小さな会社、小さなお店の経営者さんに必要なITツールや知識についてまとめて解説します。

小さな会社、小さなお店の経営者さんは何かといろんな作業や業務をこなさなければなりません。会社の管理運営から従業員の教育、お客様や取引先とのコミュニケーション、実際の製造や販売の作業と、多分会社やお店で発生するほとんと全ての仕事をひとりで背負っている方も多いことでしょう。

そんな小さな会社、お店の経営者さんだからこそ、ITの利活用が大きく貢献します。

このページでは、小さな会社・小さなお店の経営者さんが活用するととっても便利!(=必要!)というIT機器やツール、そしてそれらを使いこなすノウハウやスキルについて解説していこうと思います。

スマートフォンは必須!

PB160001まずは何と言ってもスマートフォンは必須のITツールです。小さな会社、小さなお店の経営者さんに圧倒的に足りないのは「時間」です。多分人さまの3倍時間を使うことができたら、経営者としていろんなことが出来るだろうに、、、という社長さん、事業主さんは非常に多い。けど当然1日24時間、それ以上を人より使うことは出来ません。

そういう「とにかく時間がなくて」という方には「それなら、時間が取れるよう諸々の業務や作業を圧倒的に効率化して時短しましょう」とご提案することが多いのですが、そのための大前提が「スマホ使っていろんなことを効率化しましょう」なのです。

だから、大前提としてスマートフォンを持ってなきゃ話になりません(^^;)。

スマホは、iPhoneでも、iPhone以外でも結構ですし、キャリアはドコモでもソフトバンクでもauでもノンキャリアでも構いません。機種もご自分が使い慣れたもの、あるいは気に入っている機種でOK。とにかく経営者として作業効率を高めていくためには「スマホ」は使いこなせるようにしておきましょう。

カレンダー機能の活用

img02 itliteracy01スケジュールを管理するカレンダー機能も、ほぼ必須のITツールです。メモ帳やスケジュール帳、システム手帳をお使いになっているからスマホのカレンダーは使わない、という方も多いかと思いますが、パソコンやスマホのカレンダー機能はただ単に「予定を書き込んでおくスケジュール帳」ではありません。場合によっては自分のスケジュールをスタッフやお取引先と共有したり、あるいは様々なデバイス(パソコンとかスマホとかタブレットとか)で確認・変更が出来たりする、非常に強力な「スケジュール管理ツール」です。

私の個人的なオススメは「Googleカレンダー」。

あるいはGoogleでなくてもYahooとかMicrosoftの提供しているカレンダー機能でも良いかもしれません。「ネット上のサービスでカレンダーを記録できるもの」であれば良いと思いますが、出来れば先々のことを考えて、有名ドコロで多く使われているカレンダーサービスが良いでしょう。

なお、今お持ちのスマホの機種独自のカレンダー機能はあまりオススメしません。機種変更してしまったら「独自機能」のカレンダーでは、変更後のスマホでスケジュールデータが引き継げませんから、ね。

タスクリストアプリ

img03 itliteracy01「タスクリスト」・・・つまり「やらなきゃならない作業や仕事」を記録して管理してくれるツールも必須です。「忙しい、忙しい」とおっしゃる方の多くが、「何をいつまでにやらなきゃならないのか?」を整理できていないことが多いようです。

これもノートや手帳に記録するという方法でも良いとは思いますが、やはりこういう「記録」ならITツールの大活躍する分野です。最近の「タスクリストアプリ」は「いつまでに何をやるか」という「ToDoリスト」を記録するというだけでなく、「思いついたアイデア」や「後で見ておきたいWebサイトのアドレス」など、様々な仕事上の「メモ」を記録してくれるツールとしても活躍するので、そういう機能の充実したツールならなお便利です。

有名なところでは「EverNote」や「Googleキープ」があります。

Evernote(エバーノート)は根強いファンや熱狂的な方も多いので、試しに使ってみて使いやすいなと思えば、エバーノートを活用するのが良いでしょう。私の個人的なオススメは「Googleキープ」。

とにかく手軽だし、入力がとても効率良くできるので、私自身も重宝しています。

コレがあると、スケジュールに追われて仕事をしている最中でも「今なにやらなきゃいけないんだっけ?」「今日中にやらなきゃいけないのはどれ?」という確認を随時しながら、自分の頭のなかで仕事や業務の組み立てができるのが、とにかく忙しい経営者さんには便利だと思います。

メール活用のノウハウ

今どきの経営者・事業主さんなら「メール」は当然のように使っているだろうと思います。「アドレス持ってるよ」「パソコンでしょっちゅう確認してるから大丈夫」という方でも、もう一歩踏み込んだ徹底活用のノウハウを持っていると、色々な事が劇的に効率化します。

