小さな会社なら今こそセキュリティ対策

小さな会社・小さなお店(小規模企業)にとって、「セキュリティ」というとなんだかハードル高い上に「別に関係ない」という話になりがちなこと・・・と、言っていられたのは数年前までの話。今は「セキュリティ対策」こそが「儲かる道のひとつ」になり得るんです。

難しくない、セキュリティ対策

セキュリティ対策というと、どうしても「難しそう」「ハードル高そう」という印象で腰が引ける経営者様も多いと思いますが、ちょっと待ってください、何を「難しそう」だと思い、何を「ハードル高そう」と思っているのでしょうか?

実際に何をすればよいのか理解していますか?

なんとなく難しそう、という印象だけで遠ざけてしまっていませんか?実際にセキュリティ対策とは、何をどうすることなのか、理解した上で「難しいかどうか」「ハードル高いかどうか」あるいは「自社に関係ないかどうか」を判断しませんか?

「情報」を「適切に扱う」ことがセキュリティ対策

ちょっとした知識を持つことと意識を変えることで、セキュリティに対する知識や対策はグンと身近なものになります。例えば・・・

  • お客様や取引先様の名前や連絡先が書かれた書類(見積書とか、請求書とか、顧客別のカルテとか)は、人目につくところに放置したりしてはいけません。
  • 会社で業務として取り扱っているモノや情報は、大切な「営業上の財産」ですから軽率に持ち出したり人に見せたりしてはいけません。
  • 会社で利用しているユーザー名やパスワードは、場合によってはネットバンキングなどの操作に使うものだったりするので、軽々しく教えたり、知られたりするような事にならないよう注意しなければなりません。

・・・と、こういうこと。つまり「言われれば確かに、そういうことは注意しなければいけないな」ということを知っているだけでも、ずいぶん印象や意識が変わりませんか?

つまり、「会社の営業上・経営上、利益に結びつく(あるいは不利益に結びつく)ような情報は慎重に扱うべし」ということさえ知っていれば、何を対策すれば良いかもおのずとハッキリしてきます。

むやみに知らせない・知られないようにする

実は「セキュリティ対策」のほとんどは「パソコンやITに専門的な仕掛けをして防ぐ」というような事ではなく、「日常の業務や作業のルールを変更する」ことで対策ができるようになります。例えば・・・

頻繁にお客様の名前や情報を印刷しなければならないような業務では、「印刷した書類をどこへ保管しておくか」をルール化して習慣づける

会社のパソコンで印刷してプリンタから出てきた書類を、事務所の誰もが見られる机の上に放置しておかないとか、「印刷された書類は必ず担当者の机のファイルの中へ綴る」というような習慣をつけましょう。この事によって、外部から関係のない第三者が入ってきたときに、不用意にお客様の名前を知られるようなことを防げます。

業務で使う資料や書類は許可なく事務所の外へは持ち出さないとルール化する

例えば「お客様のところへ訪問する」という場合に、お客様の住所や名前を書いた書類を勝手に持って営業車のシートに放置する、というようなことを禁止するだけでも、情報セキュリティに対する従業員の皆さまの意識がガラリと変わります。

対策したら「公表」することで利益につながる

上記のような「セキュリティ対策をルール化する、習慣化する」のは、実際には少々面倒くさかったり、場合によっては今までの仕事のしかたを大きく変えなければならなくなり業務上の負担にもなります。

このことが理由つまり「面倒だ」「負担ばかりかかって何も利益にならない」ということが理由で「分かっているのにやらない」という経営者さんが多いのも実情のようです。

けれども、セキュリティ対策は「公表すること」により確実に利益に繋がります。例えば次のようなことがホームページ上に書かれていたら、あなたはその会社をどう評価しますか?

「弊社ではこのたび、社内のセキュリティ対策を強化するために、顧客情報・お取引先様の情報を専用スペースに保管し、許可なく外部への持ち出しを禁止するような社内体制を構築しました。また、弊社へ外部の方が来社される場合には、来社(入館)記録をつけさせていただき、社内では不要な持ち物の持参をご遠慮いただくよう徹底するようにさせていただきます。」

「なんだかこの会社、面倒くさいことを始めたなぁ・・・」と思われるかもしれませんね。けれども、こういう対策を実際にやっていると知ると「なに?あんなに小さな会社なのにここまで徹底してるの?それはすごい取り組みだな」と信頼感が増すのも事実です。

小さな会社の経営者さまなら、もうお分かりでしょう?

「信頼感」・・・これがどれほど大きな利益を生むことになるか。

そのために取り組む実際の対策は、それほど多大な費用や労力のかかるものではありません。もし「セキュリティ対策、やろうとは思うんだけどなあ・・・」と少しでもお考えの中にあるのでしたら、ぜひ今すぐに取り組んで下さい。

ただし・・・取り組んで利益を生むのは多分「今年」と「来年の初め」くらいまでです。

なんで?なんで今年と来年の初めくらいまでなの?実際にどう取り組めばよいの?という方、弊社がお手伝いさせていただきます。どうぞお気軽にご相談下さい。

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