モバイルツールの活用で経理業務が劇的に効率化する!特に個人事業主や小規模事業経営者、営業で外回りの多い方などは必見!

領収書やレシートを即時にデータ化

出先で使った経費や旅費の領収書・・・これらを事務所や会社に持ち帰って整理するのって、案外大変な作業です。「立ち寄ったガソリンスタンドの領収書」とか「出先の駐車場料金のレシート」「出先のホームセンターで買った仕事用の道具のレシート」とかをその場で簡単にデータ化しちゃうことができたら、それだけで経理作業は非常に効率良くなるはず。ということで、今回はその方法をいくつかご紹介します。

1.モバイルツールで経理処理、5秒で出来る方法

img01 mobilekeiri01これはごくごく簡単な方法。多分誰でも5秒で出来ます。それはズバリ「領収書やレシートをスマホのカメラでパシャリ!と撮る」。これだけ。

領収書をもらう

スマホで写真を撮る

事務所や会社へ帰って写真をパソコンなどへ取り込んで整理する

「領収書を貰ったその場ですぐ写真を撮る」というクセをつけておけば、PCで写真を整理するときに日付順で並べ替えるだけで、経理用のレシートが襦袢に並べられますので、これだけでも相当な効率化になります。

2.クラウド活用でもう少し効率化~1分で出来る~

DropboxやGoogleDriveなどのクラウドストレージサービスや、Google+、iCloudなどを利用していれば、もう少し効率よく行うことが出来ます。

こちらもやり方は簡単。クラウドストレージサービスなどへ利用登録をしておき、スマホに対応するアプリを入れておきます。その上で、撮影した写真をどんどん自動でアップして保存するようにしておけばOK。写真を撮るのは1.と同じで5秒もあれば出来ます。その後、スマートフォンがクラウドへ自動でアップするまでに少し時間がかかるので、1分で出来るという表現になっています。

1.の方法では「会社へ帰ってからスマホ写真をPCへ取り込む」という作業が発生しましたが、クラウド活用の場合、事務所のPCに設定さえしておけば、出先でクラウドへアップした写真は自動で事務所のPCへも取り込まれますから、「写真を取り込む」という作業そのものが発生しなくなりますので、効率がグン!と上がります。

3.もう少し踏み込んで「領収書をPDF化」

img02 mobilekeiri01スマホで写真を取ったら、スキャナのようにスキャンしてPDF化する、という少し手がかかりますが踏み込んだやり方もあります。

iPhone、Androidともに「CamScanner」という写真データをPDF化するアプリというのがあります。このアプリ非常にスグレモノで、撮影した写真の「書類(=レシート)の部分だけをトリミングしてPDF化してくれる」というもの。右図のように撮ったレシート写真を上手に切り抜いてPDFにできます。それをそのままクラウドへアップすればOK。

拝啓や持ってる手まで写り込んでしまう「写真で撮るだけ」よりもより「経理書類」らしい形で遺すことが出来ます。

4.撮った写真からそのまま経理処理まで出来る!

これは「freee」というクラウド会計ソフトを使うことが前提ですが、タイトル通りの超効率化!が出来ます。

freeeという会計ソフトの利用登録をしておき、スマートフォンにfreeeアプリをインストールしておきます。

このfreeeという会計ソフトとスマホアプリには「ファイルボックス」という非常に便利な機能があります。これは「写真撮影したレシートや領収書をアップして保管しておく」という機能なのですが、なんと驚くことに、アップしたレシートや領収証写真から「日付」「金額」などを読み取って経理登録しておいてくれるというスグレモノです。読み取り精度もかなり高く、場合によっては「旅費交通費」「交際費」などのように科目まで推測して登録してくれることもあります。

ここまで使いこなせると、正直「紙の領収書を経理担当のスタッフに渡して、内容を申告して精算」なんていうルーチン作業がバカバカしくなってきたりします(いえ、決してそういう仕事をバカにしているわけではありません。経費精算作業は重要な仕事ではありますが・・・)。出先から帰ってきたら、「◯◯さん分の経費、そこに封筒で入れて置いといたから確認してね」ともう用意されているとか、そういう時間と労力を効率化するためのツールは、もうここまで進んできているというワケです。

皆さんの会社やお仕事でも、こういう経理処理の効率化、取り入れてみると相当仕事の仕方が変わるのではないでしょうか?