客様の情報や受付内容を、必要な台帳・帳票へ引き継げるようにします。

例えば、Webフォーム等で受け付けた内容を一覧に記録する、台帳の情報から書類を作成するなど、同じ内容を入力し直す作業を減らす方法を検討します。

ExcelやCSVの整理・集計を見直す

ファイルごとに異なる項目名や入力方法を整理し、毎回のコピーや加工を減らします。

集計の仕組みだけでなく、元になるデータの残し方や、翌月以降も続けられる更新方法で考えて提案します。

担当者だけが分かる仕組みを、引き継げる形にする

Excelの使い方や更新手順を整理し、他の人も確認・操作出来る状態を目指します。

入力する場所、変更して良い部分、確認が必要な点を明確にし、日々の運用や担当者の交代に備えます。

小さな改善から、使える仕組みへ

改善の方法は、お困りごとによって異なります。

現在の作業の例	改善方法の例
紙の申込書を見ながらExcelへ再入力	入力フォームで受け付け、一覧に記録する
複数のファイルへ顧客情報を入力	共通の台帳を参照して使う
毎月CSVをコピーして集計	取込み・集計の手順を整理し、繰り返し作業を減らす
台帳を見ながら定型書類を作成	台帳の情報を使って書類を作成する

これらは改善方法の一例です。実際にどこまで対応できるかは、現在のソフトやデータの運用状況、業務の条件などを確認して判断します。

必要に応じて、Excel・Googleスプレッドシートなどの改善、クラウドサービスの活用、ツール間の連携、小規模な業務用の仕組みづくりまで対応します。

ご相談から支援までの流れ

1.困っている作業・業務を伺います

何を、どのくらいの頻度で行い、どこに手間がかかっているかを伺います。最初から整った資料や業務ルールなどをご用意頂く必要はありません。

2.現状を確認し、改善方法をご提案します

現在の台帳・帳票・ソフトと仕事の流れを確認し、改善する範囲、進め方、費用をご案内します。

3.仕組みを整え、実際の作業で確認します

ご相談した範囲で設定や仕組みづくりを行い、実際の仕事や業務に合っているか、一緒に確認します。

4.使い方と運用を整えます

ご担当者様への説明や手順の整理を行い、日々の仕事で続けられるよう支援します。必要に応じて、導入後の改善もご相談いただけます。

費用について

対象となる業務の範囲、現在の環境、設定・開発の範囲によってことなります。まずは状況をうかがい、支援内容と費用をご案内します。料金・プランも合わせてご覧ください。

「この転記、減らせないかな？」からご相談ください。

使いたいソフトや、具体的な改善方法が決まっていなくても大丈夫です。

「毎月この作業に時間がかかって大変」「同じ内容をあっちにもこっちにも入力している」など、普段の仕事で気になっていること、困っていることをお聞かせください。

小さな会社・お店の現場に合う方法を、一緒に考えます。