簡単入力・記録機能を業務にフル活用!~Googleフォーム~

Googleフォームを使って、小さな会社・小さなお店ならではのIT活用・業務改善してみましょう。

Googleフォーム

Googleが提供するインターネット上の「フォーム」機能です。Googleアカウントをお持ちの方なら誰でも無料で使うことが出来ます。

こんな感じのフォームです(図は簡易的に作成したサンプルフォーム)。

このGoogleフォーム、一般的には主に以下のような用途に使われています。

  • アンケートの回答
  • ご意見・ご要望等をお伺いする
  • ホームページなどからのお問い合わせフォーム

フォームをインターネット上に公開して閲覧者に入力してもらうと、入力結果は作成者のあなたご自身が集計したり1つ1つを確認することができます。

また、Googleの表計算ソフト「Googleスプレッドシート」へ自動で内容を転機して集計させることも出来ます。

Googleフォームの活用いろいろ

アンケート・ご意見ご要望を受ける

ホームページ上に、「自社のサイトや商品・サービスに関するアンケートフォームを設置する」「ご意見やご要望を伺うフォームを設置する」なんて言うと、なんだか難しそうな印象を受けられるかも知れません。小さな会社やお店ではとってもムリ、と思われている方も多いかと思います。

けれども、Googleフォームを利用すれば、難しい設定や専門的なWebの知識や技術がなくてもこういう「Web上からの意見や感想を収集する」ことが出来ます。

お問合せフォーム

ご意見やアンケートではなく「返事が必要なお問合せフォーム」というのも、Googleフォームを使って実現することが出来ます。実際、弊社Webサイトのお問合せフォームは、このGoogleフォームを利用して実現しています。(→弊社お問合せフォーム

例えばこんな応用・活用方法

さて、Googleフォームは上記のようなアンケートやお問合せといった「対お客様」のツールとしてではなく、全く別の活用方法も色々考えられます。

業務記録の報告

このページの一番最初に表示したサンプルのように、「フォームの入力内容」に「日付・時刻・お客様名・内容」などを指定しておき、このフォームをインターネット上に設置しておきます。
自社のスタッフに「お客様への対応・サービス提供が終えたら、このフォームに入力するように」と指示して使ってもらうことで、Googleフォームが「業務記録報告」のツールとなります。
これ、ポイントは以下の点。

  • Googleフォームは、スマートフォンやタブレットなどモバイルツールでも、ネットでアクセスさえ出来れば簡単に入力ができる
  • Googleフォームは、「指定した相手にだけ利用させる」という限定的な活用もできるので、社内のスタッフだけに入力させるということが可能(ただし厳密には有料版のGSuiteの利用が必要になりますが)
  • スプレッドシートで一括集計・閲覧できるので、報告を受ける側の管理も非常に効率が良い

作業履歴や作業時間の集計

業務記録に似ていますが、「日付・作業内容・開始時刻・終了時刻・担当者名」などを入力項目に指定しておけば、データを集計することで「作業時間の集計」なども簡単に実現できます。
作業にかかった時間や労力に応じて費用や料金が発生するようなご商売を行っている会社やお店の場合には、非常に有効な作業時間の把握方法になりますね。

様々な業務の「記録」を「簡単に」

Googleフォームを単に「ネット上で意見を書いてもらう」機能だと思い込んでいるとそれだけにしか利用できません。けれども、

  • あらかじめ決められた内容・項目を入力してもらう
  • 入力された情報を蓄積・集計・解析する
  • 蓄積・集計・解析した情報を必要に応じて業務に再利用する
  • ネット上のあらゆる場所から簡単・素早く入力することができる

という点に着目して、これを業務に活用・応用できないか?と考えれば、実際には実に様々な利用方法が考えられると思います。

世の中には様々な「有料サービス」や「目的別の情報収集ツール」がゴロゴロ転がっていて、どれを利用すればよいのか迷われる方も多いかと思います。また、「なんかそういうのって、なんだかんだと料金がかかって高くつきそう」というイメージで躊躇されている方もいらっしゃるかもしれません。

けれども、Googleフォームなら、基本的に全部無料での利用からスタートできます。利用方法も難しくなく(いやむしろ簡単と言って良いくらいでしょう)、多大な負担をかけずに活用することが出来ます。

ネットやITをもう少し踏み込んで活用してみたい、とお考えになっている経営者様・事業主様、ぜひあなたの会社やお店の業務にGoogleフォームを活用してみませんか?

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