ITシステムの入れ替えによって、単なる「作業効率化ツール」から「攻めのIT経営」を実現した事例のご紹介をさせて頂きます。

概要

従業員10名、年間売上規模2億円程度のサービス業の会社様での支援です。業界特有の慣習があって一般的な売上管理ソフトは使えないため、その業界独自のITシステムというのを業者から購入して使っていましたが、実情は単なる見積書作成ソフトとしてしか利用されていませんでした。大幅バージョンアップでの契約見直しの際に、このシステムの最新版購入から独自システムの構築へ切り替えることによって、事務作業を大幅に効率化するとともに、従来のシステムではできなかった「攻めの管理」が出来るようになり。着実に成果を上げつつあります。

従来

img05 160923example02あるサービス業を営む会社なのですが、見積や売上といった基本業務の部分に業界独自の慣習があり、一般的な販売管理ソフトでは使い物にならないそうで、10年ほど前に業界独自の販売管理システムというのを導入されていました。

ところが、このシステムでもその業界の独自性というものにきちんと対応できておらず、導入したにも関わらず実際の使われ方は、「単に見積書を作成する際にExcelなどで作るよりも作業効率が多少良い」という程度の使われ方しかされていませんでした。

また、1件の商談の際に見積書以外に作成すべき資料を、別途Excelで独自に作ったり、その都度手直しして作成し直したりという作業が常に発生しており、ITシステムを使って業務を効率化し成果につなげるという目的とは程遠い状態で稼働していました。

きっかけはバージョンアップ

WindowsXPの終了、消費税率8%への移行の時期に、このITシステムが大幅バージョンアップすることになり、それをきっかけにこの会社様が検討をし始めました。

バージョンアップするのに、初回購入したときとほぼ同じ程度の金額(100万円近い金額)がかかる。そんな多額の費用を払って、見積書しか作成していないような使い方のシステムをバージョンアップする必要があるだろうか?

この事を検討するために私どもへご相談を頂きました。

支援・成果

img06 160923example02この会社様の今後の成長目標、数年後の事業状況などを経営者様と一緒に検討し、また経営戦略、営業・販売の方針などについても検討し、最適なITシステムの導入・運用形態は?と何度も検討を重ねた結果、独自システムを開発して運用するのが良いだろうということになり、約10ヶ月かけて開発・導入しました。

導入後、システムに慣れて頂き効率よく作業できるようになるまでには数ヶ月を要しましたが、安定して活用できるようになった結果、以下のような目に見える成果が出せました。

  • 見積書の作成だけでなく、見積作成の際に一緒に作成する必要のある提案資料などを全て連動して自動で作成できるようになり、事務作業の大幅な効率化が進んだ。
  • 事務作業が大幅に効率化されたことで、顧客へ非常にスピーディーに見積提案出来るようになった。
  • また、再見積もり・資料の再作成なども手間が大幅に省けるようになった
  • 従来のITシステムにはなかった、見積・請求以外の「商談時の記録」機能や、顧客管理機能を活用することにより、販売動向・顧客のニーズの把握が、過去の記録や数値を根拠に具体的に把握できるようになった

ITシステムの見直しで「攻めの経営」へ

この成果は、目に見えやすい「効率化」「スピードアップ」という事よりも、非常に大きな成果を獲得することが出来ました。それは、「蓄積されたデータから顧客ニーズを把握する」「販売動向を的確につかむ」という、経営判断上とても重要な情報の整理が出来るようになったという点です。

この会社様は従来「顧客からの評価は良いものの、新規獲得や販売単価のアップ、新サービスの訴求などが弱い」という状態でしたが、このITシステムの変更で「積極的な顧客への提案」が可能になり、また「素早くニーズを把握する」事もできるようになり、販売・営業戦略が「攻め」のスタイルに変革されました。

現時点(2016年初旬)で、具体的な売上アップまではたどり着いていませんが、新規顧客からの引き合い、リピーターからの相談などは確実に増えており、今後着実に売上・収益につながっていくと予測しています。

 


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