業務で使うパソコンやデータを万が一に備えるためのいくつかのオススメ

データのバックアップ、機能のバックアップのページでそれぞれのバックアップについて日頃の対策をご説明しました。このページではさらに少し進んだ「自動バックアップ」と「クラウドサービス」についてご紹介します。

自動バックアップのススメ

データバックアップのページでもご紹介した「AcronisTrueImage」のような、バックアップのための専用ソフトには「自動バックアップ」機能が備わっています。毎月○日○時、毎週○曜日○時、あるいは毎日○時のように指定して定期的にデータのバックアップを行うことが出来ます。(AcronisTrueImageの場合、データだけでなくパソコンの設定などもバックアップして保管することが出来ます)。

定期的な自動バックアップは、パソコンが壊れたというような大きなトラブルの場合以外にも、例えば「継続的に使っていたExcelの売上集計表のデータを消去してしまった」というような場合のデータ復元にも役立ちます。業務で使っているパソコンのバックアップにはぜひご導入をおすすめします。(Acronisでなくても、別のバックアップソフトでも必要な機能が備わっていればかまわないと思います)。

どのくらいの間隔でバックアップをするか?

これは事業所や業務の内容ごとに大きく異なります。もちろん、短い間隔でバックアップを取るのが理想ですので例えば、「毎日終業時(18時とか)に自動でバックアップを取る」という風にすれば毎日バックアップがとれます。けれどもそれだと、バックアップすべきデータが毎日累積していくため、バックアップするためのハードディスクなどの容量も膨大な量が必要になってしまいます。
このあたりのバランスを上手に取るのがポイントです。

 クラウドサービスのススメ

バックアップに関連してオススメしたいのが「クラウドサービス」です。DropboxやGoogleドライブなどのように、インターネット上にデータを保管するというサービスもあれば、G-SuiteやMicrosoftOffice365のように、インターネット上で様々な機能やアプリを使うというサービスもあります。また、有名なところではGmailやYahooメールのように、Webメールと言ってメールの送受信をすべてインターネット上だけで行うというサービスが有ります。

特にネット上の機能を使う(Webメールなども含めて)は、パソコンそのものに機能や設定をインストールしていなくても、インターネットに繋いでユーザー名とパスワードさえ正しく入れられれば、どんなパソコンやタブレットからでも使えるという場合が多く、「そもそも機能や設定をバックアップする必要がない」という非常に斬新な使い方ができます。

これだと、パソコンには特別なソフトやアプリをインストールしなくても良いので、パソコンが壊れたと言っても別のパソコンでネットにつなげれば即座に業務を再開できるという大きなメリットがあります。また、ネットにつながっているパソコンさえあれば場所を問わないので、テレワーク(在宅勤務)のような働き方の導入にも役立ちます。

実際に弊社でも、業務上の機能をクラウド化しているため、事務所以外の場所でも時間の空きを有効利用して業務を進めることが出来る上に、パソコンの入れ替え(仕事柄、一般的な会社よりも入れ替えペースが早いんです)でいちいちデータや設定の移行に苦労せずに済むというメリットも享受しています。