クラウド会計freeeってどうよ?

クラウド会計サービス「freee」の実際の使い勝手を、体験談を元に解説いたします。

クラウド会計「freee」

事業を営んでいれば避けては通れない「会計」。多くの方が会計ソフトを使っていると思いますが、最近注目を浴びているのがクラウド会計ソフトの「freee」。弥生会計とか勘定奉行などのような「パソコンにインストールして使う」のとは根本的に異なる「ネット上のサービスを利用して会計を記帳する」というシステムです。

私ども岸本ビジネスサポートでも2013年より利用を開始しております。
はたしてその使い勝手はどうなんでしょうか?というところを、体験談を交えながら解説していきます。

freeeの良いところ

インターネット上のサービスを利用して記帳するいわゆる「クラウドサービス」なので、パソコンにインストールして使う会計ソフトに比べて以下のようなメリットがあります。

  • ネットに繋がっているパソコンからならいつでもどこからでも使える(パソコンにソフトをインストールする必要がない)
  • 消費税率改訂などの法改正があってもバージョンアップを自分でする必要がない
  • データはすべてクラウド上に保管されているので、万が一事務用のパソコンを取り替えたとしてもデータは保持される

また、以下のような使用上の特長も見逃せません。

  • スマホ・タブレットでも利用できる
  • 銀行口座の記帳やクレジットカード利用の記帳を、ほぼ自動でやってくれる
  • 学習機能のお陰で使い続ければどんどん「自動化」の精度が上がる

実際のfreeeって?

右図のようなトップページの画面へアクセスして使います。基本的にすべてブラウザの画面上で作業できます。

初期設定(導入時の設定)などは必要ですが、その後の日々の業務は、赤丸でかこってある「収入」「支出」「振替」のいずれかの作業を行っていくだけでOKです。
会計の知識うんぬんは税理士さんとかに任せておくとして、実際問題事業を営んでいてお金の記録を付けるという話になったら、

  • お金が入ってくる(収入)
  • お金が出て行く(支出)
  • お金の名義を変更する(現金→銀行口座へなど:振替)

しかあり得ないわけです。
そういう「経営者目線」のシンプルな発想で作られているのがfreeeの最大の特徴です。
具体的な操作感とかそういうのはfreeeのマニュアルにお任せするとして・・・

freeeを使うと本当に作業が劇的に効率化するのか?

freeeの売りの1つに「バックオフィス作業の劇的な効率化」というのがあります。バックオフィス作業というのは、いわゆる「経理業務」「帳簿をつける作業」のことなんですが・・・果たしてそんなに「劇的」に作業は効率化するのか?

先に答えから言うと「Yes、劇的な効率化が図れます。けれどもそのためには多くの変革が必要です」です。

劇的に効率化する部分

  • 銀行口座はほぼ全自動で記帳されます。ネットバンキングの情報と同期して、その後仕訳も自動でやってくれますので、やることと言ったら訂正作業くらいのものです。その訂正にしたって学習機能の蓄積でどんどん精度が上がっていきますので、半年もすると訂正作業はほんの数行程度になります。
  • クレジットカード決済もほぼ自動。銀行口座と同様です。
  • 実際に手入力しなきゃいけないのは売上の記録と、現金出納くらいのもの。

なので、運用が軌道に乗ってくると「細々とした明細の入力作業」はほとんどなくなります。

また、スマホやタブレットからも入力・確認ができますから、例えば「電車代やタクシー代を現金で払った」というような場合、その場でスマホ使って入力なんてことも出来ます。こういうことも併用していくと「パソコンに向かって会計データを入力」なんていう話はどんどんなくなっていきます。実際私自身が使っていて、freeeに何を入力しているだろうと考えると、1周間に一度程度銀行口座の明細の訂正作業をするのと、1ヶ月に一度、現金出納の入力をほんの数行行うだけです。

弥生会計を使っていた4年ほど前と比べると、多分「入力」作業に費やしている時間と労力は、10分の1以下になっていると思います。

効率化させるのに障害となる部分

ただし、それだけをもって「作業が効率化した」と評価は出来ません。会計・決算て、最終的には「税理士」「会計事務所」に経理データを渡して処理してもらってナンボです。なので、「データ入力してその整合性が取れていればOK」ということにはなりません。

残念ながら担当されている税理士の先生や会計事務所が納得してくれるカタチで書類を作らないと、決算処理もなにも始まらないのです。
税理士・会計事務所がfreeeに対応してくれていればこの障害は無いも同然ですが、会計事務所・税理士さんが「ウチはTKCじゃないと」「ウチは弥生会計だから」「ウチはMJSなので」「JDL使ってくれなきゃ」という感じで指定があったりすると大変です。(弥生会計の場合は唯一、freeeから弥生会計用のデータへエクスポートしてくれますので効率化が図れます)。こういう場合、多くは「総勘定元帳」を印刷するなりPDF化するなりして税理士へ渡し、それをむこうで入力してもらって・・・ということになりますね。そうなると、「訂正」が入った場合にその訂正分をfreeeへ反映させるために入力しなおさなければなりません。この作業が始まってしまうとエラい労力がかかります。

また、会社やお店での経理作業に複雑なルールや変わったルールなどがあると、「効率の良さ」をなかなか発揮できない場合があります。
例えば「入金伝票・出金伝票をExcelで入力して、その内容を元に会計ソフトに入力していく」なんていうルールを作っている会社があるんですが、こういう場合だと、現金の出し入れを直接freeeに入力できずに、一手間もふた手間も余計な作業が発生するので、効率化は望めません。(こういう場合にはそもそもその会社のルールや習慣を変更していく必要があります)

そういう点を考慮する必要がありますので、freeeにすればなんでもかんでも経理作業が劇的に効率化するという単純な話ではないことがご理解いただけるかと思います。

それでもやっぱりfreeeは効率化に貢献する

上記のように、会計事務所・税理士との関係や「記帳・仕訳以外の経理業務」を考えて闇雲に盲信するわけには行かないと言っても、それでもやはりfreeeは今後小さな会社・小さなお店の業務効率化に大きく貢献する非常に優秀なサービスだと私は考えています。

効率化出来ない部分というのは、決断して変革すれば改善することの出来るしがらみだったり古くからの慣習だったりします。それらを改善していくことでfreeeは会計業務を効率化していくのと同時に「企業が変わる・成長する」ためのトレーニングの場にもなっているんじゃないかな?と思ったりもします。

お問合せ
お問合せ

ちなみに、freeeについてもっと詳しく知りたい、導入してみたいけど・・・という事業者様、私どもでの実体験を元により詳しく個別具体的な相談・アドバイスを承っております。どうぞお気軽にお問合せ下さい。