ぜひとも活用して欲しいノウハウは次の3つ

  1. 何処にいてもスマホでメールを送受信できる
    会社やお店のパソコンで確認しているメールを、スマホでも同時に確認できるようにしておくと便利です(この便利さは、本当にいざ!という時に強力に役立ちます。ぜひオススメ!)
  2. 携帯メールもパソコンメールも、ひとつに統一あるいは集約で来てるとなお便利
    携帯メールとパソコンメールのアドレスが違うと、どちらへ送った、どちらで受信したと管理が煩雑になります。理想的なのは「携帯メールは仕事で使わずに、パソコンメールだけに絞ってスマホでもパソコンでも使えるようにしておく」という状態。携帯メールはプライベートに使うと区別しておいたりしても良いかもしれません。
  3. アドレス帳がそのまま電話帳・住所録・顧客リスト
    パソコンのメールソフト、スマホのメモリ、年賀状ソフト・・・色々なところに「取引先」「顧客」「知り合い」の住所が散在しているのも、何かと作業を煩雑に非効率にしてしまいます。「メールのアドレス帳」機能には実に色々な記録項目がありますので、アドレス帳がそのまま電話番号帳、住所録になっていて運用できれば、経営者さんにとってはかなりの効率化になります。

パソコンの基本操作は必須

スマホやインターネットサービスの事だけでは少し足りません。やはりパソコンの基本操作や基礎知識は必須です。難解な設定や、マニアックなアプリ・ソフトの事を知っている必要はありませんが「私は苦手だからスマホで・・・」というのでは、十分に作業や業務を効率化するのは残念ながら出来ません。

高度な知識やテクニックではなく、基本的な「ネット検索」「文字、文章入力」などはスムーズに出来るようになっておく必要があるでしょう。

WordやExcelは基礎知識程度でいい

WordやExcel、以前は必須でした。今でも業務用アプリとして広く使われているので必須といえば必須ですが、WordもExcelも、高度なテクニックや知識までは必要ありません。基本操作が出来ればOK。

ただし、間違った知識や偏った知識で、好ましくない操作や活用方法を知らず知らずの間に習慣化しているケースも多々ありますので、出来れば時間を作って「基礎知識」だけでも系統建てて学んだほうが良いと思います。

タブレットは意外に必須じゃない

仕事内容や業種によってはiPadなどのタブレットが必須の場合もありますが、概してタブレット端末はあんまり必要じゃありません。「モバイル」という点ならスマホのほうが圧倒的に優れていますし、スマホではカバーしきれない作業や業務となると、ノートパソコンのほうが圧倒的に便利です。

タブレットを習慣的に使っている方、「もっと業務を効率化したい」とお考えなら、一度「タブレットを使うのをやめてみる」というのも有効な選択しかもしれません。

ちょっとニッチなところで「モバイルバッテリー」

スマホや、必要に応じてタブレットなどを持ち歩いているとどうしても不安なのが「充電」。いざというときに使えないのは困るので、モバイル機器と一緒に「モバイルバッテリー」は必携です。

けどやっぱり一番重要なのは「IT活用に置き換える」という意識とこれまでの習慣を変えること

最後に今さらな感じですが、やはりコレに尽きるのです。慣れ親しんだ手帳でのメモやクセになっている手作業から、ITツールの活用へ変えようとするとほとんどの方が

  1. 変えるのが億劫だ
  2. 変えたけどやっぱり便利じゃない
  3. 結局ITなんてカネばっかかかるじゃん

という順番で拒否反応を示されます。けれども、2,3は完全な誤解、早合点です(習慣を別の習慣に変えて定着させるのにはそれなりの期間我慢して続けないと意味がありません。それが出来ないうちにやめてしまえば残るのはカネがかかったという印象だけ)

そして一番高いハードルが「1」です。なんだかんだと理由をくっつけて「やらない」という方が実に多いのが現状。そしてそれは小さな会社の経営者さんに顕著に見られます。

ここでオススメしているツールやノウハウは「時間や労力のかかるちょっとした事務作業、確認作業を、ITで劇的に効率化しましょう」というものです。

人の手や人の作業、かける時間や手間に大きな意味を持つ本業の核心部分をIT化しましょうということではありません。

事務的な手続きや確認、記録などの「間接部門業務」的な類のものは、どんどん効率化していこうというメンタリティと、それを実際にやるための行動力、やはりこれが一番大切です。

個別具体的なツール・ノウハウの解説は今後

いかがでしたでしょうか?役に立ったと思っていただける方が一人でもいらっしゃれば記事を書いた甲斐があります。

なお、上記で解説したカレンダー、タスクリスト、メールなどの活用ノウハウ、Excel,Wordの基礎知識などについては、今後も当サイトで1つずつ具体的に解説させていただこうと思います。どうぞご期待ください。