「アンケートの回答を集計する」って、商売をやっているとよくある作業ですが、これをITを駆使してやるには・・・?

Excelへ直接入力するのは不向き

アンケートの集計をパソコンでやってみようかな?と初めて思った方の多くは「集計ならExcelでやるのがいいんじゃないかな?」と思われると思います。確かにExcelは多くのデータを集計するのに適したアプリです。なんてったって「表計算」ですから。特に集計すべき内容が定まっているアンケートのようなもの(お客様とかモニターの方に全部同じ質問を投げますので集計するときにも同じ項目が返ってきますので、ね)は得意中の得意だろう・・・と考えられるのはとても自然な発想です。

けれども、実際にアンケートをExcelで集計するという業務をやってみると「意外にExcelでやるのって大変だなあ」という結論になります。つまり多くの方が「やってはみたけれど、やっぱExcelじゃあアンケートの集計は不向きだね」ということになるんです。まずはそれがどうしてなのか?について簡単に説明してから、「じゃあアンケートの回答を集計するにはどうすりゃいいの?」という話に進もうと思います。

1.「転記」が発生してかえって面倒

Excelでアンケートの回答を集計、といっても集計するための一覧表をいちいち回答者の方にお渡しして「集計欄に回答内容を入力してください。数値のところは数値で、文字のところは文字で、ルールにしたがってやってください」というのでは、回答者の方に面倒な思いをさせるだけです。

なのでExcelでアンケートと言っても一人ひとりにお渡しするのは、紙ベースの「質問用紙(回答用紙)」だったり、「質問と回答欄を整えたExcelデータ」だったりします。

こういう形で回答をお願いすると、結果的に必ず「回答して頂いた内容を、集計用のExcelファイルに転記する」という作業が発生します。回答数が多ければ多いほど、この転記作業は膨大な量になっていきます。その結果、「最初から紙ベースで回答してもらったのを手作業で集計するのとたいして変わらない作業量」になることがほとんどです。

2.相当な「腕」がないと質問画面(質問フォーム)を作り込めない

Excelのシートにアンケートの質問内容と回答欄を作るのって、実は案外大変です。回答欄に記入してもらうべき内容が、名前とか住所とか、文字で入力してもらうものだけならまだ初心者でも作れますが、選択しを用意して、当てはまるものにレ点のチェックを入れるなどの話になると、「シート上にクリックしたらレ点が入る仕組みを作るにはどうするの?」と、この時点で多分初心者のかたは「?」マークのオンパレードになります。
実際、仕事やご商売で役に立ちそうなアンケートをExcelで作るのって、相当なExcelのスキルが必要になるんです。

3.回答データを集計するのにプログラミングの知識が必要な場合もある

1.で説明したように、回答者それぞれにExcelのファイルを渡して回答してもらうという形を取ると、結果的に回答者数分のExcelファイルが集まることになります。同じ構造のExcelファイルとはいえ、複数(普通は数十~多い場合は数千とかになりますよね)のExcelファイルに入力されているデータを1つに集約するためには、どうしてもVBAのようなプログラミング知識と技術が必要になります。

多分、「Excelでアンケート集計を」と発想される方の多くは上記のようなプログラミングとか回答画面を作りこむとか、どちらかというと上級者向けの知識や技術が必要だとは気付かずにExcelでのアンケート集計に手をつけ始めちゃうのではないか?と思います。やってみて、色んなハードルに当たって経験値を上げていくというのも、担当された方本人のスキルアップには非常に良い機会かとは思いますが・・・実際「素早く集計して素早く業務に役立てたい」という場合には、この方法は不向きなのです。

「質問回答」の部分はExcelじゃないものに任せる

じゃあ、どうすれば良いのか?というと・・・最後の「集計」の部分ならExcelは得意中の得意なのです。けれども「入力してもらってデータを集めてくる」ところが全然うまくいかない。

そんな時に上手に使いたいのが「インターネット上のアンケートフォーム」です。ネットに繋がっているパソコンやスマートフォンの画面から、質問の回答を入力してもらって、回答データは自動でひとつのファイルに収まるようにします。その収まったファイルをExcelに取り込んで集計するという方法なら、上記で書いたような「転記」「回答画面の作りこみ」「データの集約」といった部分がExcelから離れてやりやすくなります。

・・・え?そんな事したらかえって難しくなるじゃないかって?・・・いえ、そういう「アンケートをWeb上で作りこむ事のできるサービス」というのがあるんです。それが・・・

Googleフォーム

Googleの提供する「Googleフォーム」というサービスです。

インターネット上にアンケート回答用のフォームを作成し、回答画面を表示するというものです。説明するより御覧頂いたほうが早いですね。サンプルのアンケートを作成しましたのでご覧になってみてください。
https://goo.gl/XBw559

ちなみにこのフォームのアンケートに答えて「送信」をして頂いた後「前の回答を表示」をクリックすると、アンケートの集計結果をご覧いただけます。

いかがでしょうか?ネットに接続する環境さえあれば、パソコンからでもスマートフォンからでも回答してもらえるようになっています。
このサービス、Googleアカウントを持っている方なら誰でも利用できます。そして、プログラミングなどの専門知識が一切なくても、このようなアンケートフォームを作りこむことが出来ます。
Excelで回答画面を作って、データを配布して、入力結果をUSBメモリでもらったりメール添付してもらって苦労して集めて、集計作業を行って・・・とやるより遥かに素早く的確に集計することが出来ます。その上、Googleフォームだとアンケート結果をExcel形式で保存することができるので、アンケートに答えて頂いた後、Excelでいかようにも集計・グラフ化などが出来ます。

実際のGoogleフォームの作り方などは、Web上で解説がたくさん出ていますので「Googleフォーム作り方」などで検索されると良いでしょう。ちなみにGoogle公式の解説ページはこちら
https://goo.gl/gj86HT

なお、岸本ビジネスサポートでも、不定期ですがGoogleフォームの作り方・活用方法などを解説する講座を開催しております。このホームページ上でご案内しておりますので、もし宜しければどうぞご参加ください。