成果の出るIT活用って?

ひと口に「企業でのIT活用」といっても、その種類や分野・方法はさまざまです。このページでは「小さな会社・お店」つまり小規模企業に的を絞って「本当に効果の出るIT活用とはどんなもの?」というテーマの解説をお送りします。

すぐに取り組めるIT活用はスピード勝負

  • スマートフォンでビジネス向けのアプリをダウンロードして利用する(名刺管理アプリとか、スケジュール管理アプリとか)
  • FacebookやInstagramなどで会社(お店)の情報をアップしてアピールする

例えば上記のようなIT活用(Web活用とも言うかもしれませんね)は、思い立ったらすぐに取り組めるIT活用の典型例です。 これらの活用方法は、内容や分野がどうあれとにかく「スピード勝負」です。「やろうか?いや待てよどうしようか?使い方覚えるのも大変そうだしなあ・・・」などと躊躇したり取り組みを先延ばしにすれば、その分成果が出るのが遅れるだけで、時間をかけてもあまり良いことはありません。

かんたんに取り組めるIT活用は効果も限定的

私が考えるに、すぐに取り組めるIT活用には、ある共通した特徴があります。

  • 取り組んだ際の作業労力的な負担がとても軽い(だからすぐに取り組めるんですが^^;)
  • 現状のその他の業務をほとんど変更せずに取り込める
  • 厳密に言うと「現状より少しだけ作業や労力をプラスする(付け加える)」ことになる

具体的なかんたんIT活用といえば、例えばこんな例→「名刺管理アプリCamCard」

このため「かんたんに始められてすぐに取り組めるIT活用」は、効果や成果も劇的なものではなく限定的な場合が多いです。ある意味当然といえば当然ですね。こういった、「限定的な効果」「業務の一部を効率化」するようなものを私どもでは「部分最適化」と呼んでいます。
部分最適化は、ひとつふたつ程度の導入であれば効果的に活用できます。けれどもこれが色んな部分で多数取り組まれると、逆効果になってしまう場合があります。なぜなら「根本的な業務の根幹を変えずにごく一部だけに少しずつ変更・追加を加える」ことになってしまうからです。例えて言えば、築うん十年の建物の外観だけをちょっとずつリフォームしていって、結果全体的になんだかわけの分からない建物にハリボテだらけの建物になるのに似ています。

※誤解のないように・・・かんたんなIT化の取り組みが「ダメだ」と言っているわけではまったくありません。何よりもスピードを求められる部分最適化では、こういった「チョコっと活用」のほうが遥かに効果が高いです。

大きく改善・成長を目論むのなら「本格的なIT活用」のほうが効果的

ITの活用を通じて、「現状を大きく改善したい」「会社全体を成長させたい」とお考えなのであれば、むしろ「腰を据えて本格的なIT活用に取り組む」ほうが効果的です。では、本格的なIT活用はどうやって取り組めばよいのか?

ひと言で言うと「どこにどんな風にIT活用を導入すればよいか、全体を見極めた上で決定するべし」です。

どんなに小さな会社・お店でも、業務全体・事業全体としては実に様々な作業や業務の積み重ねがあります。業務のすべてをIT化するというわけには行きませんから、「この部分にITを導入して活用しよう」ということになります。「この部分」というのは、実際にやろうとすると実にたくさんの部分があります。そこで「限られた費用・労力で、どの部分のIT活用に取り組むのが最も効果的か?」を見極めましょう、というわけです。
具体的な手順としてはこんな感じになります。

  1. 会社として取り組むべき改善点・課題・問題は何か?どれが最も重要か?を見極めて決定する
  2. 決定したテーマがIT活用で改善・向上するかどうか?を考える(※1)
  3. 具体的にどんなIT活用方法があるか?を検討する。(ソフトウェアやサービスを選ぶ・見つける)
  4. 活用を実現するための「期間」「費用」「効果」などが妥当か?を判断する。(※2)
  5. 活用のための、実際の導入作業や利用方法の確認などを行う

こう書くと「随分大げさだなあ」という感じがするかもしれませんね^^;。けれど、会社の業務全体を改善して成長していこうということになると「単にITやネットの利用を促す」というだけの活用ではなくなります。「仕事の在り方、業務のスタイルそのものを変革してITと長く付き合って効果を出していく」という活用方法にシフトする必要が出てくるのです。

ITコーディネータを活用しましょう

上記の各ステップで「我社の場合は(ウチのお店の場合は)どうしたら良いんだろう?」と迷われた場合は、ITコーディネータを活用するのが非常に効果的です。

ITコーディネータ資格を取得している専門家は、上記5つのステップすべてのシーンで「この企業様にとって最適な選択は何か?」「どう助言・アドバイスするのが最も効果的か?」という支援・アドバイスのための専門の知識研修と実地訓練を積んでいます。
特に※の脚注のある部分については、「ITに関する知識・経験」と「経営に関する知識・経験」をバランス良く兼ね備える必要があります。ITコーディネータという専門家は、まさにそういう「ITと経営に関する知見を兼ね備えた専門家」として、「本格的なIT活用・導入をする際の相談相手」として最適だと思うのです。
・・・と書くと、私自身もITコーディネータなので手前味噌になってしまいますが・・・実際まじめにそう思うのです。

「チョコっと活用」「本格活用」どっち?

会社やお店の業務にとって「IT活用」は非常に有用ですが、いつでも「本格活用」すれば良いかというとそういうわけではありません。取り組むべきテーマや課題によっては「チョコっと活用」でササッとクリアしてしまった方がよい場合もあります。

「こういう課題を抱えているんだけど、本格的に取り組んだほうが良いんだろうか?チョコっと活用でササっとやっちゃったほうが良いんだろうか?」

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そういう状況判断もITコーディネータは得意だったりします。
こういうIT活用に関するご相談がありましたら、ぜひ、お問合せください。

注)

※1:ここで「IT活用してもこのテーマは効果なさそうだ」ということになったら、検討はここで終了するか、あるいは別のテーマについて検討し直します。多くのIT機器メーカーや販売会社は、どうしても自社の機器やサービスを売りたいが故にこの部分をスルーしてしまう傾向にあります。

※2:ここも「目論んでいる改善や成長に対して見合わない」・・・例えば「費用が高すぎる」とか「実現までに期間がかかりすぎる」というような・・・場合には、ズルズルと導入へ進まずにいったん原点へ戻って検討し直すのがとても重要です。この部分も「販売・売上ありき」のメーカーさんや販売代理店さんなどの場合は「なんとかこのまま買ってもらえるように乗り切ろう」という形の提案をしてくるので要注意です。