お仕事上のデータバックアップを考える上で必要な基礎知識です。ぜひ理解しておきましょう。

バックアップの目的は「転ばぬ先の杖」

お仕事で使っているパソコンやタブレットなどのデータをバックアップしておくのは、「万が一、今使っている機器が故障したり無くなったりしたときにスムーズに仕事の環境を復元できるようにするため」です。

なので基本は「転ばぬ先の杖」。

パソコンもタブレットも、スマートフォンも、とにかく「今はなんともない、故障したりする予兆は全く見えない」という時にこそバックアップをして「万が一」に備えるべきだということを頭に叩き込んでおきましょう。「ヤバい!パソコンの調子がどうもおかしい、故障する前にバックアップ取っておこう」・・・こんな状況で慌てるのはよくありません(こういう状況で焦ってバックアップとっても、大抵ろくなことになりません)

バックアップするべきものは「2つ」ある

 1.データ

お仕事に必要で作成した文書や資料、広告原稿やイラストなどのデータはもちろん最優先でバックアップすべきものです。どのようにバックアップするか?その方法はともかくとしてデータは必ずバックアップしておきましょう。

2.設定や機能

バックアップしたデータは、対応する機能や設定を備えたパソコンや機器があって初めて使うことが出来ます。(ExcelがインストールされていないパソコンでExcelデータは利用できませんね、そういうことです)

データと同様、お使いのパソコンに備わっている設定や機能(アプリのインストール状況)なども、万が一の場合には適切に復元する必要があります。

復元することを前提にバックアップを取る

データのバックアップは「万が一の際に復元して利用する」ことが大前提です。「万が一」というのがどういう状況が考えられるか、それをよく理解した上でどのようにバックアップを取り、万一の際にどのように復元するのか?をよく考えましょう。

例えば「毎月月末にデータのバックアップを取ろう」と決めてバックアップを取った場合、「5月31日にバックアップを取るつもりでいたのが5月30日にパソコンが故障したら、5月1日~30日までの約1ヶ月分のデータは消失してしまうことになる」ということを意味します。それで大丈夫なのか?もっと短期間でバックアップをするべきか?・・・お仕事の状況や内容に応じてよく考えましょう。

 

バックアップを考える上で最低限必要な基礎知識は、以上です。「正常な状態の時にきちんととっておく」「データ、設定と機能の両面から復元できるようにしておく」「万一の際に復元するのだということを前提に具体的に考える」・・・この3つ、言うのは簡単ですが実際にやるのはそれなりに大変です。きちんと理解して頭に叩き込んだ上で、適切にバックアップに取り組むようにしましょう。