IT経営とはちょっと違いますが、ITを使って経営していてトラブった時のお話その1

伝票が発行できない、領収書が打ち出しできない

経理や営業事務でパソコンやソフトウェアを使っていると、ごく稀に「肝心な時にパソコンが動かない」「ソフトウェアのエラーか何かで、見積書や領収書が印刷できない」なんていうトラブルに遭遇することがあります。そういう場合にはどうすれば・・・?

いざという時の対処策を常に用意しておきましょう

答えはカンタン。パソコンで打ち出す(印刷する)事が出来ないのなら、手書きで書いて作ればイイんです。

もちろん、ちゃんとパソコン動くように修理とか対処して、ソフトウェアも再起動するとかエラーの対処を施すとかして、ちゃんと動くようになった上で印刷や出力を行うというのが一番良いのでしょうけれども、「トラブルが起きてから復旧するまでの間、仕事が全く進まない」というのでは話になりません。また、見積書が出せないのでお客様への提案が出来ないとか、納品書が出せないので客先に納品しに行けないとか、そういうことではお客様にもご迷惑がかかってしまいます。

復旧するまでの間、取り敢えず応急処置的に手書きの書類で対処するとか、そういう「いざという時の応急対処策」を常に用意しておきましょう。

あらかじめある程度のことを想定しておく

パソコンが止まって印刷ができない場合を想定

あらかじめ、枠線とか書式だけ印刷されている白紙の見積書ひな形とか納品書ひな形を用意しておいて、いざという時にはそれをコピーして(→本当はコピーもあらかじめある程度の枚数用意しておくともっと良いのですが)、手書きで必要最低限の内容を書き入れて見積書や納品書を取り敢えず提出するという方法が一般的。手書き用の書類を用意しておくことと、もうひとつ「急なパソコンのトラブルにより正式な見積書が出せないので手書きのものを提出します。復旧次第、後ほど正式な印刷書類をお送りします」というような説明・案内の文書も用意しておくとさらに万全ですね。

インターネットのトラブルでメールやネットが使えない場合

こういうことも大いにあり得ますね。特にメールのやり取りでお客様や取引先様とコミュニケーションをとっている場合、メールが使えなくなるのは痛手です。その場合でも何とか対応できるように代替手段を考えておくことも大切。例えば

  • 会社のネット回線が使えない場合は携帯(スマホ)からメールでやり取り出来るようにしておく
  • 普段から万一の時には直接電話で連絡を取れるように、全ての客先や取引先の電話(出来れば相手のお客様の携帯電話)番号を紙のリストなどに打ち出して保管しておく

などなど

ネットやIT以外のことでも想定・対処策が必要

例えば

  • 大規模停電で半日とか1日とか電気が通じない
  • 経営者のあなたご自身が「急に体調崩して2~3日入院」なんてことになった場合
  • 事務のパートさんが急な事情で1週間休むことになった場合

などなど、事業運営上の「いざという時」は挙げだしたらキリがないほどたくさんあります。

全ての想定に全部対処をというわけにはもちろん行きませんが、きちんとリスクやトラブルを想定した上で、最も重要な(=こうなったら痛い(><)!というような)ケースの場合の対処方法を決めておき、イザとなったらスムーズそういう対処が出来るようにしておくのは、特に小さな会社・お店にとっては非常に重要です。