勤怠集計作業のIT化支援

毎月の勤怠集計作業、大変ではありませんか?

従業員・・・特にパートタイマーさんなどのように「勤務時間で給与が決定する」従業員さんの給与計算に欠かせない「勤務時間の集計・計算」。給与計算に関わる作業なので、時間給の従業員さんを雇用している会社ではほぼ毎月発生する作業ですね。けれどもこれが案外大変だったりしませんか?

  • タイムカードの打刻忘れを毎月何度も確認・修正しなきゃならない
  • 給与計算ソフトと別に集計しているので計算作業が大変
  • 直行・直帰などがあって「打刻できない」ケースがある

などなど、個別の企業様の様々な事情で、勤務時間の集計を簡単にやろうとしても、なかなか効率よく行かない企業様が多いと思います。

勤務時間・勤怠集計システム構築を徹底支援

そんな企業の経理・給与計算担当の方や、そういう事業を営まれている経営者様へのご提案です。

Excel勤務時間計算

Excelを利用した勤務時間集計システム

岸本ビジネスサポートがご提案させていただくのは、Excelを利用した勤務時間集計システムです。
表計算ソフトのMicrosoftExcelを使ったシステムなので、Excelがインストールされているパソコンならどのパソコンでも利用できます。一般的な市販のソフトのように「インストール」が必要ありません。

独自設計

いわゆる「マクロ」を応用した独自の簡易システムです。個別にご相談・お打合せして設計しますので、お客様が本当に使いやすいように設計します。例えば

  • 集計が終わったらクリック一発で、「2枚ずつ」印刷できるようにしたい
  • PDFファイルにして保存したい

などなど。

市販ソフト・市販システムとの違いは?

市販のタイムカード集計ソフトや勤務時間集計ソフトなどを使うと、「規定の勤務時間」や「時間外労働時間」の設定、「何分単位で計算するのか?」など様々な初期設定を行わなければなりません。しかも、もし「ウチの就業ルールに合わない」というような設定だと、せっかく集計しても正確でなかったり、手作業で計算しなおしたりする必要が出てきたりします。その点、独自に集計システムを構築しておけば、余計な設定をする必要が一切ありません。構築した後は「タイムカードに打刻されている時間をそのまま数字で入力していくだけ」

タイムカードや打刻機とセット販売の製品と比べると・・・?

タイムカードとパソコンをつないで、タイムカードのデータをそのまま取り込めるという機器の場合、

  • 従業員の打刻忘れ(あとでボールペンなどで手書きしたりしてデータで残らない)
  • 支店や支社など複数箇所にタイムカードを置く場合
  • ローテーションで勤務地が変わる場合
  • 直行・直帰などがあって「打刻出来ない」ケースがある場合

など、「結局、手入力で時刻を入力しなければならない」というケースが多々発生します。その割に機械とシステムそのものが高価なので、結果的に「費用ばかりが高くついて、それに見合うだけの効果が得られない」ことが非常に多いのです。

クラウドの勤怠管理サービスとの違いは?

クラウドサービスでよくある「スマホでデータ管理」「専用社員カードでタッチするだけ」のようなシステムの場合、一人月額いくら、というような費用が継続的に発生します。
大きな会社(従業員が30人とか50人とか)で、勤務体系がシンプルで、なおかつ従業員にそういったシステムの利用を徹底できる状況にある場合はクラウド勤怠管理サービスが便利な場合もあります。けれども、例えば

  • 従業員の「カード忘れ」「紛失」がやたらと多い
  • スマートフォンを全員に持たせるということが出来ない
  • 「カードの不正利用」防止を徹底できない

などのような問題を抱えている場合には、結果的に中途半端な利用になり「効率化」を実現できなかったりします。

以上のような理由のどれかひとつでも当てはまるという企業様、無理やり「全部自動で集計するシステム」に多額の費用と労力を費やして、結果効率良くなったんだか逆にシステムに振り回されてるだけなのか良う分からんというような状況からは、もうさようならしませんか?
それよりもむしろ、打刻されたタイムカードの情報を、手入力でバシバシ入力するだけ、のほうがかえって効率よく作業が出来るのではないでしょうか?

利用例:例えばサービス業M社様の場合

従業員数17人(うちパートタイム従業員10人)
この会社の場合、パートさんが全員女性でなおかつほぼ全員が「主婦」。社長の奥様から「主婦感覚として1分でも残業は残業として見てもらいたい、という気持ちを少しでも汲み取りたい」という意向があり、以下の様なちょっと変わった「残業体体系」の計算をご相談されました。

  • 8時間以上の労働時間を残業
  • タイムカードの端数の合算が30分以上になったらそれも残業として計算する(例えば10月1日に12分、10月4日に10分、10月5日に11分の端数時間が発生したら、合計12+10+11=33分なので、30分の残業がつく、ということにする)

なおかつ、「パソコンの操作に疎いので、とにかくタイムカードに印字された時間を数字で入力するだけにしたい」とのご要望。そこで、

  • 右図のように「現在入力している行を常に色で表示できるように
  • 入力は「数字」だけを入力すれば良いように

という設計をしました。

費用

システム構築作業費用 10,000円
お打合せ・設計作業費用 5,000円×所要時間数

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