工場から出庫する製品の明細をExcelで入力し集計する作業を劇的に効率化できた事例のご紹介。

1ヶ月分の出庫明細を一気に集計したい

170728excelきっかけはお客様のこんなご相談でした。「1ヶ月分の出庫明細を一覧表にして取引先へ出すんだけど、その集計が手間がかかって困ってるんだ。」

図のような集計表です。

これ一見すると入庫合計の列と金額合計の列にそれぞれ計算式を入力しておけばすんなり行くような感じがしますが、実際にやってみるとこれが「計算式(関数)」だけではどうしてもうまくいかない部分がいくつか出てきてしまいます。

作業時間4時間→30分に短縮!

このExcel処理、Excel上で集計するための前作業も含めると従来は作業時間に4時間近くかかっていたとのことでした。

この作業を効率化するために、前作業も含めたパソコン上の操作を半自動化することで、全作業時間を約30分程度に劇的に短縮!

この企業様は毎月月末・月初の事務処理の忙しい時期に、この作業を必ず行わなければならなかったため、この短縮で非常に事務作業がラクになったとのことです。

どんな支援(サポート)をしたの?

弊社で行わせていただいた支援内容は以下の通り。

作業の概要をヒアリング、確認

  • この出庫集計表の集計作業が、全体の事務作業の中でどういう位置づけなのか?
  • どのタイミングで作業が発生してどのくらいのタイムリミットでやらなければならないのか?
  • 同じタイミングで別の事務作業が発生するのかしないのか?するのならそれらとどういう関わりがあるのか?

現在の作業手順を確認→自動化

実際に担当の事務の方にこの作業を行っていただき、その手順と作業上の注意点などを確認→ここから、「どの部分を自動化・効率化出来るか?」を検討しました。
実際の効率化は「ひとつひとつ入力された基礎データをExcelで自動集計・自動計算させて、印刷処理まで自動で行う」というもの。

作業担当者さんの状況に合わせて効率化を実現

作業をされている担当の方は、それほど高度なパソコンスキルを持っておらず、「Excelとかで書類を作るくらいは出来るけど、計算(集計とか、関数処理とか)は全然分からない」という方でした。
そこで、基礎データの入力後は、ほぼ「マウスクリック」だけで処理を完了できるように簡易的なプログラミングを行って効率化を実現

どのくらいの期間・費用がかかった?

かかった期間 

相談を受けてから実現するまでには、

  • ヒアリング・確認作業に2時間
  • 手順の確認と自動化の検討に2ヶ月(→実際に作業が発生するのが月に一度だけのため、作業手順の確認のために2ヶ月間で合計2回訪問・確認をしました
  • 簡易プログラミングの作業に約10時間

期間としては約3ヶ月かかっていますが、弊社で実際に携わった作業時間としては、2時間+4時間×2+10時間=20時間です。

かかった費用

具体的な金額を申し上げることは出来ませんが、この件でこの会社様へご請求させていただいたのは数万円という金額規模です。
SEさんを3ヶ月で20時間拘束して仕事を依頼したら、そんな額ではとても実現できるものではありませんが、今回のご相談は、日頃定期的にお付き合いのあるお客様からのご相談だったこともあり、定期訪問の中でかなりの部分を消化できたことと、プログラミングそのものがそれほど難しいものではなくて済んだことなどから、比較的安価な金額でまとまりました。

※ちょっとしたマクロの応用みたいなものに数万円、というと割高な感じがあるかもしれませんが、毎月4時間かかっていた作業が30分で済むようになるという効果を考えた場合、むしろこの金額でそれだけのことが見込めるのならお得なのではないでしょうか?・・・と、これは弊社の自画自賛かもしれませんが^^;

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