今回のIT活用のムダは「IT使わないほうが良い」という話とは真逆のお話ですが、どこの会社でもありがちな話です。

集計業務に潜むムダ

ウチの商品の売れ行きって、どういう特徴があるんだろう?どういう人が買っていて、どういう価格帯が売れてるんだろう?・・・販売戦略や営業戦略を立案したり実行していく過程でそういう集計をしてみようという話はよくある話だと思います。

こういう「集計」とか「データ分析」みたいなことをやるためには、やはりたくさんの数値を合計したり、平均や標準偏差を取ったりなど、様々な形で計算処理をすることになります。当然そこには「Excel」のような表計算ソフトの出番になって、グラフ化したり、一覧表にしたりと、いろんな事を目論むようになるわけです。

データを集計したいから、Excelを使って処理する

今回の話は、このことがムダだという話ではありません。むしろ、大量の販売実績や顧客データを持っているのなら、むしろ積極的にExcelのような計算処理ツールを使って分析するべきです。(使いこなして経営に役立てるのであれば、ITは大いに活用したほうがイイのは大前提なのですから、ね)

じゃあ、どこにムダが・・・?

知らないと大損する「ムダ」

今回のムダはズバリ!「知らずに手作業でやっているムダ」です。

例えば「商品別の販売先顧客年齢」を集計して調べたい・・・と言うような場合に、販売管理システムの販売履歴からExcelへ顧客年齢と販売年月日を手入力で転記して、転記し終えたExcelシートを年齢別でグループ化したり並べ替えたり、グラフ化したり・・・

一見効率よく思えますが「Excelへ転記」というところがとっても面倒くさい作業でその上ムダです、ね。(これ、実際にやってみるとかなりの労力がかかります)

このムダ、実は次の2つの事を知っていれば大幅に省力化することが出来るかもしれないのです。

大抵の販売管理システムは「データエクスポート」機能がある

販売管理ソフトや売上管理システムのようなITシステムは、大抵の場合「データエクスポート」機能があります。そのシステム内だけでは対応しきれないさまざまなデータ集計のために、入力・記録されているデータを処理しやすい形で出力することが出来る機能です。

Excelにはデータインポート機能がある

そして、Excelにはデータを取り込む(データインポート)機能があります。これも目的は同じで、他のシステムから出力したデータをインポートして、Excelの集計機能やグラフ機能を使って処理する目的です。

エクスポート機能でデータをエクポートして、それを一気にExcelにインポート

使っている販売管理システムに「商品別の販売先顧客年齢の集計」のような機能が無かったとしても、販売記録のデータと、販売先の顧客データ、さらにその顧客の年齢がシステム内に記録されていれば、エクスポート機能とインポート機能を利用して、まとめてExcelに取り込むことが出来るというわけです。

「転記」作業が発生したらとにかく省力化を試みてムダを省く

データの集計するのに、もととなるデータを「手入力」しなきゃいけないということでは、「手入力する時間と労力」が大きなムダになります。こういうことをやろうと思いついた時には、まず以下のことを検討して取り組みましょう。

  • その集計、結果的にムダ足に終わることはないのか?(一生懸命やったつもりで、あとになってみたらその集計あんまり意味がなかったなんてことになると、やった分だけ大きなムダになってしまいます。)
  • 集計するために必要なデータ入力、それ本当に必要?(ここが今回解説したテーマ。画面や印刷資料を見てExcelへ手入力するというような転記作業が発生した場合には、この部分をよく検討すべきです)

今回は「ITを使うことによるムダ」というよりは「知識不足、認識不足ゆえに、やらなくて良い作業を余計に発生させてしまう」という意味のIT活用のムダをご紹介しました。これ、皆さんの会社の事務作業にも、結構たくさん潜んでいるのでは?