これもまた「商売の繁盛」というテーマではありませんが小さな会社・お店の経営にとって非常に大切なことだと思います。

仕事が出来なくなるというトラブル

パソコンが動かない・ソフトウェアがエラー起こして動かないという場合の対処という記事(→経理やっててパソコンが動かない時には?)で、肝心な時にトラブルが発生して仕事が出来なくなるトラブルというのは、常に想定して対処しておくべきだというお話をさせていただきました。

「お客様から苦情」とか「想定していた収益が上がらない」とか、そういう営業上のトラブルや営業成績上の話とはことなり、停電したとか、動くはずの機会や装置が動かないとか、あるいは想定していたスタッフさんが急な休みで足りなくなったとか、そういうトラブルの場合そもそも「仕事が出来なくなる」という状態になってしまいます。

これは規模や業種を問わずどんな会社・組織でも痛手ではありますが、ことさら小さな会社やお店にとってはものすごい痛手になりかねません。

事前の対処が重要

そういうトラブルは発生してから慌てて対応しようとしても、大抵うまくは行きません。(慌てるばかりで何も解決しなかったり、焦って対処するもんだからミスの連鎖でかえって状況を悪くしたり)

なので、想定されるトラブルにはあらかじめ対処をしておく必要があります。

例えば、「納品伝票を印刷する販売管理システムが止まってしまった」というのであれば、取り敢えず白紙の納品伝票のひな形を用意してそこへ手書きで必要事項を書き入れて応急的に手書きの納品書を提出するとか・・・。
あるいは、「経理の事務員さんが急な体調不良で1週間休むことになってしまった」というのであれば、取り敢えず他の営業とか製造とかのスタッフさんで手の空いている方が一時的に経理事務の代役を務めるとか・・・。

どこまで対処しておけばよいのか・・・

けれどもこれ、考えだしたらキリがありません。いったいどのくらいのところまで想定して対処すべきなのか・・・。もちろん、想定される全てに対処策を完璧にしておくなんてことはできようはずがありません。小さな会社やお店にそこまでの余裕はないでしょうから、ね。

なので特に「もしこうなってしまったらヤバいよね」という重要な想定を幾つか絞って、ソコを対処しておくというのが基本です。

対処するには「正常な状態」をキチンと決めておく必要がある

で、対処するときのポイントはどんなケースの想定でも「そもそもいったい正常な場合の状態はどんなものなのか?」を決めておく必要があります。これがないと、応急処置的な対処がはたして正しいのか?あるいは復旧した時に「よし、コレで大丈夫だ」という確認が出来ないからです。

つまり、普段何気なく流れでやっている仕事や業務をきちんと「標準化しておく」という必要があります。(もちろんこれも、全て標準化なんて難しいですから、特に重要と思われる業務や作業から手をつけ始めるのが普通です)

例えば

  • 当社の納品伝票はどういう書式になっていて、納品伝票には最低限これだけの項目と情報を書いておく必要がある、とか
  • 経理のスタッフの1日の仕事は、どういうことをやってどうなったら完了(OK)になるのか?その手順と内容をきちんと決めてある、とか

そういう事を決めておくことがおのずと「いざという時の対処」に繋がります。

別の手段、別のスタッフでもとりあえず最低限は対応できる事を目標に

  • 手書きの納品書でも、あらかじめ会社名とか決まっている部分は印刷してあるひな形の用紙に、品名と数量だけ書けばよいコトにしておけば、何とか応急対応ができる
  • 経理事務の基本的な手順をまとめたマニュアルさえあれば、取り敢えず緊急の時に最低限の作業だけは経理担当者以外にも何とかなる

というような感じです。

小さな会社、小さなお店では、なかなかこういう「ルール化」「標準化」が出来ていなくて、取り敢えず今いるスタッフが何となく普段出来るようになっているというだけの状態が多いですよね。

ここをきちんと整備しておくことは、実は単にマニュアル化・標準化なだけではなくいざという時の応急対処のための対策としても有効なんです。この事を、皆さんの会社・お店でもぜひ検討して、出来る範囲だけでも「いざという時の対処策」を考えてみませんか?