筆まめで顧客管理

年賀状ソフト「筆まめ」を利用した顧客管理

筆まめの住所録はスグレモノ

年賀状ソフト「筆まめ」の住所録は、辛口の私ども岸本ビジネスサポートでもかなり強力にオススメするスグレモノの機能です。
宛名印刷のための住所録という機能だけでなく、登録した宛名（相手）のさまざまな情報を記録しておくことが出来るため、これを顧客管理システムの代用品としてオススメしていることもあるくらいです。今回はその「顧客管理機能」に使えるいくつかの機能をご紹介。

住所を3つ登録できる～基本中の基本～

ひとつの相手先（お客様）に対して、住所を「自宅・会社・予備」の3つ登録しておけるという非常に便利な機能が備わっています。
取引先の会社の部長さんなので、普段は会社とのやりとりだから会社宛なんだけど、年賀状はご自宅へお送りしたい
というような場合に非常に便利に使えます。この「住所が3つ登録できる」というのは、ホンモノの顧客管理システムでも無いことがあって、かえって筆まめのほうが優れてるんじゃないか？と思う点です。

備考欄を自由な記録として利用できる

各住所録（相手先）に、「備考」を記録しておくことが出来ます。備考欄は１～５までありますので、ご自分のお店や会社での活用に合わせてあらかじめ「備考１に書く内容」を決めておいて、その内容についてメモを書いておくということが出来ます。
例えば、洋服を販売しているお店の場合、備考１にお客様の服のサイズ、靴のサイズなどを書いておくというような使い方。

マークを使って簡単に分類

また、「マーク」というのも１～５まで自由に使うことが出来ます。
備考と同様、あらかじめご自分で決めておいて、該当する方にだけマークをクリックしておくという方法で活用できます。
例えば、「当社でAという商品をご購入いただいたお客様はマーク１をクリックしておく」という風に決めておくと、後で「商品Aをお買い求めになったことがあるお客様だけに商品Aのお得情報をDMで送る」というような事が簡単に出来るようになります。

記録した情報を元に抽出する機能

住所録に記録したさまざまな機能を元に、条件に当てはまるお客様を抽出することが出来ます。例えば先ほどの「マーク１にマークしてある（＝商品Aを購入・所持している）お客様だけを抽出して、その方たちだけにDMを送りたいと言うような場合、図のような要領で簡単に抽出ができてしまいます。

メニューから「カード抽出」を選び、抽出条件の設定に「マーク１がマークされている」と設定して「実行」をクリックするだけです。ちなみにこの抽出、条件設定を記録しておくことが出来るので、「商品Aを購入・所持している方」というような名前で書式として登録しておけば、後で繰り返し抽出作業をする際に非常に便利です。

「分類」でお客様を分類することも可能

また、図のように宛先をそもそも「分類」しておくことも出来ますので、例えば「顧客」だけでなく「取引先」「問屋」など、さまざまな宛先を一つにまとめて置くことも出来ます。

データはエクスポートしてExcelなどでも活用できる！

また、筆まめ住所録の優れているところは「作成したデータ（＝顧客情報）を、Excel等のデータへ変換して活用できる」という点にもあります。

図のように「ファイル→他の住所録形式で保存」とクリックします。

 

他の住所録形式を選択する画面になりますので、ここでOutlookとかExcel（区切り文字形式）などで変換することが出来ます。
変換したデータは、Excelなどで自由に編集できますので、例えば「顧客一覧表」とか、「あいうえお順に並べたリスト」とか、あるいは「住所地域ごとに分類した顧客表」などを作成することも可能です。

ちなみにデメリットは？

いかがでしょうか？こうご紹介すると、なんだか良いことばかりの筆まめ住所録のような印象を受けられると思います。もちろん、こうやってご紹介しているくらいですから、非常に優れた顧客管理システムとなり得ることはもちろんなのですが、そうは言ってもやはり「代用品」なのでデメリットはいくつかあります。それは

• あくまで「住所録」であること・・・「何月何日にこのお客様とこういう取引をした」というような時系列に沿った履歴のような記録をつけるのにはあまり向いていません。
• クラウド利用できない・・・デスクトップパソコン用のアプリなので、１台のパソコンへインストールして使うという両方になりますので、クラウドで共有というようなことが難しいです。

と、いくつかデメリットとも言えるような点はありますが・・・実際問題小さな会社やお店の「お客様の情報を一元管理するソフト」としては非常に優れていることは確かです。
何となくお客様の情報がいろんなファイルや書類に散在しているという方、ぜひ筆まめで一元管理されてみてはいかがでしょうか？