独立・開業~開業時に必要な事務用品 ハードウェア編~

独立開業して個人事業主としてスタートする時に必要な事務用品、今回は「ハードウェア」つまり用品というよりは「事務機器」について

このページでは、サラリーマンが独立して個人事業主(個人経営者)として開業・起業する(した)場合を想定して解説しております。

必須な事務機器

パソコン

今の時代、何はなくともパソコンは必須です。デスクトップパソコンにするかノートパソコンにするかといった「選択肢」については色々ケースバイケースですが「用意しないでスタートする」はありえません。

え~~?今の時代パソコンなんて・・・スマホやタブレットで十分じゃん!と思われた方も多いかもしれませんが、ここは必ずパソコンを用意しておきましょう。過去の経験がご参考になるかどうか分かりませんが、私が15年間で経験した全ての業種・業態・規模で「パソコンじゃなくてスマホやタブレットでも良かったんじゃない?」というお客様はゼロでした。どうしてかと言えば・・・次の項目が関係してくるからです。

プリンタ

パソコン用意したらプリンタも必須です。今の時代、かなりの割合で「紙を使わずに商売が進められる」ようになっては来ましたから、5年前10年前よりはプリンタが必要になる頻度は低いです。が、やはり肝心なところで「紙に印刷する」という作業が必要になります。

上記の「パソコンじゃなくてタブレットでもイイじゃん」が通用しないのはこれが理由です。様々なシーンで様々な「印刷」をしなければならない時に、パソコンなら何とか対応できることが多いですがタブレットとプリンタでは現在のところまだ出来ないことのほうが多いのです。

FAX

連絡手段として従来の電話に加えてメール・SNSなどが使われるようになり、FAXでのやり取りは激減しましたが、やはりこれもイザという時に無いと困るものです。必ず用意しておくようにしましょう。ただ、FAX単体で機器を買う必要はありません。最近はパソコン用のプリンタにFAX機能がついているものも珍しくなく、また値段もだいぶ安価になってきましたので、ね。

出来ればあったほうが良い機器

シュレッダー

どういうご商売でも、色んな「個人情報」「企業秘密」などが書かれた書類を処理しなければならないシーンがあると思います。そういう場合にやっぱりシュレッダーが必要です。安いものは手回しのシュレッダーで1,000円くらいからありますし、少し書類量の多い場合は1万円くらいの電動シュレッダーを用意しておくと良いかもしれません。

スキャナー

上記のパソコン用プリンタ・FAXなどの複合機に大抵付属してくる機能なので、単体で別に用意する必要はほとんどありませんが、「書類をコピーしたりパソコンへ取り込む機器」は、あると何かと便利です。

パソコンはどんなものを選べば良い?

開業時でなくとも、個人事業主・個人経営のお客様から非常に多く受ける質問です。これについては、正にケースバイケースで一概には言えないというのが正直なところなのですが、ご相談いただく方々の多くが「判断基準として間違った事を鵜呑みにしている」場合が多いので、その注意点を列挙しておきます。

「高いパソコンを買って長持ちさせよう」は間違い

この記事を書いている時点で、事務作業用のデスクトップパソコンを一式揃えようと思ったら相場としては10万円くらいで十分購入できます。それを「もうちょっと性能の良いのを買って、長持ちさせよう」という意図でわざわざ高額で高性能なパソコンを買うのは間違いです。パソコンの性能なんて、3~4年も経てばあっというまに劣化してしまいます。また、パソコンを動かしているOS(WindowsとかMacとか)も3~4年に一度大幅なバージョンアップを行いますから、パソコン1台買って5年も10年も持たそうと考えるのはあまり賢い選択とは言えません。

「どうせ事務にしか使わないから一番安いので」も間違い

同じ事務作業と言っても様々です。メールしかしない、という事務作業もあれば、「伝票入力して、帳票出して、会計処理して給与計算もする」事務作業もあります。事務作業のついでに、ちょっとチラシやパンフレット作ろうと思って、イラスト作成したり写真編集したりすることになるなんて場合もあります。「安くあげたい」一心でご自分の商売での事務作業を過小評価せず、「どういう作業に必要なパソコンなのか」をきちんと判断するようにしましょう。

プリンタは身の丈にあったものを

「業務用だから」「事務所用だから」といって、レーザー複合機をウン十万もかけて導入したりする方も多く見受けます。大抵の場合は地元の代理店販売業者に薦められてその気になって必要もない機能を「使うかも?」と思い込んで入れてしまうというパターンなのですが、それ、本当に大きな金額をムダにすることになりますから、そういうものは慎重に検討しましょう。特にリース組むなんて言う話になったら、一旦導入したらリース終える時期(5~7年先)まで解約できなかったり違約金が発生したりで、後悔先に立たずですから、ね。