給料支払っている会社ならどこでもありそうなお話、「タイムカードの打刻データを集計して給与計算に反映する」っていう作業。この業務の効率化を支援させていただいた事例紹介です。

概要

従業員数60名くらいの製造業の会社様のお話です。
従業員の就業形態(勤務時間のシフト)が複雑で一般的なタイムカード集計ソフトのようなものでは集計業務に対応できず、従来はタイムカードに打刻された内容をExcelへ手入力で転記し、それを集計するという作業をしていました。この作業負担を軽減するために、タイムカードの打刻データを取り込む市販ソフトとExcelのデータ取り込み・集計機能を連携させるシステムの構築を支援することで、作業効率を劇的に改善いたしました。

従来の作業

打刻されたタイムカード60人分を月末に回収してきて、ひとつひとつExcelへ手入力して集計いました。おおよその手順は以下の通り。

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  1. タイムカード(打刻用紙)を回収してくる
  2. 従業員ごと(=タイムカード1枚ごと)にExcelへ出勤・退勤などの時刻を入力(転記)
  3. 入力した打刻データから勤務時間を計算(ここはExcelの計算式を利用)して集計
  4. 集計したデータを一覧表に取りまとめる(従業員ごとのシートから勤務時間などの集計データを一覧表シートへ転記)
  5. 集計表(一覧表)を印刷して給与計算ソフトへ入力
  6. 給与計算ソフトで給与明細を出力

従来の作業では、とにかく2.のタイムカードから打刻データを転記する作業が非常に大きな負担になっていました。タイムカードの機種によっては、USB接続でパソコンへデータを直接取り込んで集計出来て専用ソフトで勤務時刻まで集計できるというものもあります。が、この会社様の場合、従業員の勤務時刻の規則(勤務シフト)が非常に複雑で、市販のタイムカード付属のソフトでは対応しきれません。それで、仕方なく手入力で集計データを作っているという状態でした。

支援実施後

この「打刻データ転記作業」と「集計作業」を軽減したいというご相談を頂き、さっそく支援開始。実際の作業内容や業務の流れを確認しながらどの部分をIT化すれば良いか?について検討した結果、さまざまな改善経過を経てこんな感じに落ち着きました。

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  1. タイムカードの打刻データを、メモリーカードを仲介して直接PCへ取り込み
  2. 取り込んだ打刻データをExcelへ取り込む
  3. 取り込んだExcel内でデータを自動集計して、集計一覧表を自動作成
  4. 一覧表を印刷して給与計算ソフトへ入力し、明細出力

 打刻データをExcelへ手入力で転記する作業を一切しなくて良いように、市販ソフトとExcelを組み合わせてシステム化しました。結果、大きな作業負担となっていた転記作業がなくなることで、タイムカードの集計業務は劇的に改善されました。

改善結果とその後

改善結果は一目瞭然でした。タイムカードの集計開始~給与明細出力までにかかる作業時間は、

従来:1日~1日半 → 改善後:30分!

この作業を担当されていた経理スタッフの方には、正直すんごく感謝されちゃったりなんかして^^;・・・あんまり劇的に改善されて感謝されまくったもんだから、逆にちょっと恐縮しちゃいましたが(笑)

ちなみに、この支援と改善の経緯には以下のような事も考慮していました。

やろうと思えば、タイムカードの打刻データをExcelへ取り込んだら、そのまま集計データを給与計算ソフトへ流し込むことも出来ます。ただ、就業時間(シフト)が複雑な分、残業時間とか有給休暇の残日数とかの確認を慎重に行わなければならないため、給与ソフトへデータが入る前に人の手と目で確認作業をするステップを踏んでもらったほうが良いだろう、ということで、敢えて給与計算ソフトへの流し込みはせずに一旦印刷物として出力するというシステム化に落ち着きました。

支援後、月末から月初にかけて、経理スタッフの方は給与振込に間に合わせるために、他の作業を全部ストップしてこの集計業務に専念しなければならなかったのが、わずか30分で済んでしまうようになり、月末でも他の経理業務をこなせるようになったそうです。

 


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