事務所においてあるコピー機。コレ必要なの?という話からスタートした劇的コスト削減の事例です。

概要

従業員4人という小さな卸売業の会社。事務所で使っている複合プリンター(いわゆるコピー機です)のリース切れ、新しいコピー機への入れ替えの話をきっかけに、「ウチ、本当にこんな高性能なコピー機必要なの?」という見直しをしたところ、実際にはインクジェットの複合機で充分だということが分かりました。リース切れに伴う新機種移行の見積が80万円だったのに対し、インクジェット複合機の導入はリースでなく購入でも10万円未満。コピー機の入れ替えに伴って、70万円以上のコスト削減となりました。

きっかけはリース切れ

事務所の中央にデン!と構えていた複合機が、リース期間を終了し3ヶ月後にリースアウトするということになりました。そこへ複合機メーカーからの案内と見積が届きました。内容はこんなかんじ。

  • リース切れを機会に、新機種へ移行しませんか?費用は80万円。月々の保守料と合わせて、月額1万5千円で新たにリースを組むことになります。
  • 現在の複合機をそのまま使い続ける場合でも、保守料はかかり続けますから月々1万円弱くらいかかりますので、新機種へ移行したほうがオトクですよ

この提案を受けた社長様は、コピー機に80万円も払う必要があるだろうか?もう少し費用を抑えられないだろうか?と考え私どもへ相談されてきました。

複合機80万円は妥当?

複合機(いわゆるコピー機)の値段が80万円というのは、別段驚くほどの金額ではありません。私どもの支援経験と照らし合わせても、リースの見積で複合機が数十万円というのはごく普通にありましたので、そのコピー機そのものの値段が80万円じゃ高すぎる、という話では全くありませんでした。

問題は、「その80万円する複合機が、この会社に必要か?」という点。

A3が印刷できてFAXが受けられればOK。それなら

検討当初、私どものヒアリングや質問に社長様は「コピー機は必要だよ、欠かせない。ウチはA3サイズの印刷もけっこうあるし、FAXも一日に何件も受けるから、そうなるとこういう複合機じゃなきゃダメだ」と、複合プリンタはどうしても必要、というご意見でした。けれども、何度も話をしているうちに

  • A3サイズの印刷ができれば良い
  • FAXが受けられれば良い
  • 印刷品質はそれほどこだわらない
  • ジャンジャン大量印刷するわけじゃないので、印刷スピードもソコソコで良い

という話になってきて、次第に社長様も「この条件を満たしててもっと安く導入できるのなら、イイかな?」という考えに変わっていきました。

A3のインクジェット複合機への変更

そこで私どもで提案したのが、「高額なレーザー複合プリンタでなく、インクジェットの複合機にしては?」というもの。

大量に印刷するのでなければ、A3サイズの用紙に対応しているインクジェット複合プリンタでも充分使い物になります。インクジェット複合機への変更を前提に、この会社様の事務所での作業を徹底的に確認し、不都合がないか?を検証しましたが、全く問題なし。そこで正式にA3インクジェット複合機への入れ替えの見積を出したところ、概ね10万円前後で出来てしまうことが分かりました。

レーザー複合機の最新機種への変更だと80万円→インクジェット機種へ変更なら10万円

この圧倒的なコスト差に社長様は一発返事でご了承。さっそく手配して導入させていただきました。

導入後の成果・コストの様子

導入はスムーズに完了し、事務所での作業も支障なく対応できるようになりました。現時点(2016年10月)で、導入後2年が経過していますが、その後「レーザー複合機のままにしておけばよかったね」という話は一切出ていません。

インクジェットプリンタなので、インクカートリッジのランニングコストがそれなりにかかりますが、それでも1ヶ月数千円分の保守費用(トナー代も含まれている)を払うことと比較すれば圧倒的なコスト安です。

小さな会社・お店に見合った事務機器の導入を

この事例だけに限らず、小さなお店・小さな会社で「レーザー複合機」のような高性能・高額な機器は必要ない場合がほとんどです。普段は当たり前のようにコピー機を使っているから、なくなると事務作業的に困ると思い込みがちな経営者様が多いようですが、きちんと事務作業のあるべき姿や実情を踏まえて検証すれば、「別にインクジェットの複合機でも問題ない」という場合が圧倒的です。

コスト削減、月々の支払経費の削減などをお考えの場合、こういった事務機器の入れ替えを機に見直されてみてはいかがでしょうか?


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