クラウド会計基本解説の3回めです。今回は「預金出納帳つまり銀行の通帳を記録・記帳する」作業の効率化について解説します。
※このページで解説している「インターネットバンキングを利用した口座情報の自動連携」については、改正銀行法による影響で2020年6月1日以降、多くの銀行と会計ソフトとの間で「自動連携」ができなくなる恐れがあります。以下、解説としては引き続き掲載しておきますが、従前と同様に「全部自動で銀行口座の情報がクラウド会計ソフトに取り込まる」ということには、今後必ずしもならないことにご留意下さい。
なお、今回の解説も基本的に「freee」についての解説となりますが、他のクラウド会計システムでも考え方・ノウハウなどについては同様のことが当てはまります。
会計作業で大変なこと～その2.預金出納帳～
会計・経理の事務作業で現金出納帳以外に大変なことというと皆さん口を揃えておっしゃるのが「預金出納帳」の管理のようです。何が大変かと言えば・・・
- 銀行口座（預金口座）ごとに分けて登録しなければならない。
- 銀行の通帳と照合して漏れのないように作業しなければならない。
最近はインターネットバンキングなども普及してきて、「通帳記帳してこなければ銀行口座の取引内容がわからない」なんていうことは少なくなりました。
けれども、通帳と照合して１円の過不足もなくきちんと記帳するというのは、やはり大変な作業です。
筆者は創業以来この「預金出納帳」について、「通帳に記帳された内容を、そのとおりに会計ソフトに打ち込まなきゃいけないなんて、なんという非効率なんだろう？」と疑問だらけだったのですが・・・
クラウド会計で超劇的な効率化
クラウド会計ソフトでは、この「通帳に記帳された内容をもう一度手打ちで会計ソフトに入れなきゃならない」という作業のムダ・ムリ・ムラの原因を根本的に解消しています。
インターネットバンキングに対応している銀行口座、というのが前提にはなりますが（今どきはほとんどネットバンキング対応してますから、ね）、設定さえしておけば
- クラウド会計側のシステムが、定期的に指定されたインターネットバンキングの口座データを自動で取得
- 自動で取得した口座の取引データを、仕訳に自動取り込み
- 取り込まれた仕訳データの「科目」「摘要」などを若干手直しするだけで仕訳完了
となり、預金出納帳の記帳・登録のほとんどを自動化することが出来ます。
また、freeeを始めとするクラウド会計の多くは「学習機能」を備えているため、例えば一旦「TEPCO 東京電力という摘要で取り込まれた取引は水道光熱費として自動仕分けされる」というような感じで、どんどん自動処理が増えていきます。
実際問題、筆者はこの「インターネットバンキングの自動取り込み」と「学習機能による自動仕訳」のおかげで、３本ある預金通帳の仕訳・記帳は超劇的に効率化しました。
どのくらい効率化したかと言えば・・・クラウド会計導入前の、フツーの会計ソフトでの預金出納帳への記録作業が、１ヶ月間に約２～４時間程度かかっていたのが、クラウド会計導入後、運用が安定してきた今では「３本分の通帳の記録作業で１ヶ月に５分～１０分程度」で終えています。
ポイントは「金額」と「日付」
預金出納帳への自動取り込みは、なんと言っても「インターネットバンキングから直接データを取り込む」ため、「金額」と「日付」が完全に正確に取り込まれるという点が最大の魅力です（摘要についてはちょっと操作や処理が必要な場合がありますが）。
金額の入力ミス、日付の間違いが一切ありませんので、慣れてくると「日付・金額」はほとんど目もくれずに「摘要」欄の内容から推察して自動処理できないものだけ「勘定科目」を当てはめる（自動仕訳なら勘定科目までも自動で登録してくれる）だけです。
キャッシュレスへの第一歩
クラウド会計導入の過程で、この「預金出納帳の処理」のラクさ加減を実感できると、多分多くの事業者様・会計担当者様が「現金でのやり取りよりも、出来るのなら何でも銀行振込・銀行口座経由で」と望むようになると思います。
巷で取り沙汰されている「キャッシュレス決済」という意味ではなく、本当に「現金取引からの脱却」への第一歩となり得る可能性が大いにあるのが、クラウド会計の「預金出納帳管理」の機能です。
今回の解説は「預金出納帳」の仕訳に関する効率化のお話でした。前回の「現金出納帳」の効率化とこの「預金出納帳」の効率化を、本当に皆さまの事業所・会社の会計経理作業に導入できたら、会計経理だけではなく様々な関連する業務・作業の効率化が進むことと思います。このあたりまでの解説をお読みいただくだけでも、クラウド会計導入への期待は高まると思います。
次回は、更に「クラウド会計導入での作業効率化～その３～」を解説させていただきます。
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