Googleカレンダーを他のGoogleカレンダーユーザーと共有するための手順

Googleカレンダーの共有

Googleアカウントを持っていてGoogleカレンダーを使っている(=Gmailを使っている方ならGoogleアカウントを持っているのでGoogleカレンダーを使えます)と、他のGoogleカレンダーのユーザーとカレンダー情報を共有することが出来ます。今回はその手順の解説。・・・なのですがその前に少しだけ基本的な知識を解説しておきます。

カレンダーは複数作ることが出来る

Googleカレンダーは、既定の状態(特に何もせずに使い始めた場合)は「予定」という名前のカレンダーがひとつ使える状態になっています。けれども、Googleカレンダーの機能はこれだけではなく、「一つのGoogleアカウントで複数のカレンダーを作って管理することが出来る」という便利な機能があります。つまり、一つのGoogleアカウントで「仕事用のカレンダー」「プライベートのカレンダー」「家族共有のカレンダー」というように複数作って使い分ける事ができる、というわけです。

共有すると誰でも見られちゃう?

カレンダーの共有は、この「複数作れるカレンダー」の一つ一つをそれぞれ独立に扱って共有します。例えば「仕事用」と「プライベート」だけは自分専用にして、「家族共有」のカレンダーだけ家族みんなでみられるようにする、というような共有の仕方です。また、この共有は「特定のGoogleアカウントのユーザーだけ見られる」という風に設定できますので、共有したからといって誰でも勝手に見られてしまうというわけではありません。

共有にも色んな段階を設定できる

共有するカレンダーは基本的にカレンダーを作成したGoogleアカウントのユーザーさんが所有するカレンダーとなります。「共有」というのは言い換えれば「別のGoogleユーザーにもこのカレンダーを見ることが出来るように許可する」という考え方なのですが、この「許可」に幾つかの段階があり設定できるようになっています。例えば「予定を見るだけ、変更などの編集は出来ない」という設定や「予定を見るのも、変更する(削除や追加なども含めて)ことも出来る」という設定にできますので、共有のしかたも色々なニーズに応じて設定できます。

カレンダーの共有手順

ではここからカレンダーの共有手順の解説を。

img01 170511googlecalendarカレンダーの「設定」を開きます。

img02 170511googlecalendar図のように「新しいカレンダーの作成」ボタンがありますのでこれをクリック

img03 170511googlecalendar新しく作るカレンダーにカレンダー名をつけます。必要に応じてカレンダーの説明なども入力します。その後、画面下の「特定のユーザーと共有」の部分にある「メールアドレスを入力してください」の欄に、共有したい相手のGoogleアカウント(≒Gmailアドレス)を入力します。

img04 170511googlecalendar共有する相手のアドレス入力後、図のように「権限の設定」タブをクリックしてどこまでの権限を許可するか?を選択。選択し終えたら「ユーザーを追加」をクリックし、最後に「カレンダーを作成」をクリックします。
説明の図では「予定の変更権限」まで権限を許可しています。つまりカレンダーの所有者が何か予定を入れた場合に、その共有相手も予定を変更したり編集することが出来るように設定した、というわけです。

img05 170511googlecalendarカレンダー を新たに作成すると、自分のGoogleカレンダーには図のように「マイカレンダー」の欄に新しく作成したカレンダーがリスト表示されます。

img06 170511googlecalendar一方、カレンダーの共有相手に追加された方の方はどうなっているか?というと、まずこの方のGmail宛に図のようなカレンダー共有がされたという通知メールが届きます。このメールは確認していただくだけで、特にこのメールに対して何かして貰う必要はありません。

img07 170511googlecalendarで、共有相手の方のカレンダーには、「他のカレンダー」の方のリストに、元の所有者が共有設定してくれたカレンダーがリスト表示されます。

この状態になれば、晴れてカレンダーの共有は完了です。

ここまでの説明は、パソコン上の画面操作で説明しました。パソコン上で使っているGoogleアカウントを、お持ちのスマートフォンでも設定して使っているという場合には、ここまでのパソコンの操作が完了すれば自動でスマートフォン側にも反映されます。

実際にカレンダーの予定を共有する場合には

img08 170511googlecalendarで、ここからが重要なポイント。共有ができた状態で、実際に共有したい予定を登録する際には、次のように行います。

今までと同じようにカレンダー上の目的の日・時間帯でクリックします。図のように予定を作成するための画面が出てきます。(ここまでは普通のGoogleカレンダーの使い方と全く同じです)

img09 170511googlecalendar注意しなければならないのは次。図のように作成するカレンダーを「どのカレンダーに登録するのか?」を選んだ上で作成ボタン(あるいは編集ボタン)をクリックしてください。

図の説明では、このユーザー(私なんですが^^;)は、「岸本圭史」というカレンダーと「テスト共有」というカレンダーを使えるようになっています。相手と情報共有出来るのは「テスト共有」の方に登録したカレンダー情報だけなので、相手と共有したい予定の場合は「テスト共有」のカレンダーへ登録する、というわけです。

逆に、共有相手と情報共有したくないスケジュールは、共有しない方のカレンダー(この場合は「岸本圭史」カレンダー)へ登録します。

なお、パソコン上の画面では一旦登録したカレンダー情報の「登録先」を変更(例えば「岸本圭史」カレンダーに登録したものを「テスト共有」カレンダーに変更)することができますが、スマートフォンでの操作の場合は、これが出来ませんので最初に登録する時点でよく注意しましょう。

既存のカレンダーでも共有設定できます 

この解説ページでは、「カレンダーを共有するのに、新たにカレンダーを一つ追加作成する」という前提で解説をさせていただきましたが、カレンダー共有は既存のカレンダーでも行えます。また、一旦共有設定したカレンダーを共有解除したり、共有相手の権限設定を変更することも出来ます。

お仕事や暮らしのスケジュール情報の共有って、実際に使うと結構便利なものです。上手に共有設定して活用しましょう^^