複数のシートを1枚の紙に印刷するには？～Excel～

Posted onAuthor岸 本圭史

Excelで作った複数のシートを1枚の紙に印刷するには？

例えばこんなケース

Excelで、「A4用紙に印刷する」つもりで以下のような書類を複数シートに作ったとします。

  • シート１：契約書１ページめ
  • シート２：契約書２ページめ
  • シート３：契約書３ページめ
  • シート４：契約書４ページめ

こうやってA4用紙４ページで印刷するつもりが、事情が変わって「A3サイズに、各２ページずつ印刷したい」ということになったら・・・？

PDF化して処理するのが一番ラク

Excelでは、異なるシートを１枚の紙に印刷する、という機能はそもそもありません。そこで、巷のExcel解説サイトや書籍では「何とかして複数のシートを１つのシートにまとめるためのテクニック」を色々解説していますが、正直言ってこれらのテクニックは面倒くさいばかりでとっても非効率。（ITで効率化するためにExcelを使ってるのに、たったこれだけのことで難しいテクニックを覚えたり色々手の込んだことをして余計に時間がかかってしまうのでは、正しい活用方法とは程遠い気がします）

それよりも、Excel上でなんとかしようとせずに「PDF化してから処理する」という方法のほうがはるかにラクです。どうしてラクかと言えば・・・

  • Excel→PDFへの変換はExcelの標準機能で行える（ただしExcel2007以降）
  • PDFのスタンダード「AdobeReader」なら、ちょっとした印刷設定の変更で複数ページを1枚の紙に印刷することが可能

だからです。具体的な手順を以下に示します。

Excel→PDFへ変換する

ファイル→エクスポート

Excelのメニューから「ファイル」→「エクスポート」と選択します。
「PDF/XPSの作成」を選択します。

オプションの変更

図のような「PDFファイル名を付けて保存先を選択する」画面になりますので、ここで「オプション」をクリックします。（ちなみに保存する際の「ファイルの種類」は「PDF」にしておいてください）

「発行対象」という欄が、元々（既定）では「選択したシート」になっていますので、「ブック全体」を選択し直してOKをクリックします。（これをやらないと、PDFに変換する際に、選択したシート1枚分しかPDF化されません）

オプションの変更が完了したら「発行」ボタンをクリックしてPDF保存を完了します。

PDFで印刷する

上記で保存したPDFファイルを、AdobeのAcrobatReader（AdobeReaderという場合もあります）で開きます。AdobeAcrobatReaderをインストールしていないパソコンでは、以下の説明通り行きませんので、ネット上からダウンロードしてインストールした上で行ってください（AdobeAcrobatReaderは無料でダウンロード・インストールできます。利用も閲覧・印刷だけなら無料で行なえます）。

印刷設定で調整

AcrobatReaderでPDFファイルを開いたら「印刷」ボタンをクリックします。すると図のような印刷設定画面が表示されますので、ここで以下の点を調整します。

  1. 「ページサイズ処理」の項目で「複数」を選択します（既定では「サイズ」という項目が指定されています）
  2. 「1枚あたりのページ数」の部分を「2」にします。また、ページの順序は「横」にしておきます。
  3. 上記2点を設定した上で、この画面の一番上「プリンター」の部分で印刷したいプリンタを選択します。
  4. 選択したプリンタの「プロパティ」を開き、印刷する用紙サイズや印刷品質などを指定します（この部分はお使いのプリンタによって設定が異なります）

※2.の部分で「1ページあたりのページ数を２、順序を横」にしたのは、「元々A4サイズ（縦）で印刷する予定だった各ページをA3用紙（横）へ２ページずつ配置して印刷する」ためです。応用で、１枚に３ページとか４ページということも可能です

あとは、実際に印刷するだけでOK。

ちなみに、例えば「契約書は元々A4縦で１０ページ分（つまりExcel１０シート分）作ってあったんだけど、A3印刷するのは３～８ページだけ」という場合でも、PDFにしてしまえば「印刷するページを３～８に指定」というだけで対応が可能です。

Wordでも同じ応用が可能

上記の方法は、「一旦PDFにしちゃってから、印刷処理で対応する」というものです。なのでExcelでなくても、例えばWordでこんなことをする場合にも対応が可能です。

  • A4サイズで作成したWordの書類をB4サイズで印刷したい
  • A4サイズ縦の書類を、縮小して「A4用紙を横にして各ページに２ページ分ずつ配置して印刷したい）

などなど・・・「印刷」をする場合には「PDF化してから印刷設定で処理」・・・知っておけばラクラクなんですけど、案外ご存じなかったり発想できなかったりする実践ノウハウかも知れませんね。

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