バックアップで重要なもうひとつの要素「機能と設定のバックアップ」

設定と機能のバックアップは難しい

データのバックアップと異なり、設定や機能は「何らかのデータをUSBやHDDへコピーしておけばそれで済む」というわけに行きません。

例えば、MicrosoftOffice(WordやExcel)などの機能はバックアップを取ることが出来ません。これらのソフトは「パソコン1台について1つソフトを購入してインストール」というライセンスになっているので、設定や機能をコピーして別のパソコンへ移し替えるというわけにいかないのです。現在ではMicrosoftOffice以外でも多くのソフトが「ライセンス制」になっているので、あるパソコンから機能をコピーしてきて別のパソコンへ移し替えることはほぼ不可能です。これが難しいという意味。

ではどうやってバックアップ?

実際には「データのバックアップ」のように設定や機能をコピーして保管しておくわけではありません。

現在使っているパソコンが壊れた時に、すぐに別のパソコンにそれら機能や設定を復元できるように、平常時にその用意をしておく、というのが機能と設定のバックアップです。

具体的には、例えば現在使っているパソコンに「MicrosoftOffice」のようなライセンス制のソフトウェアをインストールしてある場合、万一の際に別のパソコンに同じMicrosoftOfficeをインストールして復元できる用意をします。
MicrosoftOfficeは、「パソコン買った時に付属でついてきた」というタイプを買わずに正規のソフトをパソコンとは別に購入しておけば、「現在使っているパソコンとは別のパソコンにもう1台だけインストールできる」という決まりになっています(2017年5月8日現在)。また、1台壊れて使えなくなった場合に、その1台からライセンスを外して別のパソコンへ移行する事もできます(パソコンに付属してついてきたOfficeではこれが認められません)。
こういうライセンスをきちんと確認した上で「もう1台にインストールできる環境」を用意しておくというのが、設定と機能のバックアップの基本です

機能のバックアップの大前提

機能のバックアップでは、「現在使っているパソコンが、どういう設定になっていてどういう機能が備わっているのか?」をきちんと確認しておくということが大前提となります。どんな機能が備わっているのか(どんなソフトがインストールされているのか?)が分からなければ、「もう1台にインストールできるための用意」も出来ませんから、ね。

このため、データのバックアップと同様の考え方で、業務に使っているパソコンでは「どういうソフトをどういう風にインストールし、どのように使っているか?」をきちんと確認してルール化しておく事が必要です。そのパソコンを使う人が勝手に無料ソフトをインストールしたり、設定を変えたりしないよう、ルール化して徹底しておくという普段の取り組みが非常に重要になります。