小規模事業者のためのデジタル化～その１～
2022年1月から、改正電子帳簿保存法が施行されますね。いよいよ、事業上の取引を電子データで保存しておくのが当たり前、という時代になります。
・・・え？2年間猶予ができたじゃないかって？・・・それは2年間電子データを保存しなくていいということではないので、ね^^;。
一番最初に「メールアドレス」をきちんと確認しておきましょう。
電子帳簿保存と何の関係もないように思えるかもしれませんが、電子帳簿保存対応の一番はじめの一歩として、ご自分の会社の事業用メールアドレスを確認しておきましょう。確認とは
- 事業用の連絡や手続きの際に使うメールアドレスを教えて下さい、と言われたときにすぐ分かるようにしておく
- メールの設定をし直さなきゃならない、という場合に備えて、「ユーザー名」「パスワード」をすぐに分かるようにしておく
これ本当に大事なんです。弊社では2002年以来ずっと小規模事業者さまの支援だけを専門にやってきていますが、デジタル化・IT化を進めようとなにか取り組むときに、「メールアドレスが分からない」「メールパスワードが分からない」が原因で、取り組むべきテーマになかなか着手できない、ということが非常に多いのです。
これをきちんとしておくだけでも、今後2年間の間に電子帳簿保存法対応するのにグン！と前進します。
ユーザー名とパスワードを整理しておきましょう
これも電子帳簿保存と何の関係もないように思えるかもしれませんが、実は関係大アリ！でしかも非常に重要なテーマです。
- インターネット上やまたはパソコン、スマホを使う上で利用している様々なサービスの、すべてのユーザー名とパスワードを全部洗い出して確認・記録しておきましょう
- その上で、すべてのパスワードを「全部異なるもの」にしておきましょう
「パスワード全部違うものに！？そんなのムリムリ」・・・とほぼすべての方がそうお考えになることと思います。けれども、ムリではありませんし、絶対にここは取り組むべきです。「ユーザー名・パスワードの整理」の方法については、また別途この連載の記事でテーマとして取り上げさせていただきます。
パソコンの中やスマホの中のデータの整理をしましょう
今後、デジタル化に取り組めば取り組むほど、様々な資料やデータを「保存」しておく機会が劇的に増えます。データの保存は、「その後必要に応じて取り出してくる」ことが大前提になりますから、取り出してくるのにどこへ保存したか分からなくなってしまう、というのが一番困ります。
まずはパソコンやスマホの中のデータの整理をしていきましょう。
電子取引してるものを洗い出しましょう
さていよいよ少しだけ電子帳簿保存法への対応に近いものです。電子帳簿保存法で「電子データとして保管すること」を義務付けられているのは、「電子データによる取引」に当たるものです。例えば
- 請求書などの支払証憑類がPDFファイルなど紙ではなく電子データで送られてくる（メールで添付されるとか、ネット上からダウンロードするとか）
- ネットで商品やサービスを購入した記録（Amazonで消耗品を買ったとか、有料のクラウドサービスを利用しているとか）
- ネットで商品やサービスを販売した記録（ネットショップとか）
などなど・・・今どきの状況ではどんな小さな事業所・お店でも、ネットで備品や消耗品を買うということは珍しくないだろうと思います。そういった「電子取引」に当たるものがウチの会社の場合どんな物があるのか？をひとつひとつ詳細に確認していきましょう。
取り敢えず「電子取引保存フォルダ」を作成しておきましょう
会社（お店）の事業用パソコンがある場合は、取り敢えずそのパソコンの中に「電子取引保存フォルダ」という名前でフォルダを作っておきましょう。
2022年1月1日以降、上記の電子取引というやつで発生した領収書や請求書は、データ化してこの「電子取引保存フォルダ」へ保存しておく、ということにしておくのが先決です。
その後、保存する際の名前の付け方を決めるとか、中身が検索できるようにしておくとか、そういう対応が必要になりますが、まずは「ココを見ればすべての電子取引のデータが入ってるよ」という保管場所を確保するのが最優先です。
